图书馆办公自动化系统管理建设

李 理

江苏医药职业学院 江苏 盐城 224006

引言：

时代的发展带动了信息化产业的发展,信息化产业的发展与进步使得各个行业都运用计算机来处理一些相关的事物。要想提高图书馆工作的效率,就需要更好的进行分析数据,做好数据管理的工作,将计算机与图书馆工作相结合是非常有效的一个方式。在计算机非常普遍的社会背景下,提高图书馆工作的效率是非常有意义的。合理的完善的图书馆办公自动化的系统有助于图书馆管理工作的发展。高效的图书馆的运营有助于规范办公的流程和减少资源的消耗。因此,建立一个完善的图书馆办公自动化的系统,可以有效的实现内部的图书与外界之间的联系,帮助领导很好的进行决策和为公民提供服务。

一、图书馆办公自动化可以实现的功能

图书馆的办公自动化并非是简单的用计算机来处理日常的办公的工作,而是借用计算机的系统构建一个平台,能够让各个独立的工作者可以联合进行共同,实现远程办公和信息共享的功能。只有能够实现这些功能的才能够算是办公自动化的系统。我们使用办公自动化可以实现以下几点功能,帮助我们更好的进行图书馆的工作。

(一)日常办公的工作。运用图书馆的办公自动化的系统可以有效的管理好图书馆的日常办公的工作,例如,像定时给领导提供的工作的计划书,对于各种内部的会议可以进行有序的安排,还有助于完成任务后的总结、评价等工作,收集各个部门的报表,人事部门的日常事情也是可以完成的。运用这个系统,可以让各个部门的人们有效的进行合作,共同完成好所需要的工作任务。[1]

(二)公文的管理的工作。运用图书馆的办公自动化还能够很好的完成图书馆内部各种公文的流转和归档的工作。不再是像传统的进行公文的管理工作那么复杂,传统的公文工作,进行公文的流转是需要经过不同的人,手续较为复杂,工作较为繁杂。而运用图书馆的办公自动化的系统,可以实现日常的公文的收、发、流转和登记的工作。公文的格式也随着时代的发展实现了电子文本的格式,还有扫描图像格式的公文,公文的形式也多样化了起来,更加方便各部门日常的录入,检索,查询和打印的工作。[2]

(三)业务的管理的工作。图书馆的办公自动化有助于规范化图书馆的各种的工作流程,建立起管理阶层与各个部门之间的链接,实现各种业务的无纸化和自动化。这样的模式非常的方便与各个部门之间的合作。并且目前我国的形势也是大力的推动图书馆数字化的建设。这样不仅仅是有助于个人工作效率的提高,也更有助于实现群体之间的有效合作。让各个部门之间进行有效的合作时跨越了时间和空间上的限制。

二、在建设图书馆自动化系统时会出现的问题

(一)对于图书馆自动化系统的认识不够。很多的人可能认为建立图书馆自动化系统,要选择功能非常齐全的或者是认为价格很高,系统更好。这样的认识是错误的。从理论上来说,这样的认识是可以的,但是从实际的角度看,这样的认识是不行的。对于使用者来说,系统没有必要有很全面的功能,满足大部门的必需的功能就已经是足够了的。一是没有必要,二是功能越多,系统就越复杂,操作方式越难。功能的增加带来的是价格的上升,就会增加一种隐形的消费。[3]

三、更好的实现图书馆的办公自动化系统的措施与方法

(一)领导阶层要重视图书馆的办公自动化系统的建设。要建设图书馆的办公自动化系统,就需要图书馆内每一位工作人员都能充分的掌握到图书馆办公自动化系统的使用方式。只有每一位工作人员都是用这个系统才能够让这个系统发挥出最大的作用。因此,领导阶层要动员全体工作人员使用系统,重视系统的建设。办公自动化的系统中的大量的业务都是通过工作流程来实现的。而工作流程的核心往往都是领导,如果领导阶层没有重视这个系统并且带头使用这个系统,就不能够很好的鼓励普通员工使用这个系统,普通员工使用的积极性就会降低,就不能够充分的发挥出这个系统的优势。[4]

(二)注重对系统进行全面的规划,明确各个子系统的职能。办公自动化系统是一套整体系统,它有着众多的子系统,是由不同子系统组合而成的。这种组合方式的长处便是将日常办公业务由纸质化转变成了数字化。图书馆的这套系统就如财务、人事、翻译等等需要用到的专业化的软件一样,都是不可缺少的,一旦缺少专业化的软件,很多工作忙起来非常的繁琐。同样,办公自动化系统也是图书馆不可或缺的一部分。我们既然将办公自动化的系统看作是一个进行整合,有助于人们共同合作的平台,我们就需要规划好不同子系统的职能,充分的发挥出每个子系统的作用。不规划好不同子系统的职能,会造成智能的重复,就不利于最大程度的发挥出图书馆自动化系统的作用,不利于自动化系统的建设。

四、结束语

综上所述,我国的科技水平越来越高。新一轮的科技革命正在发生,我们要跟上时代的潮流,把握好时代的趋势。在信息化、自动化的时代,建立图书馆自动化系统是图书馆这一行业必然的趋势。自动化和信息化可以应用的方面非常的多,也包括了图书馆日常的办公工作和业务管理。因此,为了有更好的应用,更加方便人们的生活。我们要重视这个趋势,重视图书馆办公自动化系统的建设。