我国高校档案管理信息化研究

摘 要：随着大数据时代的到来，信息技术正在悄无声息地改变着我们的工作方式、生活方式，工作生活朝着更加便捷的方向转变。近年来，我国高校教育蓬勃发展，各个学校的招生数量也在不断增加，高校学生数量的增加为高校档案的工作带来了更多的任务量，高校档案管理信息化对档案管理工作的影响更为显著。本文立足高校档案管理工作，深入地分析了当前高校档案管理信息化建设中存在的问题，并针对这些问题提出了有效的改进策略，希望以此推动高校档案管理工作再上新台阶。

关键词：高校；档案管理；信息化；策略

档案管理工作包括对档案的收集、存储、分享等工作，在高校档案管理工作中引入信息化技术能够提高档案管理的效率，促进高校档案管理工作的不断发展，从而推动高校的信息化建设。

1 信息化档案管理的意义

1.1 有利于推动高校的全面发展

高校档案管理的信息化建设是高校管理工作信息化过程中的一部分，档案管理的信息化能够在一定程度上提高高校工作的效率。目前，大部分高校档案的信息化进程与其要求存在一些差距，促进档案管理的信息化发展将会推动高校各个职能部门改变效率低下、落后的工作方式，不仅仅是对高校档案管理工作效率与档案管理工作质量的提高，也是切实推动高校其他工作的良好推手。

1.2 有利于促进全国高校档案管理工作的信息化进程

大数据时代，信息的流通速度之快之便捷为管理工作的开展提供了便利，高校档案管理工作的信息化进程已变得尤为重要，档案管理的信息化建设有利于促进我国高校档案信息化管理，从而提高各个高校的信息化水平，提升高校综合实力，也是推动我国高校档案管理工作同世界接轨的有益举措。

1.3 有利于推进全社会的信息化进程

高校作为社会的组成部分，其信息化进程也将影响着整个社会的信息化建设，档案管理信息化也将影响着社会的信息化，高校档案管理信息化的推进对全社会的信息化建设有着积极的影响。

2 我国高校档案管理工作信息化进程中存在的问题

2.1 高校对信息化建设的认识较为匮乏

现阶段，我国的高校虽然都在档案管理中引入了信息化技术，但由于受到传统的档案管理工作的影响，有一部分高校对档案管理的信息化认识尚未不足，不能正确认识信息化对档案管理的正面影响，对高校档案管理信息化的建设不足，影响到日常档案管理工作的开展，不仅影响了现阶段的档案管理工作，也影响着档案管理工作的进程。

2.2 基础设施不够完善

任何工作的开展都需要一定的设施支持，有了一定的设施才能够更好地开展工作。信息化建设档案也需要大量的设施支持，不仅需要软件设施的支持也需要硬件设施的支持。其中，硬件设施部分离不开计算机、局域网以及档案管理工作所涉及的处理设施，软件设施则是指档案管理信息化必不可少的知识与人才。当前，我国有很大一部分高校存在档案管理设施不够完善的状况，表现为硬件设施配置不足以及信息化知识和管理人才的缺失。有一些学校即使硬件设施完善，但由于人才的匮乏导致了资源浪费。

2.3 数字化建设缓慢

档案的信息化建设进程中较为繁杂的环节是将纸质资料的数字化转化，由于高校的档案资料数目庞大，对其的数字化转化需要一定的时间，并将会消耗大量的人力物力，当前很大一部分高校在信息化建设方面的投资不足，不能够快速推进档案资料数字化的进程，导致档案资料的数字化转化过程缓慢。

3 高校档案管理信息化建设的策略

3.1 深入了解建设信息化档案管理体系的相关内容

为了确保高校档案管理信息化建设的顺利推进，相关部门应提前对信息化建设的内容进行全方位、多角度的把控。一方面，对高校档案管理体系进行信息化建设能够给校园管理工作带来极大的便利，同时能够促进高校的管理系统向高水平、高质量、现代化的方向发展。另一方面，要对档案管理信息化建设这项工程进行全方位地跟进和深入化地了解，在对推动信息化档案体系建设所需的技术原理、基础设备、发展流程进行准确定位的基础上，积极引入高水平、专业化人才，并定期组织相关部门人员开展项目跟进研讨会议，以确保项目的顺利落实。同时校方要对信息化档案管理体系的建设进行实时地监督，在保障项目完成质量和运行效率的同时，更好地服务于全校师生。

3.2 加大技术与资金的投入力度

在进行档案管理信息化建设的过程中，高校需要投入大量的人力、物力、财力，及时对相关硬件设施进行更新和完善，如扩大档案数据服务系统内存，升级数据库、购进电子扫描仪等专业化设备。此外，随着近年来电子信息技术的不断发展，高校应与时俱进，引入最前沿的高新科技，如云計算，大数据分析等，为档案管理体系的信息化建设提供技术支持。云计算是一种新兴的存储概念，其存储力极强，性价比较高，操作灵活、便利，再结合大数据库的分析计算，可以在短时间内完成对师生档案信息的分类和整理。

3.3 推动高校档案馆藏数字化建设

对档案馆藏进行数字化建设是发展信息化档案管理体系的切入点，在此基础上，高校应尽快转变原有的管理理念，大力推进现代化数字媒体技术与档案馆藏的管理技术紧密结合，发展新的管理策略，创建更加便利的查询模式，并在全校范围内推广和宣传数字化档案库的使用方法。在建设过程中，一些重要的环节需要及时地调整，首先，引入新技术后，各类档案资料应在原有基础上进行丰富和完善，以便师生第一时间获取更加全面的信息；其次，学校应继续加大资金和技术的投入力度，推动高校信息化项目的建设进行到底，并确保对建成的档案管理体系进行及时地维护和更新。

3.4 重视并扩充信息化人才

高校档案管理信息化建设工作涉及到许多现代高新技术，这就要求相关管理人员对数字媒体技术有足够深入的了解，并且能熟练掌握计算机操作技术。但事实上，高校档案管理部门的从业人员中，同时具备专业化的管理能力和高水平的信息操作能力的人才少之又少。因此，要适应大数据化时代的发展，更好地建设信息化档案管理体系，档案管理者就必须进一步提高自身的专业素质和对高新技术的应用控制能力。因此，高校要想更好地适应信息化的社会，就必须重视对电子信息方面人才的培养和引入。并且在高校进行档案管理体系信息化建设时，相关工作人员除了需要在管理方面具备扎实的基础知识外，更重要的是在实践方面拥有较强的学习能力和应用能力。针对这种情况，高校应及时召集档案管理人员定期开展计算机专项技术培训活动，以确保工作人员的应用能力和服务水平及时得到提高。

4 结语

在大数据时代，各大高校的档案管理部门应及时引入最前沿的计算机技术，对全校师生的档案进行数据化管理和信息化建设。在档案库革新的过程中，相关技术人员要尽量避免数字信息方面知识匮乏、数字化建设进程缓慢和基础信息建设缺乏统一标准等问题，高校也应加大信息化建设方面人力、物力、财力的投入，并及时开展对管理人员的专项培训，以便数字化档案系统更好地促进学校的发展。

参考文献

[1]郑彩云，向少华.基于大数据的高校档案管理信息化建设探讨[J].开封教育学院学报，2016，36（8）：215-216.

[2]施秀平.高校学籍档案信息化建设的思考[J].武夷学院学报，2017，36（8）：86-89.

作者简介

吕媛媛（1980-），女，汉族，山东莱阳人，毕业于黄冈师范学院音乐学专业，现就职于齐鲁师范学院，从事学校管理及教学工作。