插卷、补卷问题探讨

雷励 刘艳凤

档案是历史的真实记录，档案的终极价值是其利用价值。一份内容齐全完整的档案是一份完美的档案。其利用价值才能完整呈现，其价值才能发挥到最大化。但是在实际档案工作中，往往会遇到档案内容的不齐全、不完整，或者缺失。此时催归催补所缺材料，对已经完成立卷的案卷进行插卷、补卷，是唯一的补救办法。本文作者结合档案管理工作实践，探讨了插卷、补卷的产生原因、工作流程、带来的问题等，并提出了改进此问题的建议。

一、案卷与文件

传统的档案保管单位是以案卷来论的，各归档部门把立好卷的档案，以案卷为单位归档到档案管理部门，比如2018年归档了多少卷外事档案，归档了多少卷教学档案，归档了多少卷产品档案等等。案卷内装的是文件材料，也就是说，案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。案卷内的文件的组合是根据文件的来源、时间、内容和外形上的异同点和联系组成。一份完整的案卷，除了包含内容齐全完整的卷内文件之外，还包括案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表等几部分。案卷封面项目包括：档案全宗名称、类目名称、档号、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、归档单位、密级等。在外观上，案卷就像是一本书一样，其封面封底（又称卷皮）多用牛皮纸。案卷存放时，会装入档案盒，然后把档案盒整齐排列于档案架上。根据案卷的厚度以及档案盒的大小，一个档案盒内可以装一本或几本案卷。实体查档时，工作人员需要先进行检索，然后去到特定的档案库房、找到特定的档案架、再从确定的盒内取出需要的案卷，进行查阅。

二、插卷、补卷的产生原因

档案记录的是真实的历史活动，因此归档工作也是在历史活动发生之后进行的，是对当时历史资料的整理和保管。归档工作在时间上一般是以年度来论的，如2018年一般归的是2017年产生的档案。在2017年结束时，各职能部门需要梳理本部门年度内的工作资料，把有价值的资料立好卷，于2018年年初归档到档案馆。提倡对于当年产生的档案当年及时归档，如2018年9月形成的高校学生录取名单档案，只要是档案内容已经齐全完整，招生部门在9月就可归入学校档案馆。如对于2018年春季学期已经形成的学籍档案，在2018年秋季学期一开始就可以归档到档案馆。也就是说在时间上，归档的基本原则是及时归档。在内容要求上，归档的基本原则是内容齐全完整。然而在现实中，职能部门在归档时间和内容要求这两个方面做的并不是完美。在时间上严重滞后归档，或者在内容上没归完、没归齐全。都会导致日后发现时进行补档：插卷和补卷。因此插卷和补卷工作也成为了档案馆一项经常性的补救工作。

三、插卷、补卷的分类与工作流程

在实际工作中，发生补档的状况后，还需要根据不同的实际情况来进行处理。第一类是由于在时间上严重滞后归档而产生的插卷、补卷，又分为以下情况：

1.遗漏的档案

比如2018年职能部门在整理文件柜时发现，有一堆2006年的文件材料，认为有归档的价值，当年忘了归档，于是联系档案馆想归档。希望归档后能和此前本部门的其它2006年的档案放在一起。

2.新发现的未归档案

比如捐赠档案，捐赠者把多年前的历史资料归档。

3.纠错当年的档案

比如职能部门在工作中发现，此前归过档的一份文件中的信息有误，需要把更新后的资料补入原来案卷。此类在时间上严重滞后的补档，处理方式有两种，一是如果补充的材料多，页码多，能够独立成卷，就独立组成新卷。二是补充的材料少，仅是几页，就直接补入当年的相关案卷，重新编页码，在卷内目录上补写信息，并写好备考说明。

由于在內容上没归完、没归齐全而产生的插卷、补卷是第二类。这里常常指的是当年新归的档案，部门已经立好卷，已经移交到档案馆，之后发现内容不完整，需要补充，或者发现少归了几份资料。此时，对于已经入了库房排好架的案卷，需要先在库房里调出案卷。如果案卷还未上档案架，就直接重新打开已经装订好的案卷，插入补充的内容。如果补充的内容太多，原案卷放不下，需要重新设立案卷：补新卷，对新补充的内容进行一系列整理，同时统筹同类目下的其他案卷的编号。

四、插卷、补卷带来的问题

插卷、补卷虽然是档案管理工作中不可避免的，但是其带来的影响还是不容忽视。首先是增加了档案整理工作者的重复劳动。档案整理人员需要对补卷材料再次进行次整理，比如重新编排档号、重新录入信息、重新装订等。其次是库房管理员要重新安排排架。一般对新归档案在排架时都会预留空间。由此带来的问题是，预留不足和富余都会带来相关工作量的增加。预留多则浪费资源，少则需要倒架。实际工作中对年代早的档案的排架，是按实体排架的，不再有预留。这时当要插入大量的年代较早的档案时，需要倒架的工作量是相当大的。由此看出，插卷、补卷虽是档案部门常有的工作，但由此造成的人力资源的浪费还是挺大的。再次是，给档案利用带来不便。使得档案的利用价值打了折扣。当这些需要补充的档案没有被发现，没有被补入之前，利用者是无法查阅到这些档案的。从而会给利用者带来损失，这份档案就失去了它应有的价值。

五、几点建议

1.增强归档部门的档案意识，做好原始材料积累

对于职能部门而言，如果在日常工作中带着档案意识去积累、整理归档材料，就能做到及时检查、及时发现遗漏，及时把缺失的内容补充齐全、完整。这样就从源头上有效减少了事后插卷、补卷发生的机率。

2.在归档时间上，倡导“一结束就归档”

加强归档部门及时归档的意识。提倡某项工作一结束，就把相关材料打包归档。及时清理工作资料及时归档，力争在时间上不滞后。缩短档案材料滞留职能部门的留存时间。这样就为事后插卷、补卷赢得了时间。

3.档案管理部门应加大对已归档案的排查

对于档案管理部门而言，定期排查已归档案，主动筛查有无重要内容的漏归，有无重要信息的不完整。比如重要年份的缺失，重要事件的缺失，重要人物的缺失，重要文件的缺失等。一经发现及时联系归档部门进行补救。

（作者单位：西安交通大学档案馆、西安交通大学文治书院）