医院医疗设备档案管理工作刍议

王钧

随着现代医学水平的发展，医院业务的发展、技术的进步越来越依赖医疗设备，医用仪器设备在整个医疗卫生行业中所占的比重越来越大，医疗设备的先进程度是衡量医院现代化的重要指标，医疗设备能否正常运行直接关系到医院的医疗质量和经济社会效益，现代医院管理的重要工作之一是做好医疗设备管理，医疗设备档案是医疗设备管理的重要基础和依据，要想管好、用好医院医疗设备，减少设备的闲置率、故障率， 提高设备的使用率，就必须建立起完整的医疗设备档案，并进行科学有效的管理。如何建立完整的医疗设备档案并解决管理中存在的问题和不足，充分挖掘设备潜力，为医院的现代化建设服务，正是本文所探讨的内容。

医疗设备档案是医疗设备在服务医患过程中的全部历史记录，它是设备管理工作的重要组成部分。设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，周期长、中间环节多、参与人员杂，它主要包含了以下几个方面的内容：1、各种文件：如设备申请材料、使用科室的医疗需求及社会效益和经济效益分析的可行性论证报告、设备年度采购计划及设备管理委员会讨论审批意见、地区卫生资源配置许可的有关材料、供货商资质、招标书、投标书等;2、设备购进中的各种记录：如产品介绍、谈判记录、招标记录、合同、协议、人员培训记录等;3、各种原始凭证：如设备进口证明、海关免税证明、报关单、商检证明、到货通知、提货单、发票复印件、装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸、安装调试验收报告;4、设备运行使用过程中形成的资料：如使用记录、维修管理办法及维修保养记录、运行动态记录、经济效益分析、计量检测记录、报废记录等。因此，设备档案的管理是一项耗时耗力且工作量相当大的工作。

医疗设备档案要适应现代医院发展的需要，就必须下大力气建立和完善更有利于医院发展和患者需求的医疗设备档案管理体系。具体说来，就是要把医疗设备档案建成监控医院发展的晴雨表、跟踪器，使设备档案管理真正融入到设备购进、具体使用、维修保障的全部过程中去，通过档案记录定期、不定期的监控设备质量、运行状况、维保情况，最大限度地发挥医疗设备档案在医院发展中的积极作用。

一、目前医疗设备档案管理中存在的主要问题

1.档案管理制度不健全。大多数医院对医疗设备档案的管理工作重视不够，未建立统一的规范有效的管理制度，日常工作中档案管理随意，无章可循，导致医疗设备档案管理混乱，查找困难，不能及时提供给维保人员使用，也不能很好的服务于临床、医技科室，更难以为医院管理层制定相关决策提供依据，甚至造成档案断档、遗失的现象，难以充分发挥设备档案的参考作用和深入挖掘设备档案的深层价值。

2.设备档案管理人员素质较差，专业技能水平低下。长期以来医院设备管理科室和使用科室往往重视设备的采购、维保及使用，对设备档案工作重视不够，通常由设备维修人员兼任或退居二线人员任设备档案管理员，这部分人员由于缺乏专业的档案管理知识和技能，对档案管理具体工作不熟悉，只能起到简单的归纳作用，对设备的性能及成本效益分析更是一无所知，不可能完成专业性较强的设备使用效益分析任务，致使设备档案很难完善，难以起到有价值的参考作用，最终形成“死档”。而且有的医院设备档案管理人员更换频繁，导致部分设备档案资料有借无还，甚至永久性遗失。

3.档案管理体制不理顺，各部门档案管理职责不清晰，交叉重叠。大多数医院医疗设备的采购、安装、保养、维护隶属设备科，具体使用是临床或医技科室，没有一个具体的部门来统筹协调档案的管理工作，也未明确医疗设备档案管理权限的归属科室，设备管理科室和具体使用科室在设备建档、管档方面职责不清，交叉重叠，档案各记各的。在实际档案管理过程中，设备管理科室仅仅关注设备的考察、招标、采购和维保，使用科室则关注设备的安装、调试、验收和使用，从而使医疗设备相关资料的收集、归档处于片面、分散状态，没有形成统一、完整的医疗设备档案。

二、改进措施

1.建章立制完善医疗设备档案管理制度。建立一套科学、完善的规章制度是医疗设备档案工作走向规范化、制度化的重要基础。根据医院的实际情况，以《档案法》为依据，建立一套适合本单位工作的医疗设备档案管理制度，使档案的采集、归档、审核、保管、交接、整理、调用、借阅等各个环节有章可循，建立起标准化、正规化的档案管理模式，确保设备正常使用，提高设备利用率，充分挖掘设备潜力，为医院的医、教、研工作提供可靠的保障。

2.选配高素质的档案专业人员管理医疗设备档案，并对现有人员进行档案管理知识、技能的培训。医院要选配熟悉档案工作流程的档案专业人员管理医疗设备档案，并对现有人员进行档案管理知识、技能的培训，学习《档案法》《保密法》等与自身工作密切相关的法律法规，提高档案管理意识，树立依法管档的思想观念。充分认识设备档案在设备管理中的重要性，加强档案借阅管理，杜绝档案遗失现象。注重做好设备使用的成本效益分析，确保医疗设备档案信息的可靠性、真实性， 使医疗设备档案成为推动医院发展的重要参考。

3.理顺现有的医疗设备档案管理体制，实行档案集中统一管理。建立分管院长负总则，设备科主任牵头，设备档案管理人员、操作人员、维保人员共同参与的管理模式，形成医院、设备管理科室、设备操作科室三级档案管理网络。对各科室购进、使用的设备，实行设备科管总，操作科室管分的模式，设备总档案存设备科，分档案存设备操作科室。这种管理模式既能保证档案完整、有序，也充分体现了《档案法》中有关统一领导、分级管理的原则。

三、拓展设备档案的服务范围

1.要注意发挥医疗设备档案管理的监督功能。医疗设备档案是以购置、使用、维保、报废为主线进行整理和归档的，医疗设备档案最主要的功能在于发挥它有效的监督功能，变“死档”为“活档”，直接为医院发展服务。它能为医院决策层及使用科室是否添置新设备提供可靠的参考依據。在规模较大的医院，由于利益的驱动，有可能出现多科室申请重复购置设备或低效能购置设备的情况，盲目重复购置、低效能购置设备必然会给医院带来不必要的浪费，通过查阅设备档案、分析已有的设备效益档案，就会知道哪些设备使用率已经饱和，那些设备病源少，长期低效能运行，设备闲置浪费严重，从而决策哪些设备急需，哪些可以缓购，哪些坚决取消，从而把好医疗设备购置的第一关，有效降低医院的资金成本，减少设备、资金浪费，使医院有限的资金用到最急需发展的方向。

2.要多角度拓宽医疗设备档案管理的服务领域。一是医疗设备从购置到报废，过程长、环节多，出现各种意外情况的概率大。当出现某种意外情况时，设备档案中的资料将会成为解决问题的最直接、最有力的依据。如设备购置过程中出现设备与要求不符、部件短缺、安装调试、余款支付、人员配训、售后服务方面的纠纷，即可查阅设备档案中的招标文件、订货合同及详细配置清单、协议书等相关资料，核实对方是否按所签约的条款执行，是否违约，以维护医院的正当利益。二是再如使用科室在使用设备检查时，检查结果与病人最终诊断结果出现误差，甚至出现漏诊、误诊情况，导致病人提出质疑，产生纠纷，设备使用科室可以通过医疗设备档案从中找出设备使用说明中的检查极限范围，当前设备的功能缺陷，如果检查中的误差、漏诊、误诊是设备功能缺陷或超极限范围所致，则可化解矛盾纠纷或减轻工作人员的责任。三是设备档案管理科室还可以主动与使用科室联系，开展阶段性设备使用效益分析，通过效益分析，可以帮助使用科室综合分析设备运行状态，挖掘设备的新功能，提高设备的使用率和利用价值，还可以为后期医疗设备的技术改造提供有利的技术依据。四是医疗设备档案中记录的设备运行中的大量基础数据和诊断记录还可以为医院的科研工作提供有力的支持。

3.以医疗设备档案为基础，可以为建立区域统一的医疗设备资源平台提供有力的支持，有利于提高区域医疗设备的利用率，实现资源共享，节约医院资金。面对竞争日益激烈的医疗市场，同一区域的各大医院拼设备、拼资源，恶性竞争，设备盲目重复购置严重，远远超出区域病人的实际需要，造成大量设备闲置，浪费了大量宝贵的医疗资源。因此，整合区域内医疗设备资源，避免恶意竞争，实现资源共享，成为地区卫生行政部门的重要任务。要实现上述任务，就要在信息化的基础上，以各个医院医疗设备档案为基础，建立区域医疗设备档案库。在满足群众就医需求、促进各个医院均衡发展的基础上，统一规划区域设备配置，并在对外网站上公布，方便群众查询，实现区域资源整合，达到节约资源、共享互利的目的。为群众就诊看病，提供最大的便利。这是医疗设备档案管理人员的职责和义务，也是发挥医疗设备档案作用，满足患者、临床需要、奉献社会的好事。

（作者单位：山东省寿光市中医医院）