电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用解析

陈倩 江苏省常熟市航道管理处

引言：在时代进步、科技发展的21世纪，信息化已经成为上至80岁老人，下至牙牙学语的小孩都耳熟能详的词语，影响着人们的生产、生活与工作，使这些方面产生了极大的变化，档案管理在应用信息化管理模式后更是如此。在现代化发展中，档案管理实现信息化发展是必然的，固步自封或者对时代发展不敏感必将会在这个信息化发展浪潮中退出。

一、电子信息化档案管理模式的含义与特点

（一）电子信息化档案管理模式的含义。信息化已经成为21世纪发展的标志，各行各业的发展都依靠信息化加快了生产工作的效率，而电子信息化管理正是以先进的计算机网络技术为支撑，以现代化的科学技术手段为指导形成的一种信息转化成电子化模式并进行储存的管理方法。一般来说，电子信息化管理模式的应用主要是将单位或企业生产发展中涉及到的各种信息输入到私人电脑、U盘、硬盘或者网络上，然后运用计算机设计的特定程序，对这些信息进行分类汇总、调查总结以及实现传递转运的目的。档案管理模式实现了电子信息化不仅可以保存以文字形式存在的资料信息，还能储存单位或企业发展中应用到的各种图片、音频、视频等信息，并对其分类，如此一来，不仅极大地减轻了档案管理员的劳动强度，还提高了档案文件的保存时间，对于单位或企业的健康发展来说尤为重要。

（二）电子信息化档案管理模式的特点。档案管理实现电子信息化的管理模式只要一台电脑就能完成所有的工作，包括档案的生成、归类、签发、查找、保存等，而且档案的阅读形式也成了电子版的在电脑上阅读，这是与传统档案管理不同的地方。档案管理要求收录的信息资料都是真实可靠的，经得起查找验证，而且具有规范性和可利用性，这就需要在浩瀚的档案资料中查找可利用的信息，并将这些信息中冗杂部分去除，若是传统形式的档案管理模式，会增加许多人力物力成本，还会存在查找不完全等问题，而电子信息化档案管理模式的应用，只需要在电脑上进行几个轻松的操作就可以完成之前大部分的工作，工作人员能在较短的时间内完成较多的工作，提高了工作速度。因此，电子信息化档案管理模式在时代的发展中已经趋于成熟，而且信息的录入、储存、查阅等各方面的操作也在不断完善，更适合单位或企业发展的需求，便捷性与严密性的特征使得其深受档案管理人员的欢迎。

二、电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用

（一）实现了档案管理的流程化工作模式。传统的档案管理仅是在一个地方存储纸质的资料，若是需要查阅必须要到这个地方进行，而且大多数资料只有一个，难以共享，而电子信息化档案管理模式的应用，则实现了资源的共享，所有人都可以通过登录计算机来查阅自己所需的资料。此外，这种管理模式使得档案管理变得有条理性，形成了流程化的工作模式，不再是传统上的对档案资料进行查询前需要耗费大量的时间来查找资料所在的位置，而信息化的档案管理模式则在使用之前就由专门的程序设计人员设计好了管理模式，若是需要查阅信息，则需要在电脑上输入自己的权限与需要查阅的内容即可。

（二）提高了档案管理工作的即时性效果。在电子信息化档案管理模式应用之前，档案管理人员需要耗费大量的时间来进行资料文档的整理、归类，而且这项工作十分繁重，导致很多管理人员不想从事档案管理的工作，而从事了这项工作的人员大多数会消极怠工，使得档案信息管理工作的质量难以保证。即便档案管理工作人员认真工作，最大化的提高工作速度与效率，但是信息的整理过程还是会耗费大量的时间，这就导致在需要用到档案信息的时候不能正常使用，给相应的工作带来极大的困难。而电子信息化档案管理模式的应用，可以有效规避以上所有的问题，工作人员在极短的时间内就可以完成档案信息资料的录入工作，能有效保证档案信心管理工作的及时性，而且在计算机中还会自动对这些信息进行归纳、鉴别，这就使得信息的实用性功能得到了有效发挥。

（三）增强了档案管理的安全性保护。档案管理对于单位或企业来说是其发展的根本，对于国家来说更是如此，因此必须要保证档案资料的安全性，不会发生资料泄密的情况。在信息保密方面，电子信息泄露虽然比纸质档案增加了更多的途径，档案信息的保密难度也相对应增加，但是只有做好相应的防护措施，谨慎处理档案的保存与传递，在实际保密中就会比纸质档案更加严密。由于电子信息档案管理是将资料信息放入互联网中，为了避免黑客攻击防火墙，窃取档案资料信息或者合法用户超越自身阅读权限的行为，需要由信息安全人员升级防火墙，并将电子档案分级保存，针对不同人员的工作性质与地位设置不同的阅读权限，甚至是让一些档案只有在特定的区域或电脑上才能阅读。

（四）提升了档案管理工作的精准性检索。档案的建立是为了之后需要的时候进行查阅，因此档案检索是档案管理的重要部分，传统的档案管理模式需要人工对所需要的内容进行查询，耗费了人力物力不说，在查询完之后还需要对这些资料重新整理，还增加了不必要的工作量。电子信息化档案管理模式的应用，使得人们可以在计算机中完成相应的检索工作，只要输入需要检索内容的关键词就可以查询到所需要的档案，提高了检索的效率与精准性。

结束语：总而言之，电子信息化档案管理是信息化时代发展下的一个产物，其实现了档案管理的流程化发展、提高了档案管理工作的即时性效果、增强了档案管理的安全性保护、提升了档案管理工作的精准性检索。