学校档案管理的规范创新及信息化建设方法研究

2019-07-13秦乃刚

探索科学(学术版) 2019年5期

关键词：档案资料档案管理信息化

秦乃刚

山东省实验中学东校山东济南 250109

引言

随着现代信息技术的发展,档案信息化管理成为了一个重要的发展趋势。积极进行学校档案工作的信息化改革和创新,是新时期学校档案管理最重要的目标之一。

1 加强学校档案管理的重要意义

1.1 保证档案资料内容的客观性、准确性学校档案资料的内容中记载了学校的发展历程以及全校师生的具体情况,对于学校的运行、管理以及发展有着非常重要的意义。为了充分的发挥档案资料的价值,最重要的就是要保证其内容的客观性、真实性,而档案管理相关工作则在这一个方面有着不可替代的作用。

1.2 促进良好学风的形成由于学校档案中通常会记录着学生在校期间的主要表现和学习情况,学校通过档案管理工作保证学生状况的及时记录,以及对学生档案进行分析可以更好的进行校园管理工作,促进良好学风、学校氛围的形成。同时学生由于害怕在档案中留下不好的记录,也会在日常学习生活中自觉遵守学校的规章制度。

1.3 为学生的未来发展提供保障和依据在学生的发展过程中,档案资料对是对其评价的一个重要指标,尤其是在学生升学、工作的时候,档案会显著的影响相关单位对其的看法,进而影响其发展。因此,做好学校档案管理工作,保证相关档案内容的客观性,能够为学生未来的发展提供重要的保障和依据。

2 现阶段学校档案管理中存在的不足

2.1 档案管理意识缺乏当前在部分学校中,存在着档案管理意识缺乏的情况,其主要表现在领导层、档案管理人员以及教师群体当中。学校领导层的档案管理意识缺乏导致其对于档案管理工作的重视程度不够,对于相关工作的支持、投入力度也相对较弱;档案管理人员的管理意识缺乏则造成了其在相关工作中不认真、不仔细、不积极,很少对自身知识能力水平主动学习提高;教师的档案管理意识缺乏则表现为对相关工作的配合程度较差,学生资料的收集、上传等工作不够及时。这些因素都极大的降低了管理工作的整体质量和效率。

2.2 管理方法和管理制度落后当前不少学校在档案管理工作中仍然采取传统的管理方法,仅对档案资料进行收集、整理和保存等工作,而没有对其进行严格分类以及数字化管理、档案开发利用等工作。尤其是在档案信息化管理的发展趋势下,传统的管理方法以及较难满足学校档案工作的实际需要。此外,部分学校在档案管理工作上缺乏完善的制度,导致对档案工作的监督、管理力度不足,进而造成了档案管理工作开展混乱、归档不及时、档案文件不完整、档案保密性、安全性较差等问题。

2.3 信息化建设落后档案信息化发展需要学校对于相关的软硬件设施进行一定的投入。然而当前部分学校的档案管理设施存在着长期使用且更显缓慢,设备老化等问题,无法满足信息化管理的需要,再加上部分管理人员的信息技术水平较差,导致了学校档案信息化管理的发展十分缓慢。

3 学校档案管理的规范创新及信息化建设的有效方法

3.1 转变学校档案管理理念首先,学校领导层、档案管理人员以及教师群体要正确认识档案管理工作的重要性,了解档案在学校发展、教育工作的开展中所能够起到的作用,从而为档案管理工作提供足够的支持,保证良好的工作态度,积极配合相关工作的开展。其次,在档案信息化管理的发展背景下,相关人员要对传统的档案管理思想和理念进行转变,将促进学校和学生发展作为档案管理工作的出发点和落脚点,领会信息化理念在档案管理工作中的应用方式和效果,转变档案管理模式,明确档案数字化、信息化发展策略,提高档案管理质量、提供更好档案服务。

3.2 加强对档案信息化管理的支持力度首先,学校要建立起完善的管理制度,并优化工作流程,明确工作标准,从而保障档案管理工作的开展有章可依、有规可循,保证其顺利进行。其次,要完善学校档案管理责任机制、监督机制,切实保证学校档案管理工作的质量、效率以及档案的安全性。再次,在条件允许的情况下合理的加强对档案管理工作的投入,加快档案管理相关软硬件设施的更新、维护,从而更好的满足信息时代档案管理工作信息化建设的需要。最后,学校要加强对档案管理人员的培训力度,尤其是信息化管理方面的培训教育,建立起多层次的人才培养体系以及完善的人才引进和激励机制,建立起一支高水平的档案管理队伍,为信息化建设提供充足的人才保障。

3.3 加快档案信息化管理系统的建设在档案信息化建设的具体过程中,需要以高效的管理系统作为核心。该管理系统要能够满足档案信息化管理的各种需要。例如,通过办公自动化技术等加快传统纸质档案向数字化的电子档案的转化和及时更新;通过建立学校档案数据库来对档案进行分类和整理;利用现代大数据技术等加强对学校档案的分析和开发利用,从而为学校、学生的发展提供更加准确、客观的数据支持;利用管理系统的动态管理、权限设置、查询功能等更好的为相关人员提供档案服务。