探析新形势下如何推进档案信息化建设

郭世俊

摘 要：档案信息化是档案事业发展的有机组成部分，是适应经济社会快速进步的基础保障和必由之路，也是今后档案工作发展的必经之路，档案数字化建设则是档案信息化建设中一个重要的内容。笔者认为，要想充分发挥档案管理的作用，就必须加快档案工作的发展步伐，提高档案管理现代化服务水平，全面推进档案信息建设工程。

关键词：档案管理；信息化；数字化

1 档案信息化建设的定义和基本内容

档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，是运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，是实现档案信息社会化服务的一种重要手段。

档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。

档案网站建设是指相关职能部门在公共信息服务网站上建立关于档案管理的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。檔案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。

数字档案馆建设是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系：现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础；数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求；数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。

2 档案信息化建设的重要意义

2.1 提高经济效益

通过档案信息化建设，使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案管理的信息化，工作人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，更便于二次利用和开发，使档案管理的职能不再单纯是档案的保管，能够发挥更大的效益。

2.2 提高办公效率

传统的检索方式，档案管理人员需要从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，极大的减轻了工作人员的负担。通过档案信息化建设，使资料能及时归档，并尽快提供利用。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

2.3 增强档案原件保护

通过档案信息化建设，将纸制档案转变为数字化电子档案后，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案实体的安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为，保证了档案的真实性。

3 加强档案信息化建设的意见建议

3.1 配齐档案软硬件设施

根据档案信息化建设的需要，配备必要的设施设备，如计算机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、音视频数字转换设备等，应具备电子文件存储、检测、迁移、备份等设施和保管条件。进一步加强档案管理应用系统建设，把档案管理应用系统纳入日常工作系统中， 对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理，使档案管理工作与办公自动化同步发展，为档案信息采集、交换、资源共享创造条件。

3.2 健全档案信息安全保障体系

在加强档案信息化建设的同时，应把档案信息安全放在突出位置，确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息的失密、泄密和丢失。逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，加强对系统录入人员的培养、使用和考核。加强对计算机、网络硬件设备和软件系统、涉密载体的管理，档案信息系统必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。加强数据库管理，采取脱机备份等有效措施，确保数据安全。加强档案网上利用的身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输和利用的安全。

3.3 强化档案管理队伍建设

推进档案信息化建设，背后需要有精通业务的档案管理队伍为支撑。档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。随着档案事业的不断发展，档案管理工作将面临着许多新情况、新特点、新问题，因此需要不断地提高档案队伍的管理水平、业务能力、理论、技能等方面的素质以及职业修养、作风修养，提高档案管理人员的综合素质，才能适应不断发展的档案事业。同时，注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流和培训。通过培训和交流，使他们尽快了解别人的先进经验，掌握前沿的技术和最新的要求，将学到的内容融入到工作实践当中。

4 结语

总之，档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，同时需要遵循量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局、科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要，为档案事业的发展提供坚实的保证，才能开创档案管理工作的新局面。

参考文献

[1]李泽光.新时期如何提高档案管理人员的素质[N].承德日报，2008（8）.

[2]范丽娜.档案管理人员应具备的素质[J].西安邮电学院学报，2009（3）.

[3]郝秀英.档案干部队伍建设存在的问题及对策[J].北京档案，2009（6）.