信息化时代科技档案管理的创新研究

孟海燕

摘 要：随着互联网科技的日益发展，科技档案管理也逐步走向了网络化和信息化。在新的形势下，科技档案的管理工作也需要紧跟时代的发展，改变传统科技档案管理模式，从意识上认识到科技档案管理的重要意义，从现实出发剖析档案管理目前存在的问题，在此基础上结合信息化手段探讨切实可行的科技档案管理新方法。

关键词：科技档案；档案管理；创新研究；信息化

档案作为一种历史纪录，既是信息的一种传播和保存形式，又是记录信息的基本载体。科技档案又被成为科学技术档案，是在自然科学研究、生产活动、基本建设以及各种其他形式活动中记录并保存下来的文字、图表、音频、视频以及各类证书等具有科学技术参考价值的文件材料。科技档案因其本身的特殊性、参考性而具有巨大的价值。随着信息化的不断发展，计算机技术和网络技术为管理科技档案提高了极大的便利性，提高了科技档案管理的工作效率，提高了档案作为参考材料的利用率，极大的节省了人力和物力。对于信息化科技档案管理工作我们应该如何结合具体实践进行创新发展，是目前科技档案管理工作的重点。

1 信息化管理科技档案的意义

1.1 顺应时代发展，科技档案管理工作科学化、信息化

网络和计算机的应用使信息化在各个领域迅速开展起来，科技管理领域也不例外，科技档案管理的信息化体现在科技档案的种类虽然日益繁多，但保存的方式反而更加的简单科学，纸质版的设计图经过扫描形成电子版档案，不用担心由于长时间的放置使档案损坏；占地面积较大的模型档案也可以通过建模的方式进行信息化保存，省去的空间占用的烦恼。

1.2 节省人力成本，科技档案管理工作高效化

科技档案因其特殊的参考价值和记录价值不能简单的进行整理封存，这就需要档案管理人员耗费巨大的心血去整理、归类，并根据其使用价值、使用频率进行安排所处的位置。还需要对档案进行定期维护以确保档案的安全。对科技档案进行信息化处理，进行扫描归档到电子档案库，根据扫描分类存储，极大的解放了工作人员的劳动力。在保存上，也不必再担心档案的破损，不需要对其进行大规模的定期维护。

2 科技档案管理信息化中存在的问题

2.1 科技档案信息化管理的认识不足

科技档案管理的信息化是区别于传统的档案管理方式，由于管理方式的概念和内容都比较新颖，目前从事档案管理的工作人员在档案的信息化上的认识不够全面，甚至一些工作人员由于自身文化水平和年龄等的限制，对信息化管理科技档案产生抵触情绪，认为科技档案信息化管理是麻烦的，是无用的。这类思想使得科技档案管理信息化推行艰难，更无法推进科技档案管理的创新。

2.2 科技档案信息化管理的设备落后

科技档案管理走上信息化道路离不开软硬件的支持，目前各个单位对于科技档案管理的软硬件配备大多都为网络、计算机加档案管理软件系统，虽然在很大程度上可以完成档案的归档，实际上并没有充分利用好档案管理系统，在对于科技档案管理上具体的分类归档模糊，数据库的规模也十分有限，缺乏整体性，类型单一，标准化程度低。科技档案管理信息化的设备不仅仅是计算机设备的使用，系统的使用和数据库的不断丰富和完善是科技档案管理信息化迈向创新的关键。系统的使用率低，内容单一化无法支持科技档案信息化的创

新[1]。

2.3 科技档案信息化管理的制度不健全

科技档案不同于普通档案，科技档案中往往涉及到关键技术，更加需要完善的规则制度严格管理。而实际的科技档案管理中往往缺乏完备的规章制度，存在这一现象的源头在于科技档案管理方面立法还不够健全，使得科技档案管理规则制度的建立无据可依，导致科技档案管理信息化工作没有强有力的支撑。

3 科技档案管理信息化的创新策略

3.1 增强科技档案管理的创新意识

创新，是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力，也是一个地方经济社会发展的强力引擎。正如习近平总书记所说：“抓创新就是抓发展，谋创新就是谋未来。”开展科技档案管理创新工作，首先就要在思想意识上更新观念。自上而下首先要更新的就是管理层对科技档案管理信息化的观念，由管理者去带动档案管理工作者对于科技档案管理信息化的认识。其次，将思想意识落实到实际工作中，定期举办各类档案管理创新竞赛、讲座和分享活动进行互相学习，促进科技档案管理人员对科技档案管理信息化的重视[2]。再次，进一步推进创新的方法就是全员参与，将信息化科技档案管理纳入全员日常考核，全员树立科技档案管理信息化的创新意识。

3.2 建立健全科技档案管理规章制度

为了建立健全科技档案管理规章制度，应该从以下三个方面入手：第一，在制定制度之前充分了解科技档案管理的相关要求，再制定专业化合理化的档案管理制定；第二，将科技档案管理工作落实到具体的岗位，实现岗位职责明确；第三，完善科技档案管理日常考核制度，将科技档案管理创新落实到具体的工作任务当中[3]。

3.3 创新科技档案管理方法

管理方法的创新是科技档案管理的重要内容。传统的管理方法对科技档案只是以保存维护为目的的基础管理，易破损且耗费巨大的人工成本。因此，为了改革科技档案管理的弊端，更加需要信息化手段对科技档案管理进行改革，将纸质档案电子化，使科技档案管理进入无纸化。建立规范完整的分类体系，将科技档案管理趋于规范化合理化。利用大数据分析科技档案使用情况，将科技档案参考功能最大化，将参考价值较大的科技档案置于方便易于找取的位置等[4]。

3.4 重视科技档案管理人员的培养

科技档案管理要完成信息化创新必须培养档案管理工作者的专业意识和专业能力，尤其是能力方面能够适应信息化管理。信息化的科技档案管理虽然降低了使用者的查找使用难度，但实际上对科技档案管理者的要求提高了。管理者不但要能适应新技术的使用，更要规范的运用到科技档案管理的每一个步骤当中。这显然需要对科技档案管理者进行及时的前沿的科技档案管理技术培训。

4 结束语

综上所述，科技档案是科技信息记录的重要载体，也是科技工作参考的重要依据，依托信息化手段对科技档案进行管理创新，提高科技档案管理的工作效率，使用参考效率，从而推动科技档案管理信息化的进一步发展。

参考文献

[1]钟利文.信息化时代科技档案管理的创新研究[J].今日科技，2018，No.462（05）：63-64.

[2]李文龍.关于信息化时代档案管理的创新探讨[J].科学技术创新，2017（17）：295-295.

[3]董栗彤，董丁硕.信息时代档案管理工作的创新研究[J].中国管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：186-187.

[4]任思忞.信息化时代下档案管理创新及发展探讨[J].人力资源管理，2017（7）：332-333.