《企业档案工作规范》解读

第七章  企业档案工作业务建设

五、企业档案整理工作要求

7.5.4 全宗内档案按类分别集中排列，类别内档案按类目条款顺序依次排列编号。

2.科技类档案的排列

（1）产品类档案可以按大类分系列、型号排列，系列或型号内可按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或产品结构排列。

（2）科学技术研究类档案按大类分项目排列，项目内可按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。

（3）基本建设类档案按大类分项目排列，项目内可按前期、设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、施工、监理、竣工、验收及后评估等阶段排列。

（4）设备仪器类档案按大类分项目或型号排列，项目或种类内可按立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

在上述排列顺序的基础上，产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类等科技档案中的文字材料，可以按职能或事由结合时间或重要程度排列：图样文件按结构、工序、专业、图号、时间等顺序排列：图文混合文件材料，按文字材料在前，图样材料在后的顺序排列。

7.5.5 根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见DA/T13。

档号亦称档案号，是企业档案部门在整理和管理科技档案的过程中，以字符形式赋予科技档案实体的一组代码，即科技档案保管单位的编号。档号是存取科技档案的标记，具有固定科技档案分类排列顺序、统计和检索科技档案的作用。档号编制应坚持唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简明性的原则。

企业管理类档案号基本结构：全宗号——类别号——件号

企业科技类档案号基本结构：全宗号——类别号——案卷号

档案号的编注要求：

1.结构清楚、位置固定。档号结构要清楚，位置也应固定，以便于识别，根据需要还可以适当增加其他内容，具有一定的可扩充性。

2.含义明确、指代唯一。代字要具有专指性，一个代字不能同时代表两个特征，代字含义要明确。

3.位置醒目、标识清晰。档号要印迹清晰，在案卷上的标识位置要醒目便于查找，一般应在封面的左上角和案卷脊背上同时标明，使案卷无论平放或立放，都能清楚地显示档号。

7.5.6 档号可采用“[全宗号——]分类号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）”（[ ]表示可选）结构。

全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。

目前，企业档案部门编制号，仍应执行国家行业标准《档号编制规则》（1995年6月12日国家档案局批准，1995年10月1日正式实施）。该标准对档号的结构、编制原则和编制方法作了统一规定。

档号结构有三种：

1.全宗号——案卷目录号——案巻号——件、页（张）号

2.全宗号——类别号——案卷号——件、頁（张）号

3.类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号

企业档案号的编写应采用“[全宗号]——类别号（或项目代号或目录号）——案卷号（或件号或盘、盒、张号）”结构。档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“——”（短横）相隔。

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