档案安全管理价值及管理体系建设路径研究

孙渝南

重庆市朝阳气体有限公司 重庆 401325

1 引言

如今信息化技术的快速更迭推动了社会运作效率的提高,信息的产生和传输速度越来越快。对于各行各业来说,加快构建信息化档案管理系统,使档案信息和档案数据得到更充分有效的开发和利用成为新时期内档案管理工作的重要方向和内容。随着档案信息化建设进程的加快,档案安全管理工作面临新的挑战,如何在新技术新设备的应用过程中,提高档案安全管理水平,发挥出档案资源的更多潜在价值是档案管理工作人员必须关注也研究的内容。

2 档案信息安全管理的价值

如今,社会进入到信息数据化时代,时代的典型特征是数据信息成为越来越重要的资源。对于档案管理工作来说,传统的纸质档案模式已经逐渐被信息化的电子档案管理模式所代替,不仅降低了人工管理过程中的失误率,提高了档案管理工作的质量,而且也节省了很多的时间和空间,提高了档案管理工作的效率。在信息化档案管理模式中,安全管理工作十分重要[1]。首先,档案的信息安全管理是信息化档案管理工作的前提基础,只有确保档案信息的安全性,才能确保档案资源的完整性、准确性和安全性,才能为档案资源价值的发挥奠定基础保障。其次,档案的信息安全管理是确保企业发展战略目标实现的重要支持。档案管理工作目标不断提高,必须借助信息化手段,采用数据技术来更有效地实现档案管理的工作目标。档案资源日益丰富、详细,为企业经营和发展目标的实现提供重要的信息支持,只有提高档案信息管理的安全性,才能在企业发展决策制定中发挥出应有的作用,推动企业保持健康发展。

3 档案安全管理建设中存在的问题

目前,在档案管理工作中主要的安全问题有以下两方面：

一方面是电子档案的安全存储问题。随着信息化档案管理建设进程的加快,档案的电子化比重越来越大,面对越来越多的电子档案和数据信息,档案管理工作中潜在的风险也越来越多,并且这些风险更加隐蔽。如网络病毒、黑客攻击、设备故障、操作失误等,这些危险因素都会给电子档案的安全存储工作带来不利影响,对电子档案的安全管理造成威胁。

另一方面是电子档案的管理手段问题。随着信息技术的发展,档案的类型也越来越多元化,档案类型越来越丰富。相对于传统的纸质档案管理手段和管理模式,电子档案的管理手段或模式相对较少,且缺乏长期实践的经验。如何针对不同类型的电子档案进行科学合理的管理是档案工作人员需要解决的问题。

4 档案信息安全管理体系的建设路径

(1)构建档案安全存储体系。电子档案传输过程中存在很多隐性风险因素,容易受到外界恶意攻击,再加上越来越多的电子档案采用数据流的方式来提高信息的传输效率,因此档案信息传输和存储的过程中风险性会加大。为了提高电子档案的安全性,必须构建档案安全存储体系。一方面,电子档案安全存储体系的空间容量要足够大,以应对越来越多的档案信息和数据,使其能够被有效地收集、分类和存储,为电子档案的整理、研究、利用提供前提条件。另一方面,档案安全存储体系要适应多种档案存储方式。安全存储体系应该以结构化的存储方式为主要存储方式,同时配合半结构化的存储方式。对于对非结构的数据进行分布式文件系统的存储方式,对于没有明显结构特征或没有模式的数据才哦那个文档分布式的存储方式,如key/value存储引擎,这样就可以提高电子档案安全存储体系的适应性,满足数据信息多种类型的存储需求。

(2)完善电子档案信息管理系统。在电子档案信息管理系统的应用中存在不完善不合理的地方,比如电子档案具有过程中的易篡改性、电子档案本身与传输载体的易分离性、电子档案的管理对系统设备的依赖性等等,这些问题都提高了档案管理的风险,意味着电子档案信息管理系统必须从安全维护方面进行升级。一方面,针对档案信息管理系统的硬件设施进行完善升级,以安全性能更高的硬件设备取代技术和性能落后的硬件设备。另一方面,建立档案信息管理流程。从电子档案设施的操作使用方面、各个业务流程和工作环节方面、管理岗位的特殊要求方面制定完善的制度条例和工作规程,为相关部门及工作人员提供参考和指导[2]。

(3)加强档案资源流转环节的风险控制。电子档案的风险有很大比例是来源于信息的传输,而档案资源的流转是不可避免的,尤其随着档案资源共享化程度越来越高,档案资源的流转频率也大大提升。为此,加强档案资源流转环节的风险管控工作十分重要。一方面,对档案接收、档案加工、档案调用节、档案利用、档案拷贝等业务环节进行风险分析。抓住以下几个关键类别：一是硬件设备风险,如设备故障、病毒侵袭、违规操作、设备保质期超出等风险；二是网络系统和数据调用风险,如网络故障、病毒侵袭、系统漏洞、非授权操作、恶意攻击等；三是数据迁移风险,如数据丢失或更改、数据加密失效等。针对上述不同类别的风险,采取科学的风险防控措施,提高信息化档案资源流转中的风险预控能力。

(4)做好档案资源的容灾备份工作。档案资源的容灾备份是紧急事故发生时重要的后备支撑。当档案数据库受到较大的损害时,可以用异地保存的档案资源来帮助恢复档案数据库的正常运行。一旦发生档案安全事故,可以利用硬件设备调取事先备份的档案资源,然后按照规定的流程及时恢复档案管理的日常工作。

5 结语

如今,互联网技术和数据技术在档案管理工作中应用越来越普遍,档案管理工作也有了新的标准和要求。档案从业人员必须结合时代发展的趋势和特征,积极更新档案管理理念、优化管理策略,提高管理技术水平,如此才能保持与时俱进,在确保档案管理安全的基础上发挥出档案资源的更多价值。