云会计在中小企业会计信息化中的应用

张 煜

据《国家信息化发展评价报告（2016）》中的数据显示，2016年我国信息化的全球排名已迅速跃升至第25位，这标志着近年来我国的信息化发展取得了举世瞩目的成绩，但作为创造了60%以上国内生产总值的中小企业却在信息化建设与发展方面严重滞后。会计信息化作为企业信息化的核心，在中小企业的信息化建设中起着决定性的作用。云计算是当今信息技术领域的热门应用，基于云计算的会计工作对中小企业会计信息化模式的构建有着重大影响。

一、云计算与云会计

作为一种新型的服务交付和使用模式，云计算是继水、电、气和通信之后的第五效用，它将计算任务分布在“云”中，通过网络以按需、易扩展的方式向用户提供所需的硬件、软件和网络资源，以便用户能够按需获得计算能力、信息服务和存储空间等资源。这里的“云”相当于一个资源池，是可以通过互联网访问的、由个人计算机和服务器构成的集合，它具有资源体量巨大、可无限扩展、随时获取、按需使用等特性。

云会计是在云计算技术的推动下逐渐发展起来的，在2006年举行的谷歌世界引擎大会上率先提出了云会计理念。所谓“云会计”，是指利用云技术在互联网平台上搭建的一种虚拟的会计信息系统，用户在云计算环境下开展会计工作，通过租用系统使用权等方式，使用电脑或手机等终端设备登录系统完成对经济业务的会计核算、会计监督和会计管理，并通过系统提供的相关接口实现与国家税务、审计等相关系统的对接，从而高效完成税费缴纳和远程审计等工作。

二、云会计在中小企业会计信息化中的应用优势

与传统的会计信息化相比较，云会计在降低企业成本、开展协同工作、增强外部关联、提升管理质量、确保数据完整、保障信息安全等方面具有明显优势，可以说云会计代表的是我国中小企业会计信息化的发展方向。

（一）提供在线服务，降低企业成本

传统的会计信息化投入大致分为初始投入成本和运营维护成本两部分。在会计信息化系统建设初期，企业在财务软件、数据库和防火墙等软件配备和服务器、交换机、办公电脑等硬件购置上开支巨大；而在会计信息化系统运营时期，企业还将在专业IT人员配备、设备更新、软件升级等方面支出一大笔资金。这些开支对于本来就资金短缺的中小企业来说，无疑是难以承受的，这在一定程度上也制约了中小企业会计信息化的发展。相比传统的会计信息化，实施云会计以后，则是由专门的服务商在自己的服务器上布置应用软件并对应用软件后期的维护、升级和管理全权负责，服务商通过互联网提供在线服务，企业无需在硬件、软件、人员方面花费大量的投资，只需要付出一定租金，通过互联网向服务商定制所需的应用软件服务，同时，传统的企业自我维护也转变为供应商专业维护，这样既优化了服务，也减少了对技术人才的需求，节约了人力成本的支出。

（二）实时共享数据，开展协同工作

传统的会计信息化需要会计人员在安装了财务软件的计算机上进行财务数据的操作处理，即使是使用网络版财务软件的企业，财务人员一般也只能在局域网覆盖的范围内进行协同办公。而云会计平台采用的是最新的云计算和移动通讯技术，财会人员使用终端设备即可随时随地远程访问云端的会计信息系统，便于开展协同工作、实时共享数据，实现跨时空的移动办公，数据采集处理的时间和地点具有灵活性。

（三）对接专业机构，增强外部关联

传统的会计信息系统只能在企业内部的局域网中使用，与外界呈隔离状态，无法建立任何关联。而云会计将会计搬上了云端，通过互联网即可访问，这便为云会计与外部系统的同步关联创造了有利条件，使得云会计可以无缝对接外部的银行、税务、审计等专业服务机构，可以随时随地完成网上纳税、交易和审计等工作，从而大大提高工作效率。

（四）动态提供信息，提升管理质量

在传统的会计信息化条件下，会计部门处理的信息往往都是静态的数据信息，无法及时反映企业业务的动态变化，此时的会计核算都是事后处理工作，会计监控是间断性的，财务管理也局限在静态管理范围。在云会计环境下，会计信息处理发生了巨大改变，实现了数据实时更新，企业可以编制实时财务报表，会计从事后核算型转变为事前预测及事中实时管理型，从而使会计核算质量得以提升；会计监控从间断式的监控转变为持续式的监控，使会计控制与监督职能得以充分发挥；财务管理也从静态管理转变为动态管理，使资金管理工作得到加强。

（五）满足存储需要，确保数据完整

在传统的会计信息化条件下，为保证系统数据安全，一般需要每日进行账套资料备份，这样做不仅工作繁琐而且容易受到存储空间限制，即便采用的是网络存储方式也只是将数据集中存放在一台服务器上，而单位服务器存储容量往往不能满足海量数据存储的需要。另外，备份文件一般是结构化的数据库文件，对于管理工作来说许多有用的非结构化数据没能包含在内，导致数据信息不完整。在云会计环境下，云端所有数据都是实时存储的，一般无需再作额外备份。云会计采用的是分布式储存技术，数据分布存储在多台服务器上，这些设备通过网络相联，从而实现海量数据储存。随着智能终端等先进技术在云会计领域的应用，图像、声音、操作过程、交易地点等非结构化数据也能很好地记录在云端，保证了数据资源的完整性。

（六）实施安全管理，保障信息安全

在传统的会计信息化条件下，系统运行安全主要取决于企业自身是否拥有良好的安全保障制度和专业的技术维护团队，对于大部分中小企业而言这两方面都是比较欠缺的，数据安全性根本无从保障。在云会计环境下，云会计服务提供商均配备有非常专业的IT运维团队负责系统软件以及各类基础设施的日常管理与维护，同时采取了相当全面的安全保护措施来保障企业用户的网络安全、数据安全和应用安全，不少知名的云服务提供商都采用了国际信息安全管理最高标准ISO 27001。云会计服务提供商在内部管控上建立了较为完善的内部控制制度，有效地防止了监守自盗行为的发生。同时，云会计服务提供商通过与客户签订在线管理服务合同，从法律上保证了客户数据的保密性。

三、中小企业云会计建设工作的实施

相对于传统的会计信息化系统建设而言，云会计的建设工作要简单许多。由于云会计服务提供商负责向客户提供可在线使用的产品，客户就省去了软硬件的安装部署和调试，因此，中小企业在进行云会计建设时，主要精力是放在云会计服务提供商的选择和试运行工作的推进上面。

（一）立足起点，开展多维度需求分析

企业开展云会计的建设工作，首先是要做好三个层面的需求分析。从战略层面的需求来看，企业管理层应针对企业规划的未来发展方向制定需求，既要考虑当前的业务需求，还要考虑长期的可持续发展需求。管理信息化是企业发展战略的重要组成部分，而会计信息化作为管理信息化的核心，在企业长远发展需求中占有重要地位。企业在进行业务层面的需求分析时，应当认识到云会计作为一种新型的会计服务提供模式，具有不同于传统会计信息化的特点和优势，对企业管理流程和业务流程提出了新的要求，因此，企业应当重视从管理流程和业务流程再造的角度开展需求分析。其次，在从业务层实际应用的角度进行系统功能需求分析时，要充分考虑到云会计服务模式不仅为财会人员随时随地开展在线会计工作和管理者开展在线会计信息查询提供了保障，也为企业通过“在线会计+在线购销存”应用模式在云平台上实现财务业务一体化提供了条件。从技术层面进行需求分析时，一是要重点考察云会计服务提供商的数据安全保障能力，二是要考虑如何在保证数据的完整性和有效性的前提下将现有会计信息系统中的数据迁移到云端。

（二）把握方向，确立系统建设目标和原则

中小企业在做好战略层、业务层和技术层三个层面需求分析的基础上，接下来要做的工作是在确立云会计建设目标的基础上设定相应的建设原则。云会计通过提供在线服务、实时共享数据、动态提供信息等方式，可以达成降低成本、增强财务管控、促进财务职能转型和提升企业整体价值的目标。为保证云会计建设目标的实现，系统建设时要把握好以下原则：，一是安全性原则，即严格限定系统的访问操作权限并做好数据存储备份工作；二是可靠性原则，即系统应具备稳定运行并能及时排除故障的能力；三是开放性原则，即系统能够提供符合业界标准的数据接口以备将来与相关部门进行数据对接；四是扩展性原则，即系统能够进行后期开发以满足企业未来新的需求。

（三）抓住关键，选择合适的云会计服务提供商

在分析公司需求并确立系统建设原则之后，接下来的问题就是如何选择合适的云会计服务提供商及产品，这是中小企业在实施云会计建设工作中最为关键的一环。中小企业首先要根据企业的具体需求、建设目标和原则确定一套科学合理的评价指标，针对云会计服务提供商的市场规模、行业影响、平台安全、产品门类、系统扩展、个性服务等进行评估，以确定供应商范围。接下来应对入选的供应商提供的云会计产品或服务进行评价，以最终确定哪一种产品或服务最能满足企业需求，产品或服务的评价指标应该涵盖功能完整性、操作易用性、流程匹配性、服务完善性以及性价比等方面。

目前，我国云会计技术开发企业逐年增加，诸如深圳金蝶、北京用友、北京华财以及西安睿云信息科技有限公司等均提供有比较成熟的产品。近几年常见的畅捷通T+、浪潮在线财务软件、金蝶在线会计等产品基本功能模块差别不大，一般都包括系统基础设置、在线记账、在线购销管理、成本会计核算、信息查询、分析与共享等，企业如何从中挑选一款适合自己的产品至关重要。

（四）聚力重点，推进产品试运行工作

为了提高产品体验度，大多数云会计服务提供商都为企业提供了产品免费试用期。中小企业可以对选定的云会计产品提前在内部进行产品试运行工作，并根据实际使用体验来评估测试效果，这在很大程度上决定了云会计服务提供商的最终选择。因为，中小企业可以通过产品试用来了解系统运行是否稳定、数据访问速度是否迅速、产品的流程设计是否合理、产品的操作是否简便等等，以便及时发现问题。为保证产品试运行工作的顺利开展，企业应当与服务提供商沟通，提前制定好试运行方案和内部员工产品培训计划，以保证完成对所有系统功能和操作节点的测试，达到良好的产品测试效果。

（五）明晰权责，签订产品或服务协议

通过产品试运行，中小企业在确定了最终的产品或服务购买意向后，接下来便进入了服务协议签订阶段。中小企业在与云会计服务提供商签订正式的服务协议时，应当遵遁合同签订的基本原则，在相关条款中要明确双方详细的的权利和义务；考虑到会计数据资料的特殊性，还应当在服务协议中详细注明保密条款和违约赔偿责任，以防止中小企业的会计数据和财务信息的外泄。

（六）落实义务，开展售后服务

服务协议的签订标志着中小企业与云会计服务提供商的合作关系正式建立，并从法律层面上明确了双方的权利和义务。在随后的履约过程中，对云会计服务提供商而言，应当按照协议要求为中小企业提供各种形式的产品培训、技术指导，并及时排除系统使用故障，保证售后服务工作的顺利开展。

结束语

移动互联网、大数据、云计算等信息技术的新发展引发了财务会计工作的变革，在会计信息化领域催生出了云会计。云会计的各种优势能够帮助中小企业脱离会计信息化停滞不前的困境，同时也使中小企业会计信息化工作的开展更为便捷，大大提升了中小企业的管理效率。近年来，国家高度重视云计算技术的应用，2016年将其列入了《“十三五”国家信息化规划》，并不断出台相关政策法规，国内掀起的云计算浪潮推动了云会计的健康发展。随着政府对云会计市场监管力度的增强，各云会计服务提供商也不断地改进和提高云会计产品和服务质量，形成了创新发展的良好势头。技术进步、政策利好和市场繁荣无不释放出一个明确的信号：云会计是我国中小企业会计信息化的发展方向。