大数据环境下的档案信息服务创新研究

孔明月

一、大数据环境下档案信息服务创新的作用机制

1.档案信息服务创新可推动工作与时俱进

大数据环境下档案信息服务创新研究能推动档案信息服务工作与时俱进，也是其发展宗旨的要求。美国经济学家最早在《经济发展理论》中探讨了创新理念。具体来讲可分为五类状况，即引进新品种，采用新型生活方式，打造新的领域市场，获取到新的资料供应来源，创新性的组织系统以及工作观念等。档案利用工作的充分实现是体现在档案信息服务工作的有效完成。社会经济与科学技术高速的发展对档案工作以及档案信息服务工作提出了新的挑战。无论是社会组织还是档案馆都逐渐由档案管理者转变成档案服务者，更加注重为用户提供多样、深层次的档案信息服务。而档案信息服务工作符合时代发展进行创新，以社会需求为导向面向社会发展进行服务，是与时俱进的体现，能强化档案服务功效。

2.档案信息服务创新可完善档案馆基本职责

开发整合重要的档案信息资源、面向档案用户提供满足其需求的档案信息服务，是完善档案馆基本职责的条件。社会实践产生了档案信息，其又将服务于社会。随着档案用户利用档案的增多和用户需求的多样化，档案馆服务工作应更多面向用户，满足用户需求，探索出更加完善的、“以用户为中心”的档案信息服务模式。当代国家贯彻以人为本的科学发展观，档案工作则也要贯彻“以人为本”的理念，提供更先进的服务模式。服务模式的创新，使得档案馆的基本职责更加深刻明确，使得档案信息服务的途径更加多元。

3.档案信息服务创新可促进档案馆自身发展

大数据环境下档案信息服务创新研究能促进档案馆自身发展。随着计算机技术与网络信息技术的不断提高，大量的电子文件不断产生，传统的档案管理工作模式已经逐渐被电子信息技术模式所取代。越来越多的数据促使档案馆不断与时俱进，也在要求档案馆不断创新发展。“实体档案馆”逐渐转变为“数字档案馆”，对于数据的利用越来越普遍。档案馆也逐渐由传统单一的结构模式转变为数字档案馆与现实馆藏并存的新型模式。

4.档案信息服务创新可反向推动技术发展

计算机技术运用于档案信息服务管理加深了数字化，档案信息服务创新同时在一定程度推动技术的革新。档案信息资源数字化实现了档案信息资源存在形式的变化，实现由传统的信息与物质载体的统一到信息与物质载体的相对分离。档案信息资源存在方式的改变为档案信息资源的充分共享提供了提供了技术保障，为社会便捷高效地利用和使用档案信息提供了可能，为有效提供档案信息服务创新提供了可能。

二、档案信息服务管理现状分析

1.档案信息服务中应用网络媒体创新不够

机制创新关键在于，服务应符合信息需要，把握信息资源特点，受到信息行为的指引，注重信息服务面向动态目的，将其作为具体对象。随着大数据时代的到来以及网络技术的迅速发展，各种新媒体产业开始发展壮大。越来越多的领域以及行业开始利用微信、微博等新媒体进行宣传服务。不断发展创新服务项目。而档案作为一个新兴的小行业，对于网络媒体的应用还不是十分普遍。对于网络时代大数据的运用还存在问题。而尽管部分档案馆已经运用微信、微博新媒体进行服务宣传，但其只是机械的运用，并且对于档案信息服务这个问题重视程度不够，创新程度不够。

2.大数据发展容易导致档案信息堵塞

大数据时代的到来使档案数据逐渐呈现出增长趋势，而档案管理机构的存储设备不能满足数据存储的要求。档案信息无法得到有效存储就无法充分的满足社会需求，就不能真正的实现档案信息服务的具体化。尽管有些档案部门已经使用“云”技术对档案信息进行存储，但还是无法满足档案存储困难问题。大数据系统需要将所有数据分析提取，然后将这些数据信息上传，需要很多时间，由于数据变化更快，上传到云盘数据缺乏时效性，从而影响整个数据传输速度。档案信息堵塞就无法及时及时满足社会公众档案需求，从而影响服务质量。

3.档案信息服务理念较为落后

档案信息服务理念也应紧随时代的发展，档案信息服务理念作为一种意识，对于我们档案工作具有指导性的作用。我国档案信息管理人员的服务理念以及的服务意识仍相对浅薄。在进入大数据时代的条件下，人们的观念思维还限定在一定范围内，无法适应数字化建设的变化。档案管理人员的服务观念无法与时俱进，相对封闭落后。导致大量有价值的档案信息无法充分发挥价值，造成大量的社会资源浪费。这些都是当前档案信息服务工作者所拥有的落后观念，严重阻碍了档案事业及档案信息服务的发展。

4.档案工作人员素质无法满足档案信息需求

当前档案工作人员素质较低，无法满足档案信息需求。档案工作人员的素质直接对档案信息服务的质量发挥着作用。档案工作人员的弊端主要体现在两个方面，一是档案工作人员的科学文化水平不高。许多单位对档案工作不重视，从其他部门调动人员来管理档案工作，致使档案工作人员既没有服务意识和档案意识，又没有档案工作需要的文化程度，还缺少必要的技术能力和业务基础，这会严重阻碍档案工作的发展，影响档案工作信息化的进度。二是档案工作管理人员专业知识匮乏。在当前管理的實际工作中，管理人员来自专业领域十分之少，这会导致档案工作管理人员不熟悉工作，难于实现管理标准化、制度化的任务。所以其自身素质与能力无法更好的满足社会档案信息需求。

5.档案信息安全性面临着挑战

档案信息安全管理随着大数据的到来开始面临越来越大的挑战。由于档案信息的开放标准并没有严格的定义，因此，一些机密性较高的档案信息极易被相关人员获取。档案信息的保密性遭到了破坏。对于国家而言，大量的机密信息被泄露，会对国家社会经济造成损害，甚至对国家的发展会产生严重威胁。对于个人而言，一些隐私的信息外漏，对于自身以及家庭的安全都会造成不可磨灭的伤害。档案信息的安全在某种程度上影响着档案信息服务效果。

三、大数据环境下档案信息服务创新的对策

1.优化整合开发档案数字资源及应用网络媒体技术

优化整合档案信息数字资源，使档案信息资源更加有序化，促进档案信息服务更加有序健康发展。可通过强化宏观调控、完善政策规定、合理规划实施，来进行档案资源整合。要以改革创新为核心，以社会和公众需求为方向，宏观手段与微观政策相结合，促进档案资源电子化和数据化。国家要加强宏观调控，积极组织协调，充分利用大数据背景下的网络环境，建立全国范围内的网络信息资源管理机构。建设深层次、系统化的档案信息资源保障体系。开展档案资源共建共享政策，大数据背景下建立档案数据资源模块化处理机制，实现资源优势。要发挥社会各方面的积极性，实现资源优势：利用群体智慧、谋划共建策略;吸纳社会资金提供物质基础，形成人才优势、组织协作克服困难。积极利用微博微信等新媒体技术进行宣传服务。只有这样，档案信息资源优化整合与开发利用才能形成规模、才能推动服务事业发展。

2.运用现代科学技术

提高档案信息服务创新能力有效提高需要加强档案数据分析工具的开发。档案信息的分析能力的提升，会更精确更准确的满足社会公众需求，档案信息服务质量也会优化提升。档案信息服务部门可加强与数据分析工具开发企业之间的联系，根据档案管理部门的实际情况，开发出适合本行业特点的分析工具，利用数据分析工具对档案信息数据进行分析，从中提取重要的信息加以儲存，大数据应用于档案信息管理不仅使档案的价值得到充分发挥，而且在一定程度上保证了重要信息的丢失，在允许数据信息多样性的基础上，提高了档案信息处理速度，提高信息管理效率。同时，可以利用大数据技术拓展档案信息检索途径，创新检索手段。在包含目录、全文内容的起点上，应创新提供有关声音、视频以及图像等新载体形式的信息内容。具体检索方式由单一逐步转变为多元化方向发展，提供有效的信息检索服务。“云”技术作为大数据时代出现的热点也开始在档案工作及其服务领域发挥其重要的作用。档案界相关人员网络技术十分重视的同时，就使得云计算得到了快速发展。云计算之所以受到青睐，是因为其具有十分优越的特征。其优越性主要表现在，一是用户利用云计算技术寻求所需档案信息时成本较低，对于电脑维护方面考虑也十分少，硬件的损害程度也小。二是云计算本来具有的强大存储能力。大数据时代海量信息的出现使得档案信息堵塞，充分利用云计算技术，深入研究其发展前景，创新发展云计算，就能尽可能的避免大数据时代下信息堵塞的情况，及时满足公众需求，提高档案服务水平。

3.革新档案信息服务理念

数据管理不仅是一种先进的管理技术方法，更是一种全新的思维理念。随着大数据在社会生活中的不断普及应用，一套先进的理念对于档案服务事业的发展有着重要的推动作用。数据管理伴随着大数据的产生应用而生，通过充分发挥数据的作用以实现工作更高效的数据组织。档案信息服务创新的有效发展离不开有思想理念的更新。要革新以往错误理念，对档案工作人员进行思想文化教育，逐渐建立起整个社会的档案意识，促进档案信息服务工作的健康发展。树立以用户为中心的服务及数据健康科学管理的理念，深入了解档案用户准确的档案信息需求，特别是处理好用户与档案部门的供求关系，实现平衡有序发展。除此之外，档案编研作为信息的汇总出发点，其思路也应不断创新，工作力度不断加大成为一个必然趋势。

4.提高档案管理人员自身素质

提高档案人员素质为创新档案信息服务谋利。档案信息服务水平的提高与档案管理人员每个人的素质都息息相关。优秀的人才队伍构成应该是每个档案管理人员都具备相关的素养。一是提高档案管理人员的政治素质，认真学习先进的思想和理论，用科学知识武装自己的头脑，树立正确的观点，为档案事业的发展思想基础。二是提高档案管理人员的职业道德，牢固树立用户至上的理念，以用户需要为中心，提高服务质量。尊重档案、尊重历史，保护档案的原始记录性;恪尽职守，形成严格的保密观念，确保档案信息足够安全。三是提高档案管理人员的专业素养，要积极主动学习档案专业知识，精通档案业务，并熟悉一定的计算机技术以便顺应时代发展。四是档案管理人员应具有创新意识。创新是工作向前开展的推动力，更是大数据背景下档案管理人员应具备的新思维和新素养。知识经济的到来，我们要努力与创新同步，需要更新思维，以新想法和新建议处理出现的问题，努力把档案服务管理工作提高到一个新高度。

5.建立健全档案信息服务管理监管制度

档案数字化是靠录入人员来完成的，所以，加强对数字化员工的管理，对于档案信息安全来讲，是前提和基础。对于信息安全管理人员也需加强素质。由于大数据时代档案的开放性和多样性等特征，使得各种档案信息的安全事故不断增多，为了确保档案管理的安全性，建立健全必要的档案安全监管制度十分必要，档案部门以及档案人员要积极监督，做好各自的工作，从而加大对各类档案信息的保护力度，降低档案信息的风险，尽可能避免各种数据和信息出现泄漏的情况。除此之外，政府相关部门也应加大对档案信息服务安全的监管力度，积极筹集资金，为建立安全保密管理系统提供有效的物质基础。充分利用网络环境建立信息化管理平台，档案用户以及管理人员才能更好地提高档案管理的信息化水平，提高档案信息安全。

6.积极开发档案数据资源拓展服务渠道

大数据的背景下，人们对于各类信息的需求日益多样化，对于各种信息服务质量的要求也越来越高。随着科学技术以及社会经济的发展，人们的生活水平在不断提高，因此，对于各项事业的服务要求更加之多，也更加离不开各种各样的信息服务。需求的多样化要求我们必须积极拓展服务渠道。创办服务实体，开展档案产业，为档案用户提供便捷的服务信息。除了提供直接服务，还要有针对性的为特殊利用者提供特定服务，形成特定人群专门的服务通道。开展特色档案信息产品，开展电子商务，通过创新档案服务手段以促进服务水平。发挥相关专业优势，构建档案、图书、情报之间的联系，建立完备的档案信息系统，逐渐形成一体化体制，建立联合服务，促进档案信息资源共享。除此之外，建立信息服务反馈系统，通过创新反馈机制，逐步减少服务质量的不良化，提高档案信息服务的科学性、合理性、系统性。

（作者单位：河北大学管理学院）