浅谈加强地名档案的管理

邸玲 李东升 高俊

档案是人类活动的真实原始记录，是人们从事实践活动、认识客观规律的重要参考依据，通过前人为我们保存下来的档案资料，可以了解昨天、把握今天、放眼未来。地名档案是地名调查普查、地名标准化管理、地名命名更名等实践过程中形成的原始历史记录。地名档案管理工作乃是根据科学、系统的原则和方法进行档案管理，及时提供与地名有关的标准信息和参考依据，为国民经济建设和社会事业发展提供必要的服务。笔者结合当前地名档案工作中存在的问题，就如何提升地名档案管理水平，为打造智慧城市服务，有以下几点思考。

一、适应形势，跟上时代

地名管理的主要目的是地名命名和译写的规范化，达到国际标准，为国内外交流、交往服务。随着我市新农村建设和城乡建设一体化的发展，城市建设面积不断扩大，很多老旧地名不再适应形势发展的需要，还不断产生一些新道路、巷、街道、社区，如何及时、准确、迅速地将这些变化了的地名信息收集、整理、归档、编辑向社会提供服务，成为了当今地名档案工作的一个热点问题。全国第二次地名普查的开展，对小城镇中的地名规划、命名更名和地名标志设置等方面进行系统研究和规划，建立了一个完善的地名信息系统，挖掘地名档案信息资源，为经济和社会发展提供优质地名信息服务。经过普查后，目前，承德市双桥区已采集地名信息11大类，26各自类，地名信息2208条，陆地水系8条，陆地地形198条，行政区域15条，自治组织164条，非行政区域1条，居民点666条，交通运输类286条，水利、电力、通信36条，纪念地和旅游景点类44条，建筑类50条，单位579条。采集照片4120张，输入国家地名数据库2208条。梳理地名73条，新制作地名标识2163块，标绘1：5万纸质工作图17幅。生成地名成果表208份38册。同时，区财政列支拨付85万元用于地名标志、技术外包、外业调查，从而加快了地名档案收集、整理、归档、数字化的步伐，为提升了承德是双桥区地名档案管理水平奠定了坚实基础。

二、健全机制，依法管理

为做好地名档案信息化管理工作，我们除了应掌握档案管理基本知识外，还要建立健全《承德市双桥区地名档案管理制度》《承德市双桥区地名档案管理信息化管理制度》《承德市双桥区地名档案查阅咨询制度》《承德市双桥区地名档案查阅咨询制度》等的规章制度，这是地名档案科学管理的依据和基本准则。因此，只有重视规章制度本身的科学性，这种科学性也是地名档案工作客观规律的反映，只有制定完善了科学、系统的地名档案管理的各項规章制度，才能达到科学管理地名档案的标准要求。这样不仅使地名档案管理有章可循，而且是提高地名工作效率和质量的必要条件之一。

三、扩大宣传，增强意识

各级党委、政府不仅要支持和重视地名档案信息化管理，而且要加大地名档案宣传工作力度，提高社会地名档案意识、扩大地名档案影响力，使人们逐步认识地名档案、利用好地名档案，保证地名档案社会功能得以实现。目前，社会各界对地名档案知之甚少、了解不多、用之更少，是原因对地名档案宣传工作还不够到位，社会各界人士对地名档案内容的了解不够。只有通过大力宣传，使社会人士及时了解地名档案、懂得开发利用好地名档案，才能使地名档案有存在的价值和生命力。例如，通过举办地名档案展览、网络媒体宣传、开办专题讲座、举行报告会等多种形式，向社会展示丰富的地名档案馆藏资源;也可借助发布公告、新闻媒体等方式，向社会各界公布开放地名档案目录，及时将地名档案有关重点工作和重大活动的成果向社会公布。促使社会各界更加重视支持地名档案工作，增强地名档案意识，科学、系统、合理利用地名档案信息，通过各种形式宣传，吸引社会各界人士充分开发利用地名档案信息资源，使地名档案资源为和谐社会、为人类文明的发展发挥应有的社会价值。

四、强化业务，培养人才

各级档案部门工作人员具备较高素质和业务能力，是加快档案科技进步、推动档案事业发展的坚实基础，是有效发挥档案为社会服务功能的有力保障。地名档案工作同样是一种默默无闻、专业性、技术性强的工作。如果档案人员责任心不强、业务不熟悉、业务素质低，“为党管档、为国守史、为民服务”就可能是一句空话，发挥档案社会功能就难以落到实处了。若要做好地名档案工作，就要研究适合本地、本部门实际情况的地名档案工作管理内容和方法，不断提高地名干部业务素质。重视和加强档案管理人才队伍建设，通过多种途径招纳引进人才，并不断通过继续教育方式，全面提高档案人员的政治素质和业务素质，提升档案人员地名档案搜集、整理、分类、归档、编目、检索、利用等业务能力，培养他们扎实的工作作风和良好的业务功底，不断优化档案人才结构，强化档案人才队伍建设，使各级地名档案管理部门拥有一支政治可靠、技术过硬、专业协调、结构合理、作风清正、纪律严明的骨干队伍，为档案开发利用服务工作提供优秀人才，使地名档案管理工作跨上新台阶。

五、突出特色，系统开发

地名档案信息资源是国家的宝贵财富，是城市建设、新农村建设的重要基础。如果不能有效地开发利用，不能及时为经济和社会发展和精神文明建设服务，就难以显示出应有的价值。因此，必须从本地、本部门的实际情况出发，有的放放矢进行开发利用。

首先地名文件归档必须保持地名档案的特色。最主要的是文件归档要处理好文件的普遍性和特殊性关系，建立健全地方历史人文、特色经济、特色文化及风土人情等方面的档案，进而开发有特色的档案信息资源，为承德地方经济发展和各项事业服务。

其次有选择地开展地名档案资料编研工作，为领导和有关部门提供优质高效、高质量的档案信息服务，例如编印地名档案信息检索查询索引、专题目录，网络信息查询、编制报告等等。开展档案编研是一项高层次的档案信息开发利用工作，要结合当地经济和社会发展的需求，开发有价值、有特色的档案信息资源。在开发清风东、西街、肃顺府、二仙居步行街、世纪城、大学城等新命名的许多地名，都是通过深入开发利用地名信息资源，最大限度地为社会提供更多更具有特色的地名信息，加快信息资源畅通和共享，为领导决策提供及时、准确、详实的地名信息服务。

六、数字档案，网络查询

随着各种网络技术飞速发展，网络覆盖面广，信息流量大，为地名档案的快速查询提供了信息技术支撑，使地名档案网站成为必然的发展趋势。网站上的档案信息打破了传统纸质档案的固有模式，采用图文并茂，“文、形、声”相结合的方式，使地名档案内容丰富多彩。网站可以实现快捷查询、检索功能，社会各界人士只要在查询栏目里输入要查找的资料的标题、作者、日期或内容中的关键词其中任何一项，便讯速地搜索出来。要比传统纸质档案手工查询更为方便。档案利用者可随时将资料下载到自己的电脑里浏览阅读，不受时间、场所和距离的限制。使某一地名档案信息可以同时为更多的查阅利用者服务，这样就大大提高了地名档案的查全率、查准率。同时，为适应市场经济发展，以及政治、文化、科技、军事、公安、旅游等各个方面的需要，我们还要不断拓展地名信息服务渠道和领域，进一步开发地名档案信息资源。通过建立地名信息数字化系统，把地名档案信息及时的运用数据处理、汉字信息处理、网络通讯、自动制图等现代科学技术，传入到社会各个信息管理领域。因此，不断提升地名档案管理水平，是打造智慧城市的重要基础。

（作者单位：承德市双桥区民政局 承德市档案馆）