浅谈企业档案保管与利用过程中的风险及对策

李洁

摘 要：档案工作是企业管理的一个重要组成部分，档案关系着企业发展，关系着企业和员工的根本利益，现代企业也越来越意识到档案的重要性。随着科技技术的发展，档案信息化程度的加深，档案在保管和利用过程中的风险越来越高，企业档案部门也应当积极研究档案保管方法，改进利用服务方式，最大限度地减小档案保管和利用过程中的风险。

关键词：企业档案；保管；利用；风险

档案利用是档案整理整个工作过程的最终环节，档案保管的最终目标就是能服务于企业。当下很多企业在重视档案保管与开发利用的同时，往往忽视了档案的保管与利用过程中的风险。企业要加强档案保管与利用过程的风险管理，将档案风险管理纳入企业风险管理之中，保障档案的安全，提升企业持续健康发展的核心竞争力。因此，本文对企业档案保管与利用过程中的风险进行研究，把可能存在的风险最大化，增强忧患意识。

1 档案保管过程中的风险及对策

档案是企业的重要资产，它以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，保障企业的持续发展。然而，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁或者潜在损毁风险的过程中。对于不断形成和增加的档案，可以通过加强档案的收集工作来解决这个问题，而对于不断损毁或者处于损毁风险之中的档案，则需要通过加强档案的保管工作来解决。档案人员需要了解和掌握档案损坏规律，通过经常性工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案的安全。档案的保管风险主要有突发事件（如地震、火灾、水灾、恐怖袭击、战争、等）风险，自然损坏风险，可控（个人损毁、数据库故障等）风险，针对不同的风险，档案部门要有不同的应对措施，要有危机感，积极思考，制定档案保管风险管理方案。

通过对本企业档案保管过程中的主要风险事项分析，确定主要风险名称、发生可能性、现有应对措施等，见下表：

针对上述表1中的风险进行分析并提出应对措施：

1.1 突发事件风险方面

档案工作者担负着保护企业文化资产的责任和使命，对于一些不可抗力因素如地震、火灾、水灾、战争等突发事件，虽然概率极低，但是如果发生，后果可谓是灾难性的。通过对突发事件的分析与整合，除了在档案馆（室）建立之初，要规范档案库房的选址和设计，对于已经建成在用的档案馆（室）主要采取的应对措施如下：

1.1.1 加强应急预案演练

近些年来，随着国家对档案安全方面的重视，部分档案馆（室）已经有相应的应急预案，但是演练程度不够，存在敷衍态度，仅仅只是为了“交差”，完成工作任务。档案部门要加强应急预案的演练，针对每次演练的结果，认真总结，查找不足，持续改进应急方案，特别是现在信息化程度越来越高，很多企业正在推行无纸化办公，存储的数字档案越来越多，数据库发生故障的风险较高。为了保障档案保管的安全，还应该定期进行档案库房安全检查，重点检查电气设备安全情况、计算机及相关设备安全情况、消毒设备安全情况、消防设备安全情况等。

1.1.2 实行异地备份制度

按照国家档案局的部署，全国各地档案馆（室）正积极推进重要档案异地备份工作，这对于做好突发事件的防范工作也具有重要意义。航天系统内每年各下属单位都会对重要型号的档案移交到上一级档案馆，但移交数量和范围不大，在后续工作中，上级档案馆可以要求扩大移交范围，如果数量过大，可以对移交档案进行数字化，刻录成光盘等特殊载体形式。再者，随着档案数字化工作的不断推进，数字档案室的建立，大量的数据需要备份。通过档案异地备份工作，将档案备份于远离突发事件可能发生的档案部门，从而避免造成无法挽回的损失。

1.1.3 加强应急物资储备工作

突发事件是偶然的，不可预测的，所以在任何时候都有可能遇上一些突发事件，档案部门要积极把应急资金和应急设备纳入单位预算，确保应急资金和设备及时到位，重视应急物资的日常储备。

1.1.4 及时启动灾后恢复工作

在突发事件发生后，档案部门应及时启动档案库房的恢复及档案的修复工作，争取在有限的时间内避免损失的扩大，尽快恢复正常的工作秩序。在突发事件消除后，应对档案库房、档案数据库进行修复工作，档案的修复工作应遵循“最大限度地延长档案寿命，尽量保持档案的历史面貌”的原则，根据档案的受损情况，尽快对档案进行修复工作，并关注档案的修复情况，发现问题及时采取措施，确保档案安全。

1.2 自然损坏风险方面

对于一些长久保存的档案，随着时间的推移，档案纸张的老化、字迹模糊、纸张发霉、受污染等情况在所难免，除了做好对档案库房的“八防”、温湿度控制外，还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案被自然损坏的时间。为了防范档案自然损毁的风险，可从以下几个方面加强档案管理的内部控制：

1.2.1 防生物腐蚀

除了做好日常防霉防虫等药品的定期放置，可在档案归档时使用的浆糊中加入防霉防虫药物，可起到防霉防虫的作用，在一定程度上起到预防作用。

1.2.2 少折叠

折叠的痕迹也是造成档案部分损坏的原因，档案整理归档过程中尽量少折叠，对于大幅面的档案，例如图纸，最好不要折叠，更不要装订，以盒裝或者卷装存放，最大限度地保护原件。

1.2.3 数字化保存

采用扫描仪或者数码相机等技术手段对传统载体档案进行数字化加工，将其转化为数字形态存在的并能被计算机识别和处理的信息，延长档案的寿命。

1.3 可控风险方面

档案的接触者多种多样，只要有人参与的档案行为，就有发生档案受损的风险，为了防范档案管理中的一些可控风险，企业可从以下几个方面加强档案管理的内部控制：

1.3.1 规范档案管理制度

随着社会的进步，国民素质的不断提高，因个人原因故意破坏、损毁档案的行为也在不断的减少，但是依旧难以避免一些人为因素损坏档案。企业在日常的档案管理工作中需要引入内控风险管理意识，严格规范并执行档案管理制度，在日常的培训中提高档案管理人员的内控风险意识，增强档案管理人员及企业员工的责任感，提高资料原件的重视程度。

1.3.2 提升档案信息管理系统的稳定性

随着科学技术的不断发展，越来越多的信息化技术应用于档案管理中，不仅为档案人员带来了新思路、新想法，还进一步提升了档案工作的管理水平，从而更好地为企业、员工服务。虽然档案管理越来越信息化，但是如果没有完善稳定的档案管理系统，还是不能起到应有的作用，比如载体类型转变、数据存储格式更改以及软、硬件的更新升级、病毒的攻击、黑客的入侵、系统的漏洞、网络故障、各个管理信息系统之间的接口对接等等，都会对档案数据信息的安全存储带来风险。企业需要加强信息化建设，培养档案信息化人才，保障档案信息管理系统及数据库的长期稳定，为企业档案信息的安全保管保驾护航。

2 档案利用过程中的风险及对策

档案管理工作的最终目的是提供利用，充分发挥档案的作用，最大限度的满足利用者的档案信息需求。在档案利用过程中，传统的面对面的档案利用服务方式，存在着档案污损、散失、转借、摘抄、等各种风险；随着电子档案的产生，档案利用又增添了新的形式，同时也存在着电子档案不可读取、失真等风险。在正常的档案利用过程中，档案人员一方面要及时提醒利用者多加注意，尽可能地避免对档案的损毁，一方面要加强工作流程的规范性，从制度上保证档案信息的安全。档案人员的风险意识、责任心强，利用的风险就会小。

通过对企业档案利用过程中的主要风险事项分析，确定主要风险名称、发生可能性、现有应对措施等，见下表：

针对上述表2中的风险进行分析与整合，提出以下应对措施：

2.1 加强档案利用安全保密的监管

在档案利用过程中要时刻提高档案工作人员的风险防范意识，认真抓好档案人员的业务素质提升，把好库房管理关、查阅利用关、档案质量关、网络管理关、设备安全运行关，进一步加强对档案工作的再认识，最大限度地降低档案在利用过程中的损失和风险。在档案利用网络化不断深入的条件下，查询和利用档案信息的手段发生了很大的变化，不再是面对面的单一服务方式，档案管理人员要加强数字化知识的学习，转变思维方式、工作模式、管理方法，做好网络环境下档案利用的安全保密的防范工作。

2.2 加强档案信息化建设

随着档案信息化的不断发展，电子文件大量产生，给档案利用提供了新的服务形式，档案利用工作的全过程均可实现计算机管理。利用者登记、检索、阅览、下载、打印、查询、外借，催还等记录，统计，档案利用情况的统计分析等一系列工作由计算机自动完成，提高了利用工作的准确性和效率，将档案人员从手工劳动中解放出来。档案管理人员要创新服务方式，充分利用信息化技术手段，做到主动服务，安全管理，克服泄密风险。加深档案数字化加工程度，做到全文扫描、全文检索，建设隔离性阅览室。利用数据库技术、网络技术、访问权控制技术，实现对档案信息的利用服务，减少对档案原件的利用，减少风险发生的机会。在当前档案数字化建设加快推行的情况下，不要盲目的为了数字化而数字化，要注重档案提供利用的安全与方便性。比如，企业生产车间人员，如果遇到设备故障需要查阅相关资料，则需要到档案室借阅设备的相关资料，办理借阅手续，才能得到所需信息，工作效率很低。随着信息化技术的深入发展，车间配备与企业局域网相连的计算机可陆续实现，利用计算机档案查询系统就可以查询到所需信息，工作效率将大大提高。档案管理人员要主动积极参与学习信息技术的新理念、新知识，提升档案工作水平。

总之，随着档案的不断增加，在工作中档案的保管与利用越来越重要，同时，面临的风险也会增加，在保管与利用中出现越来越多的问题，我们要时刻警惕档案保管与利用过程中的风险，把风险管理程序化、科学化、系统化地融入档案日常管理之中，遵循“以防为主、防治结合”的原则，才能保证档案的安全，最大限度的延长档案的寿命，充分发挥档案不可替代的凭证性作用，为企业和社会的科学发展创造良好的條件。

参考文献

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[2]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯，2005（03）：8-11.

[3]韦楚钰.洪涝季节如何做好档案安全防范[N].中国档案报，2018-08-30（第三版）.