天津市社会保险电子业务档案可行性分析

杨茜

摘 要：天津市社会保险基金管理中心一直致力于推动电子业务档案的发展。本文首先从社保档案的特点入手，解释了其电子化的必然性；然后进行纵向对比，重点阐述了社保电子业务档案发展的几个时期；最后从现有条件出发，分析了天津市社会保险电子业务档案的可行性。

关键词：天津市；社会保险；电子业务档案

当前，国际国内信息化发展迅猛，电子档案的呼声越来越高。2006年，中国人民大学档案学专家冯惠玲教授在参加中国信息资源管理论坛时曾提出：要全面制定和实施我国电子文件管理国家战略[1]。从此，电子文件和电子档案的顶层设计、集中控制以及全面规划正式走上了轨道。

社会保险业务档案作为档案的一个门类，具有自己的特点：专业性强、库存量及增量巨大、涉及大量参保对象的敏感信息。因此社会保险业务档案的电子化之路显得尤为曲折，但却势在必行。

1 社会保险业务档案的特点

1.1 专业性强

社会保险业务档案专业性极强，是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的专业性文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据《社会保险业务档案管理规定》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令）中所提，现有社会保险业务档案共分为九大类58小类，涉及社会保险管理、社会保险费征缴、养老保险待遇、医疗保险待遇、失业保险待遇、工伤保险待遇、生育保险待遇、统计、稽核监管等多项业务，是社保独有的、与众不同的业务档案。

1.2 档案库存量及增量巨大

随着全民参保计划的持续推广，社会保险覆盖面越来越大，其所产生的业务档案也呈现越来越多的趋势。以天津社保为例，2018年全市基本养老、医疗保险参保人数分别达到844.3万人、1116.7万人，较2017年末上涨32.5万人和28.3万人。也就是说每年至少要新增60.8万份档案，以每卷400页为准，合1520卷。但实际远非如此，据天津市社保档案馆统计，2018年其库存业务档案615249卷，较2017年相比增量为55065卷，而其库房余量则仅剩14万卷，库存压力巨大。

1.3 涉及大量参保对象的敏感信息

社会保险业务档案是一门非常重要的民生档案。秉着为参保人“记录一生、服务一生、保障一生”的理念，它会详实记录每一位参保对象的社会保险信息：姓名、身份证号码、家庭住址，手机号码、职业、家庭成员信息，甚至是生、老、病、死、残等几个人生的关键节点也会记录在案。有时它甚至比户籍信息都更加的翔实可信，因此社会保险业务档案虽不是涉密档案，但却胜似涉密档案，它记录了每个参保对象的敏感信息，关系到每位参保对象的切身利益。

2 电子业务档案的发展历程

基于社保业务档案的这些特点，以纸张为介质的传统存储模式已无法满足当前信息承载的需要，尤其是因其存量和增量巨大，传统库房已无法满足其存储需求，大家开始探索电子业务档案存储模式。

前国际档案理事会主席王刚曾提到：电子文件的产生，改变了对档案存在形式、特征、意义的认识。确实，电子文件的产生形式、归档及其传递、存贮、保存管理均与传统的纸质档案所用技术、方法都有不同[2]。这也就注定了电子业务档案的探索必定是一条曲折而漫长的道路。

现阶段的电子业务档案正在经历三个阶段：

初期，人们逐渐意识到电子业务档案的操作方便、传递快捷、资源共享、存储便捷等优点，于是就想到为业已形成的纸质业务档案作电子备份，但是基于电子文件易被篡改的风险，所以规定保管期限为30年及以上的业务档案必须要进行双套制留存，由此形成了“收集材料—整理材料—组卷立卷—移交归档—著录扫描”的模式，电子文件的形成放在最后一步。这个时期的电子文件其实只是纸质档案的数字化结果，并不是真正意义上的电子文件。但这步探索很关键，而且确实也为档案的查询利用提供了极大的便利。

中期，随着参保人数的增加，业务档案数量随之骤增，人们开始意识到电子文件置于末端还是无法解决纸质业务档案存储压力的问题，因此开始探索“收集材料-打印主表-发送业务数据-高拍影像-整理材料-扫码著录-组卷立卷”新的归档模式。这种电子影像在前端形成的新型模式很大程度上减少了纸质档案的數量，一些普遍性的个人材料，如个人身份证、残疾人证等都不需要再携带复印件，直接由高拍仪形成电子影像传到后期著录即可，这种模式也是现阶段天津社保正在应用的模式，但是这种模式下的电子档案依旧不是真正意义上的电子档案，也仅仅是将纸质档案提前进行了数字化，并没有从本质上改变归档的固有模式。

现在，随着信息技术的飞速发展，“互联网+社保档案”的高端模式正在悄然形成。“信息校验-业务受理-文件流转-业务办结-文件封装-四性检测-归档接收-保管利用-备份容灾”这种模式真正实现了同步经办、同步归档的理念，充分利用了信息共享、大数据分析等手段将控制之手伸到文件生命之源，实现电子文件的前端控制，全程管理，但是这种模式仅有个别地区在试点，还没有大面积推广[1]。

3 天津市发展社会保险电子业务档案现有条件

3.1 政策、法律支持

一直以来，电子档案的优缺点都是档案学界的热门话题。尤其是电子档案能否在整个生命周期中始终保证其真实性和长期可存储性成为档案学界一大难题。正因如此，电子档案的发展才会在很长一个历史时期内停滞不前。而如今，随着“互联网+”理念的引入，以及先进信息技术的发展，国家越来越重视电子文件，不少地区、行业都已探索制定适合自身管理需要的电子文件管理法规标准，继而推动了国家法律的制定与颁布。据统计从2003年7月28日国家档案局发布第6号令《电子公文归档管理暂行办法》开始，截至2018年，我国已颁布电子文件管理法规标准39部，涉及电子公文、一般电子文件管理、专门类电子文件管理、电子文件存储与保管、电子文件著录、文件数字化等多个领域。尤其是今年，国家档案局新修订的《中华人民共和国档案法》将于年内出台，新形式的电子文件如何归档，电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性如何保证，档案系统与网络安全等都将在有所体现。政策法规的支持将为天津市社会保险电子业务档案的发展奠定坚实的基础。

3.2 金保二期系统的投入使用

金保二期系统的投入使用为社保电子业务档案的发展提供了技术支持。新系统将原本与业务系统相剥离的档案系统嵌入其中，探索实现业务档案一体化。虽然现在采用的还是前面提到的中期模式，但是业务数据直接发送到档案系统这一关键步骤已经为电子业务档案归档模式铺好了路，亟待条件成熟就可推行。

3.3 政府的大力支持

攸关电子业务档案整个生命周期的非常重要的一环就是电子签名和数字认证。重点不是技术问题，而是资质问题。作为电子文件的安全保障机制，提供服务的机构的可靠性、公正性、安全性、真实性与长期性问题至关重要，所以数字认证机构必须是政府直接组建或经政府考核认证的是机构，近年来天津一直在这方面努力，2019年天津网信办表示将重点解决数字认证问题，推进“互联网+政务”，这一决策也是推动社会保险网上经办和电子档案的发展的关键的一步。

参考文献

[1]杨安莲.中国特色电子文件管理理论体系的建构[M].上海：上海世界图书出版公司，2017.5.

[2]邓小军.热门话题：电子文件[J].中国档案，1998（10）：33-34.