在深化改革中加强档案管理

白帅帅

摘 要：随着时代的发展与科技的进步，事业单位档案管理模式逐步更新。为了满足现代事业单位的发展需要，紧跟科技发展步伐，档案管理的创新性成为业务建设的关注焦点。照此方向，本论文从存在的问题、创新手段等方面对事业单位档案管理进行说明，旨在推动事业单位进一步发展，为档案管理方式的学理研究提供翔实的理论资料。

关键词：档案管理；创新；改革

事业单位档案管理主要是对生产经营活动的原始记录进行保存和管理，事业单位档案具有一定的社会功能，是事业单位发展当中不可或缺的资源，并且其对于日常工作的开展和基层建设等都具有非常重要的指导性作用。可以看出，事业单位档案文件管理在事业单位管理中具有非常重要的地位。只要做好管理档案文件的工作，就可以充分利用事业单位档案文件的作用，促进事业单位健康发展。但是在实际的事业单位档案管理工作中仍存在一些问题，严重影响到事业单位档案管理的质量。因此，加强对事业单位档案管理工作中存在的问题及其优化措施的研究，对于事业单位的发展是非常具有现实意义的。

1 档案管理工作存在的问题

1.1 管理制度缺失

许多地区没有形成健全完善的档案管理制度，这就容易造成相关工作人员在实际进行档案管理工作时缺乏规章制度作为参考，导致日常档案管理工作存在很大的随意性和不确定性。比如，工作者不能按照规范对相关资料进行收集和归档；也不能依照管理细则的规定分类保存档案，使得日常管理工作杂乱无章。尽管有些单位已经意识到这一点，参考国外先进的管理办法建立了档案制度，但由于缺乏严格的执行力度，在日常工作中还存在职责划分不明确的现象，所以一旦出现问题，管理人员就相互推脱，互不担责。

1.2 档案管理方式落后

现如今，在我国很多事业单位的档案管理工作当中仍一直沿用手工作业的方式。在实际的档案管理工作中，一个档案主题会涉及到不同相关部门和单位的资料，如果将这些资料一并移交到档案馆时，必然会有很有档案是重复的，这时就会加大档案存储的压力。那么怎样才能够在这些海量的信息当中筛选出具有价值的信息，并对这些信息资源进行合理的加工和利用，实现事业单位和职工共享，这是档案管理人员需要去完成的工作。而如果采取手工作业的方式，无疑会加大档案管理人员的工作难度和工作量。虽然目前也有部分事业单位的档案管理部门开始引进现代化管理设备，利用计算机对档案进行管理，但是也仅局限于一些基本功能的使用，比如：档案目录的编制、统计、检索等，却并不具备综合处理的能力。随着事业单位档案的不断增加，这种落后的档案管理方式必然无法适应事业单位发展的需求，进而使得事业单位档案无法充分的发挥出其利用价值。

1.3 资金投入短缺

事业单位对档案管理和保护的重视不够，投入资金非常有限，甚至出现资金短缺，管理的设备和手段欠缺，不能有效发挥档案资源的重要作用。

2 在深化改革中加强档案管理的措施

2.1 创新业务技能，提高服务水平

对于档案管理者自身来讲，也要对自己的工作重视起来，正确认识自己岗位所起的作用，积极学习专业管理知识，努力做好每一个工作细节。档案管理者的业务技能水平关系着档案资料的质量，所以相关人员必须努力提升自身的服务水平，除了加强对专业知识的掌握还要提高计算机操作水平。部门领导也要根据科室情况合理分配岗位职责，争取达到“尽其才，尽其能”的目标。为了保证档案管理工作的先进性，事业单位应每年定期招聘新职工，让年轻人的青春热情感染到在岗职工，充分提升整体的活力，从而使工作效率得到提升。另外，要对档案部门人员定期开展培训教育，邀请专业水平高、管理技术强的讲师来分享经验，交流心得，从而使员工通过这种方式得到

提高。

2.2 建立完善的事业单位档案管理机制，加强岗位职责

任何事业单位想要提高档案文件管理水平，首先必须建立一个完善的事业单位档案文件管理系统，并制定良好的档案文件管理制度。這就要求事业单位档案管理方式的更新和管理水平的提升都必须要与时俱进，紧跟科学技术前进的步伐，建立和现代事业单位档案管理相适应的档案管理体系。同时档案管理部门还需要明确档案管理人员的工作职能，并将档案管理和档案管理人员的绩效考核挂钩，这样才能够有效提升档案管理工作的水平。另外，事业单位的档案管理工作还必须要根据相关的法律法规，并结合公司自身的开发需求，为事业单位开发相适应的档案文件管理系统，这需要事业单位档案文件管理人员在工作中遵守“统一控制，分层管理”的原则。在实际的档案管理工作当中需要将档案管理工作的实效性放在首位，并严格按照相关的管理体系执行档案资料的收集、保管、保密和存储等工作，从而确保事业单位的档案资源能够得到最大价值的利用。

2.3 充分发挥信息化技术优势

随着信息技术的高速发展，计算机信息技术在各行各业中得到了广泛的应用，在很大程度上推动了各行各业的发展。信息技术在事业单位档案文件管理中的引入，可以有效地改变传统的档案文件管理理念，创新档案文件注册方式，提高档案文件管理的效率和水平。因此，在事业单位档案文件管理中，我们应该充分利用信息技术来推动档案文件管理申报过程，并利用计算机技术、电子信息技术和网络技术对档案进行有效的管理。同时建立和档案信息化建设相适应的档案管理体制，从而提升档案信息资源的开发和利用价值。另外，在事业单位档案信息化建设过程中，还需要将档案由传统以保管档案实体为主逐渐的向提供社会服务的方向转变，从而有效的提升档案管理的社会价值。

2.4 加强事业单位档案管理人才队伍建设

现代事业单位档案管理人才应具备较高的职业伦理、职业素养、职业技能。由于档案工作环环相扣、细致琐碎。这就要求档案工作者要树立“认真负责，耐心细致”的职业态度。一方面，事业单位档案管理人员要做好人才引进工作，事业单位档案管理对事业单位发展非常重要，管理观念和机制必须要坚持与时俱进的思想。做好人才引进，通过人才引进的方式，推动事业单位档案管理的信息化发展水平和管理水平的提升。另一方面，要做好现有事业单位档案员工的培养工作。事业单位现有档案员工在档案管理方面已经具有了一定的管理能力，对这部分员工要加强培训，要积极用现代档案管理思想去培养员工，帮助员工转变思想，提高档案管理的认识。要快速掌握现代事业单位档案管理的技巧，提升员工个人能力，在培养的过程中可以采用外部培训和内部培训相结合的方式进行。最后，事业单位档案管理人才队伍建设过程中必须要建立完善的考核机制，采用聘用制增强员工责任感，同时对无能力、不符合事业单位档案管理要求的员工，坚决清理出档案管理队伍，提升档案管理人员工作效率。

3 结语

综上所述，随着时代的不断进步和发展，现代事业单位在发展的过程中会面对越来越多的新挑战。在这样的背景下，事业单位要想得到稳定的发展，因此，有必要将事业单位档案文件管理作为事业单位管理工作的重点，不断完善事业单位档案管理系统，加强对事业单位档案管理的重视。同时还需要引导事业单位全体人员树立正确的档案管理观念，提升档案管理人员的专业技能，不断的创新档案管理方式，使事业单位档案管理可以适应现代事业单位发展的需要，促进事业单位的可持续发展。

参考文献

[1]张丽娟.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].事业单位改革与管理，2015，（18）：228.

[2]张玉香.图书情报与档案管理研究生人才需求与创新能力培养研究[D].湘潭大学，2013.