简析基层医院文书档案管理员如何做好文书档案管理工作

郭滔

摘 要：在基层医院的发展历程中，重视对文书档案的加强管理，是主要的工作内容之一。我们能够从文书档案的管理工作中，对医院的行政管理、党务公开等情况详细的了解。基层医院的文书档案管理，主要是对一些医院发展过程中发生的重大活动和重大事件等进行记录管理，一般都是由医院办公室开展此项工作。对于文书档案管理的方式，通常都是以文字进行记录，相片、音像制品等进行陪衬，对详细的信息进行档案的记录，最后由专业的人员进行统一的管理。在现代化医院的改革发展中，给基层医院的文书档案管理工作带来了一定的难度，要求越来越高，要针对具体的情况采取合理的措施，从而能够为基层医院的发展起到促进的作用。

关键词：基层医院；文书；档案管理员；档案管理工作；措施

近年来，随着我国经济社会的不断发展，给基层医院文书档案管理工作带来了一定的难度，对基层医院的发展来说，既是一次全新的挑战，又是一次创新发展的机遇，为此，基层医院要抓住时机，对基层医院的文书档案加强管理。在计算机技术的高速发展中，给文书档案管理工作带来了冲击，对此，要对基层医院的文书档案管理工作进行规范化，要求基层档案管理人员在书写与管理的过程中都严格地进行，提高档案管理人员的管理素质，以便能够采取科学的方法对档案管理工作过程中出现的问题进行及时、有效的解决，从而真正加强基层医院的文书档案管理。

1 基层医院文书档案管理工作开展的主要基础

在基础类型上主要分为两种，一种是成本级组织，另一种是上级组织，都是基层医院文书档案管理工作开展的主要基础。因此，在实际的管理工作中，要把具体的工作内容与工作职责进行明确的划分落实到个人的身上，要求所有人本着认真复杂的态度加强对文书档案的管理[1]。文书档案的基础条件中还包括档案格式、公文种类和处理程序等，在对基层文书档案进行管理的过程中，需要针对文件的种类进行划分，按照规范性的操作程序进行档案管理，能够把文书与档案进行统一管理，确保基层医院档案管理工作的发展具有协调性，使整体的工作效率得到全面的提升。

2 基层医院文书档案管理具有的价值

对文书档案工作加强管理，能够为医院的发展起到促进的作用，在实际的发展过程中，培养并提高基层医院文书档案管理人员的意识与综合素质，让他们能够对此项工作具有高度的重视和责任心，能有效促进基层医院文书档案管理工作的发展[2]。

1）科学依据。在基层医院的发展过程中，开展文书档案管理工作，不仅是对历史发展进行的记录，而且能够在未来的发展中，为其提供科学的依据。当需求者对资料进行查询时，可以对历史的发展有了详细的了解，对文书档案加强管理，在基层医院的发展中具有重要的作用与价值。

2）提供参考性。加强对文书档案的管理，能够为基层医院的实践工作进行规范性的指导，并且能够为相关人员在工作中提供了参考性[3]。在实践的管理工作中，能够让文书档案管理人员进行严格的操作，对具体的管理内容进行了明确，能够及时地对档案信息进行跟踪记录，确保文书档案的实效性与科学性。

3 加强基层医院文书档案管理员的管理工作采取的措施

1）建设专业的管理队伍。在科學技术的不断发展中，基层医院的文书档案管理工作对其发展的方向进行了转换，逐渐地向科学化的方向进行持续的发展。但是虽然进行了科学化的管理，还是需要档案管理工作的操作。因此，要对档案管理人员进行统一的培训与管理，对档案管理人员的专业能力与综合素质进行提升，提高管理水平，建设专业的管理队伍。在对人才招聘时，应要有严格的门槛和要求，只有符合条件的人员才能进入到培训中，使管理队伍逐渐地壮大，并且具有极强的专业管理能力。

此外，相关领导人员要给予大力的支持与帮助，当档案管理人员遇到了困难时，能够及时地给予帮助解决，让档案管理工作得以顺利、高效、可持续开展[4]。同时，应建立完善的管理制度，要求档案管理人员在工作中能够严格地按照制度进行操作与管理，使基层医院的文书档案管理工作稳定地发展。加强对档案管理人员的教育，以具体的工作内容具有针对性地进行，采用先进的技术对档案管理人员的专业技能进行提升。

2）培养档案管理人员的创新能力。基层医院文书档案管理工作，是一项枯燥乏味的工作，长期日复一日地重复做一件工作，会使档案管理人员的工作热情受到影响，最后导致了工作效率不佳。因此，需要对文书档案管理工作的管理方法进行创新，对档案管理人员的创新能力进行培养，让档案管理工作人员能够对文书档案管理产生兴趣，能够在管理工作中认真则负责，有利于基层医院文书档案管理工作的开展与实施。基层医院的档案管理工作，需要档案管理人员能够对医院的发展有详细的了解，能够结合自身的发展情况，对档案管理工作的方式进行调整，能够与时俱进，在医院的发展与竞争中能够占有足够的优势，对档案管理进行巩固与创新，能够被社会所认

可[5]。所以，在基层医院的发展中，加强档案管理工作，主要的影响因素就是档案管理人员，能够结合各项影响因素进行综合性的考虑，推动我国的经济建设的发展。

3）优化档案管理模式。在现代社会的发展中，文书档案管理已经逐渐被计算机管理所代替，在档案管理过程中，可以根据具体的内容需求，在档案的目录上进行检索，既简单又方便，但是需要专业的管理人员，对计算机技术有充分的了解与掌握，能够把计算机技术的优势最大程度地发挥出来，优化了文书档案管理模式[6]。例如：在以往的档案管理过程中，一般都是对档案进行编号管理，而利用计算机技术，已经把档案编号逐渐地发展成为条形码，不仅为档案的安全性提供了保障，而且更加方便查阅与使用。

目前，大多数的基层医院对文书档案的管理已经用计算机技术来完成，实现了现代化的管理，能够利用计算机技术，方便快捷开展文书档案的归档、录入、检索、使用等工作，使整体的档案管理工作提高了效率，在新时期的发展中，也提高了档案管理的水平。

4）完善管理机制。对于基层医院文书档案管理工作，相关部门也加强了管理力度，能够对档案管理工作的方法进行创新，能够对档案管理人员明确工作态度，避免不良风气。要针对岗位的具体要求，对档案管理人员进行合理的选择，执行科学的管理制度，在发展中进行不断的完善，能够让档案管理人员以饱满的工作热情提高服务质量。此外，还要针对晋升、奖励和惩罚建立相关制度，能够在内部的发展中对人员进行一定的鼓励和约束，具有危机意识，才能够对自身的综合能力进行提高，激励了员工创新发展，促进了档案管理的发展。

4 结语

综上所述，在基层医院的文书档案管理工作中，要对档案管理的模式进行优化与创新，加强档案管理工作的管理力度，对人员的专业能力与综合素质进行全面的培养与提升，把具有的工作内容与工作职责进行明确的划分，让档案管理人员能够在工作中认真负责，能够对文书档案实现现代化的管理，从而使基层医院文书档案管理工作持续稳定的发展。

参考文献

[1]王佳贝.浅谈县级医院文书档案管理和开发利用[J].办公室业务，2018（04）：151+173.

[2]李燕.刍议基层档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].科技风，2017（05）：283-284.

[3]葛成霞.基层医院文书档案管理员如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2012（19）：60.

[4]吴蔚.论医院文书档案管理的难点与对策[J].城建档案，2012（03）：55-56.

[5]章爱武.医院文书档案管理战略研究[J].亚太传统医药，2011，7（12）：216-217.

[6]蔡燕平.医院文书档案管理的现状问题与对策[J].基层医学论坛，2007（21）：1038-1039.