机关档案管理存在的薄弱环节与解决对策探讨

张建龙

摘 要：机关档案是我国机关单位在开展各项公务活动中形成的重要文件及记录资料，做好机关档案管理工作对机关单位的发展有着较好的积极影响作用。在信息化时代发展背景下，我国对机关档案管理提出了更高要求，但是以往机关档案管理中依旧存在诸多问题，难以保证档案整体质量，不利于机关档案管理的持续发展。为促进机关档案管理水平的提升，本文就针对机关档案管理存在的薄弱环节进行分析，并提出一些具体的解决对策，希望能为机关档案管理的进步和发展提供有利依据。

关键词：机关档案；档案管理；薄弱环节；对策

作为我国档案事业的重要部分，机关档案是机关公务活动的历史记录资料，其本身就具有参考、凭证及资政等作用，对机关单位的发展有着较大的影响作用。近几年，机关单位的档案管理意识逐渐提高，所采取的档案管理手段也越来越先进，但是整个档案管理过程依旧存在各种各样的问题，这就必须要采取有效对策进行处理，使机关档案管理更具有全面性及有效性，为机关单位的发展提供更加可靠的信息服务。

1 机关档案管理中存在的薄弱环节

1.1 对档案工作的认识不够全面

根据以往机关档案管理的发展情况来看，部分单位对档案工作的认识不够全面，认为档案工作对单位的发展并无实质作用，导致档案工作制度流于形式，难以保证档案工作的顺利开展，未能取得理想的档案工作效果。同时，部分单位的档案文件比较散乱，不同业务的档案存放于不同的科室，没有安排专门的工作人员进行档案整理和保管，未能形成良好的档案移交习惯，给档案集中统一管理带来较大挑战，严重影响到档案管理的工作效率及质量。

1.2 档案管理人员的变动过于频繁

在以往机关档案管理过程中，常常都是由办公室文书人员兼职档案管理，这些档案管理人员的素质水平参差不齐，且工作经验也不够丰富，在实行轮岗制度的情况下，机关档案工作带来较大的负面影响[1]。同时，部分档案工作人员的能力及素质较低，在档案管理上不够严格，以致文件材料的整理缺乏规范性，常常出现档案过于散乱的情况，难以实现对机关档案的集中和统一管理。

1.3 档案保管条件参差不齐

部分机关单位在进行档案管理工作的时候，没有建立专门的档案室，即使部门设有档案室，也无法达到档案安全规范保管的要求，这就给机关档案管理工作的开展带来较大挑战。同时，部分单位所建立的档案室存在材料混乱的情况，不同的文件材料堆积在一个位置，且缺乏必要的保护措施，导致档案文件出现受损情况，严重影响到机关档案的完整性。此外，一些未能设立档案室的机关单位将办公室作为档案保管的地方，但是办公室的空间比较有限，很容易出现档案文件的丢失及损毁情况，难以保证机关档案管理工作的科学性及有效性。

1.4 档案整理不够规范

部分单位在进行档案管理工作的时候，存在档案收集不完整的情况，整个过程以收集业务上级来文及单位发文为主，在收集统计报表、行政介绍信、重大活动的音像及照片、实物档案等各方面存在一定的疏忽，以致档案质量无法得到保障。同时，部分档案管理人员在整理文件过程中存在不规范的操作，进而出现文件录入不全、文件缺号、文件数字化水平不高等情况，严重影响到机关档案管理的规范性，不利于机关档案的有效利用[2]。

2 加强机关档案管理的具体对策

2.1 加强宣传工作，提高对档案工作的认识

首先，需要加强机关档案的宣传工作，通过国际档案宣传日、创建微信公众号、开设专栏、举办展览、制作电视剧等各种措施进行档案工作宣传，使我国人民对档案工作产生一个更加清晰、全面的认识，同时，要严格执行岗位责任制，将责任落实到各个档案工作人员的身上，不断细化工作任务，使档案人员能够更好的完成本职工作。其次，需要强化档案服务意识，以服务于人民为主进行档案工作，采用新的档案服务方式使档案价值得到充分发挥，为广大群众提供更加可靠的信息服务。最后，需要加强档案工作人员的思想教育，深入了解檔案工作人员的诉求，进而采取有效措施提高档案工作人员的责任感及事业心，使档案工作人员的工作及生活方面的问题得到解决，为档案工作人员构建更好的工作环境。

2.2 建章立制，提高档案管理的规范性

建档工作的程序比较复杂，其中包括了档案文件的收集、分类、立卷、编目等等，且不同程序之间的联系较为紧密，一旦某个程序出现问题，势必会影响到其他程序的工作质量。首先，要保证归档文件的完整性，按照规定要求对档案文件进行判定，确认是否要进行文件归档。在进行档案整理的时候，需要按照不同载体、不同门类的档案的规范标准进行操作，以此保证档案的规范性。其次，机关档案涉及到的部门较多，要加强不同部门之间的沟通配合，调动相关工作人员的积极性，共同完成机关档案管理工作的目标。最后，不同机关单位的经济条件存在一定差异，需要结合机关单位的实际情况设立档案室，采用多元化的建档模式，落实责任追究制度，做好档案归档入库及档案查阅利用等各环节的登记工作[3]。

2.3 合理增加投入成本，夯实档案管理基础

为保证机关档案管理工作的顺利开展，应注重软硬件设施的建设，合理提高投入成本，配备完善的设备设施，使其能够达到档案室“九防”的要求。同时，在信息化时代发展背景下，传统的档案管理方式已经无法满足机关档案管理的需求，需要充分利用监控设备、彩印机、摄像机、刻录机、扫描仪等等，以此提高机关档案管理的信息化水平，使机关档案管理更具有科学性及规范性。此外，要夯实档案管理基础，做到工作留痕，确保各项手续的完备，为机关档案管理工作提供有利基础，使机关档案管理的质量得到保障[4]。

2.4 提高指导力度，加强档案管理队伍建设

首先，市级档案局应提高对机关单位的监督及指导力度，开展档案知识竞赛、举办培训班、开展活动、召开会议、进行执法检查、进行年检，通过各种方式提高机关单位的档案管理意识，强化档案工作人员的能力及素质，使其能够更好的完成各项工作。其次，机关单位要注重档案管理队伍的建设，提高档案人才的培养力度，通过老人带新人的方式提高档案管理队伍的素质水平，带领档案管理队伍参加技术交流活动，促进档案工作人员业务能力的提升，为机关档案管理工作的进步和发展提供可靠的人才支持。最后，要制定完善的绩效考核及奖惩制度，以此调动档案工作人员的积极性及主动性，促进档案工作人员的自我强化，进而以更加专业的状态完成工作，有效提高机关档案管理工作的整体水平[5]。

3 结语

综上所述，虽然我国在机关档案管理上已经积累了一定的经验，但是整个过程依旧存在诸多薄弱环节，不利于机关档案管理的持续发展。为促进机关档案管理水平的提升，需要深入了解机关档案管理的现状及相关问题，积极加强宣传工作、提高对档案工作的认识，建章立制、提高档案管理的规范性，合理增加投入成本、夯实档案管理基础，提高指导力度、加强档案管理队伍建设，通过各种方式提高机关档案管理工作的质量，使其能够更好的服务于我国人民及机关单位的发展。

参考文献

[1]宫潇倩.机关档案管理存在的薄弱环节与解决对策[J].办公室业务，2019（01）：91.

[2]林秀清.新形势下的机关档案管理探索[J].产业与科技论坛，2018，17（20）：271-272.

[3]方春彪.新时代机关档案管理工作如何实现创新发展[J].黑龙江档案，2018（04）：54.

[4]展贤东.浅谈如何提高机关档案管理工作水平[J].办公室业务，2018（04）：106.

[5]夏杨.新时期机关档案管理工作常见问题及应对措施分析[J].办公室业务，2017（24）：109-111.