高校学籍异动档案管理研究

刘转转

学籍异动是指学生学籍上的非程序化变动，主要包括休学、复学、退学、转专业、转学（转入及转出）、保留入学资格、提前毕业、延期毕业、留级、降级、等，学籍异动档案就是在这些学籍变动中形成的文件。学籍异动档案是教学类档案的很小但很重要的一类，做好学籍异动档案的管理工作，对学生就业、应征入伍、考学、出国等具有重要的参考作用。鉴于此，需要对这些非程序化变动中形成的档案进行质量控制。

一、学籍异动档案的特点

通过对比分析X大学近5年的学籍异动档案，笔者发现高校学籍异动档案具有以下特点：

1.学籍异动数量呈逐年上升趋势，且大都集中于一年级

随着高校招生规模的扩大，学籍异动数量也会相应的增加。分析X大学近5年的学籍异动数量不难发现，近年来学籍异动数量呈逐年平稳上升趋势。分析原因，主要有以下几个方面：①高校扩招导致的招生规模的扩大。每年新生数量的增多，造成学籍异动数量的增加。在学籍异动学生比例不变的情况下，基数的增大必然导致学籍异动学生数量的增加。②国家和高校宽松的学籍异动政策。中华人民共和国教育部令41号《普通高等学校学生管理规定》明确规定允许符合条件的学生转专业、转学、休学与复学等。各高校在此基础上也都制定了自己的政策允许学生学籍发生改动。③不良学籍异动的增加。所谓不良学籍异动，是指学生在校期间因违反学校学籍管理相关规定而受到学校处分导致无法正常完成学业的情况，这种处分一般包括留级、降级、休学、退学等。随着高等教育覆盖率的提高，高校生源质量下降是导致不良学籍异动的首要原因。

2.种类多，内容杂

学籍异动主要包括十几类。①休学与复学。按照《普通高等学校学生管理规定》，学生可以分阶段完成学业。因身体、家庭等原因，学生在学习过程中可申请休学， 休学学生应当办理休学手续离校，学校保留其学籍。学生休学期满，应当于学期开学前向学校提出复学申请，经学校复查合格，方可复学。休学材料应包括学生的休学申请及佐证材料（如诊断证明）、班主任、学院、教务处的意见以及教务处关于学生休学的红头文件。复学材料包括学生的复学申青、休学证明书、教务处同意复学的红头文件。②转专业与转学。转专业是校内学籍变动，符合学校转专业要求的，经学院、教务处、学校同意即可转专业。转学相对较为复杂，需要转出学校所在地教育行政部门的同意材料，以及转入学校相关部门出具的同意接收材料。③提前毕业与延期毕业。学校一般允许综合素质拔尖的学生提前毕业，提前毕业材料应包括学院出具的学生符合毕业条件的材料、教务部门及学校的审核同意材料。延期毕业是已经达到学校规定的学习期限，因成绩不及格、学分不够毕业标准等原因未能如期毕业。延期毕业材料主要包括教务处的发文。除此之外，学籍异动还包括留级、降级、退学等，这三类主要是不良学籍异动，应提供说明原因的文件。由于学籍异动档案种类多，内容杂，这就对档案管理者提出了更高的要求，只有制定科学合理的管理方法才能更好地发挥其价值。

3.随年级增长数量逐渐下降

随着时间的推移，学生的学习状态会慢慢趋于稳定，故而发生学籍异动的情况会慢慢减少。休学和转学一般是由于对高校所在地域文化或气候不适应，这一般发生在刚入学时，大一以后很少发生这种情况。转专业一般也是发生在第一学年，各高校对转专业都有严格的手续和要求，为了保证对新转入专业的学习时间和学习质量，转专业一般是在大一第一学期结束或者大一学年结束后统一进行。大一学年后的学籍异动主要是留级、降级、提前毕业、延期毕业等。分析X大学近5年毕业生学籍异动档案，学籍异动共涉及学生305人，其中发生在大一学年198人，大二学年40人，大三学年34人，大四学年33人。

二、学籍异动档案管理的原则

1.按实际毕业年份统一存放

学籍异动学生情况复杂，学习时间各异，为了方便查询和利用，按其实际毕业年份统一归档。这是学籍异动档案最重要的管理原则。《普通高等学校学生管理规定》对患有疾病的新生，经学校指定的二级甲等以上医院（下同）诊断不宜在校学习的，可以保留入学资格一年。符合条件的同学可申请休学、复学、转学制、延长学习期限等，这样就会导致这些学生不能和同时入学同批次的同学同时毕业。学生在毕业后利用学籍异动档案时，可根据其毕业证、学位证获取时间来准确界定其学籍异动档案的存放年度，准确锁定查找范围。

在规定学习期限内没有完成学业，中途自愿或被迫结束学习的，如取消入学资格、自愿退学、死亡、劝退等，按其应毕业年份存放。例如，张三2011年入学，学制4年，理应2015年毕业，中途张三因有其他发展机会自愿退学，无论哪年退学，其退学档案都应统一存放在2015年的学籍异动档案里。

2.完整性

只有将事件涉及的全部文件完整的加以保存，档案才真正具有记史、记事的作用。学籍异动材料作为记录学生学籍变化的记录材料，要完整的记录学籍变动的整个过程。学籍异动档案的完整性可以从以下两个方面理解：一是一次学籍异动档案的完整性，即产生学籍异动的过程必须是合理合规合法的，需要有每个相关部门的批准材料，存档时应将体现这一过程的全部问移交;二是除转专业、退学等一次性学籍异动外，有的学籍异动过程包括两次，如休学与复学、转学的转出与转入，这两次学籍异动档案必须完整的放在一起，这样才是一个有始有终的完整过程。保证学籍异动档案的完整性，才能保证档案利用的便利性。据笔者了解，部分院校档案馆对学籍异动材料并不作为必要材料处理，对于此类材料的归档不做强制性要求，用人单位来政审学生档案时时常由于档案材料不完整而影响录用工作。故笔者认为保证学籍异动档案的完整性，才能保证档案的完整性与档案利用的便利性。

3.便于利用

档案管理的最终目的就是便于利用，学籍异动档案也不例外。便于利用是其它原则的出发点和最终落脚点，只有保证了成套性和完整性，才能保证学籍异动档案便于利用。学籍异动档案管理要做到查询姓名便可将其所有学籍异动相关信息全部调出。鉴于目前我国大部分高校档案馆无法实现全文检索，这就要求将涉及学籍异动学生每个人逐条录入档案管理系统，而不能把同类信息归纳成一条，如“关于xxx等五名同学保留入学资格的决定”，这样按题名检索就只能查找到第一个人的学籍异动信息。

三、做好高校学籍异动档案管理工作的建议

1.建立学籍异动档案管理规章制度

高校档案馆应在学习和研究国家相关法律、法规、规章的基础上，结合学校自身的特点，制定适合本校的学籍异动档案制度或档案工作规范，使档案部门、教务部门学籍异动材料管理有章可循。由于学籍异动学生学习周期、过程和普通学生的差异性，普通的教学档案管理办法不能涵盖学籍异动档案的管理，将学籍异动档案的积累、归档、整理、鉴定融入到教学类档案管理办法中，并加以细化，使学籍异动档案管理规范化、科学化。

2.各管理主体分工合作，各尽其职

学籍异动档案的产生主体是学生，产生部门是教务处，保管部门是档案馆。只有各部门分工合作，才能做好学籍异动档案的管理利用工作。教务处要做好学籍异动档案的收集、积累工作，保证学籍异动档案的完整性。按照学生实际毕业年份统一存放，并在规定时间内组卷，将案卷移交至档案馆。档案馆则需要做好学籍异动档案管理的前端控制工作，和教务处做好沟通和联系，对其工作人员进行指导和培训，主要培训学籍异动文件管理的原则、方法、立卷的程序等。案卷移交后，对案卷题名、内容、目录格式等进行全面检查验收工作，确保案卷质量，便于管理和利用。

3.实现对学籍异动档案的数字化管理

在文书档案管理以“件”为保存单位的背景下，看似对文件之间的有机联系降低了要求，但这是建立在的检索系统及高质量的档案数字化馆藏基础上的。增量电子化、存量数字化是档案工作实现全面数字化的战略。增量数字化要求所有新增档案要有对应的数字化格式。实现档案管理系统与教务管理系统的对接，使学籍异动文件在办理完结后统一归至档案馆。这样既可以使档案馆做到心中有数，又可以防止因内容杂、时间跨度长而导致漏交、少交的问题。

学籍异动是学籍管理中的特殊现象，学籍异动档案虽然数量少，但它是学籍档案管理中的难点。在档案数字化迅速发展的今天，如何更加科學、合理的管理的做好学籍异动档案管理工作，是档案工作者需要用心思考的问题。

（作者单位：河北医科大学档案馆）