财务共享模式下大型企业电子会计档案管理系统探讨

李顺凤

一、引言

20世界80年代，美国通用、福特等大型制造企业集团率先推出财务共享服务，经过30多年的发展，中国大型企业通过广泛尝试和实践财务共享服务，一定程度加快了财务信息的处理、传递使经营分析效率有效提升。为此，多数企业为保证各分支机构核算流程的统一性和透明度，借助财务共享服务平台进行统一的会计核算标准，使不同区域的纸质化会计档案以影像化、数据化、在线传递方式集中保存于财务共享服务中心。张育强（2010）提出会计档案管理应基于财务共享模式之上，建立财务信息共享中心，并通过数据化（影像化、扫描）、流转过程管理、质量监管、风险控制、成档等多项工作使会计档案的管理中心集中化。李颖（2014）指出采用ERP系统的企业从其财务核算模块、采购管理模块、人力资源管理模块等实现部门间的扁平化链接，使企业会计凭证由实物凭证向电子凭证的转变更具准确性和实效性。陈恒凯、张耀嗣（2015）指出会计档案的数字化有利于保障会计档案信息资源的多样性、延续性，在提高会计档案利用效率的同时还能够实现会计信息资源的共享。财政部（2018）发布《关于全面推开财政电子票据管理改革的通知》。将财政电子票据管理改革推广至所在地区的全部单位和全部财政票据种类。因此不管是从企业信息技术的高速化发展，还是国家会计档案管理办法、税务电子发票的多方面制度制定与实施，都为大型企业集团电子会计档案的发展指明了道路。

二、大型企业电子会计档案管理系统的构建模式

大型企业的构建层次较为复杂，单位内部部门较多，且下属公司众多，单一的财务或是业务信息系统无法使集团与下属子公司、各部门之间信息直接对接，造成管理层次不齐，会计核算不统一，进而财务状况和经营成果就很难被掌控，导致信息反馈不及时。财务共享服务平台，通过应用接口将来自报销系统、资金池系统、影像管理系统、ERP系统等影像文件、记账凭证、会计账簿和报表、报账单及审批信息、电子银行回单、内外部原始凭证之间建立关联关系。并对企业跨部门、跨区域的财务数据进行整合并集中处理，即避免大量重复项目核算。通过对上述数据采集、归档、编目，从而建立规则统一、流程统一的自有电子会计档案管理系统，随时获得最直接的财务数据和信息，强化事中、事后的管理控制，提高会计档案处理效率。

（一）电子会计档案数据采集与加工。通过财务共享服务将各应用平台集成接口实现分公司与总部财务、业务系统的无缝对接，对报账系统、影像系统、ERP系统、资金池系统等各类电子发票、报账单、电子银行回单、内外部原始凭证及元数据的真实性、可靠性、完整性、可用性进行检测防止存在瑕疵的电子文件。建立记账凭证和报账单、外部原始凭证、电子银行回单之间的关联关系如条形码、二维码等关联关系。经相关会计人员审批后,自动生成银行余额调节表、往来单位收支明细、会计账簿、电子报表。电子会计档案经过以上数据采集、加工、整理、审核后上传至财务共享服务平台，对后期电子文件归档与管理提供信息支撑。

（二）电子会计档案数据存储。依托数据采集与加工环节收集的记账凭证信息、原始凭证影像信息实现票据实物和电子信息并行双流程储存。即通过电子集成接口形成的数据记录文件、数据图像文件、会计账簿、报告等电子会计资料存储格式需符合国家标准归档格式。我国目前企业一般以《板式电子文件中期保存格式需求》（DA/T47）原则确定。这类要求的板式电子文件存储格式较多，但应考虑后期单位信息系统升级改造等可能进行前端设置。对于与影像信息形成的电子档案相匹配纸质的原始凭证也应整理、制档，保障纸质会计档案与电子会计档案的一致性和管理的谨慎性。

（三）电子会计档案归集管理。大型企业在对电子会计档案归档时应建立符合单位要求与管理需要相适应的档案管理系统。根据《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194）概括而言应具备以下功能：（1）系统配置管理功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限管理、元数据方案管理、门类定义等。（2）电子档案管理功能，包括电子档案及其元数据的登记、分类、编目、命名、统计、鉴定、销毁、移交、借阅、归还、备份等。（3）单子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固话信息等。（4）系统管理功能，包括系统参数管理、系统用户和资源管理、系统功能配置、操作权限分配等。

（四）电子会计档案查询与利用。电子会计档案查询与利用权限应由大型企业负责人、财务部门负责人、档案部门负责人共同商定划分。该功能只要是为企业内部人员或外部税务、财政、审计的人员查阅、搜索提供服务，包括浏览检索、专题检索、综合检索、档案年报等多种方式。大型企业通过建立电子会计档案信息数据库，以网络平台、查询口令等C/S（客户机/服务器模式）或B/S（浏览器/服务器模式）模式，使电子会计档案管理信息基于财务共享服务平台提供集中化管理、多渠道检索利用与查询功能使电子会计档案在在企业之间、企业内部形成有效传递。

三、大型企业电子会计档案应注意的问题及对策

（一）大型企业电子会计档案管理模式的灵活应用。我国大多数企业对会计档案的管理还停留在财务部门档案管理的范围，仅将其作为内外部查账的审计、税务、法律等的资料来使用，并没有认识到可为企业管理决策进行服务，造成信息滞后反应，管理透明度低管控薄弱等问题。随着互联网与计算机技术的广泛应用，会计档案数字化管理在新《办法》制定后有了合法的法律地位。但是会计档案面对着复杂多变的电子信息技术的应用，展现出的形式更可能是千变万化的，因此大型企业应结合自身的制度要求，软硬件设施对会计档案管理模式不断进行开发调整利用。

（二）大型企业电子会计档案安全设置。首先，电子会计档案管理依托网络环境而存在，企业财务共享服务应用平台系统接口很可能受到病毒感染、黑客入侵、木马攻击等恶意行为，使电子会计档案发生更改。其次，内部档案管理人员职业能力的参差不齐有可能人为操作造成会计档案系统损毁、会计资料缺失，企业要长期保存电子会计档案就要注重电子会计档案管理信息系统的建设与维护。要有防读写技术，源头上防止电子会计档案被篡改；要有信息加密技术，多层次审核、审批、签字程序保证档案被篡改风险。要有信息确认技术，如数字签名技术、数字认证机制、数字水印技术等，即可对电子文件原文的有效保护，又可对电子文件的其他属性目录信息进行有效的保护；要有掌握信息技术与财务知识的综合性会计档案人才，有能力分析和处理电子会计档案管理中遇到的问题，从管理技术、管理理念上防范信息时代给会计档案管理带来的风险。

（三）大型企业电子会计档案审计与内部控制。同传统企业的内部控制相比较,财务共享模式下的电子会计档案管理系统面对的政策法规尚不健全，网络安全存在漏洞，档案管理意识薄弱，使企业内部控制面对更高的风险。因此，大型企业应结合电子会计档案管理的特点以及单位内部制定的一系列内容措施从电子会计档案管理制度、网络安全与制度建设、系统操作权限、业务处理流程、设备管理制度、内部审计制度等方面优化电子会计档案管理系统的内部控制制度，建立健全信息化下电子会计档案安全性的风险控制措施。

（四）大型企业电子会计档案的规章制度。在互联网迅猛发展的时代，电子会计档案是一种趋势与潮流。国务院下发的《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》（国发〔2015〕24号）的文件，进一步推动了各部委制定和完善电子会计档案的相关技术标准和规章制度。大型企业要适应这种变革就必须结合自身的发展战略、行业特征制定财务共享模式下的电子会计档案规章制度。这种针对性的规章制度应从管理职责、操作权限方式、业务规模等内容进行全面规范。如制定资金集中收付及会计集中核算的管理制度，根据二级公司反馈建议，对制定中存在的漏洞、职责权限过大或过小，范围不全重新修订已有的财务共享制度。

（五）财务共享模式下的大型企业电子会计档案管理的绩效考评。我国大型企业在实施财务共享服务平台后，对绩效的管理还停留在收入、利润、各部门业绩等传统模式下。但是企业是一个不断动态运行主体，组织结构、岗位内容，员工需求，运行流程也在不断变化。财务共享服务平台将传统的会计档案工作流程重新整合，使各个业务环环相扣承上启下。这就要求企业从战略角度考量，层层设计绩效考核指标，分级制定绩效目标依据，达到员工的绩效目标与企业的战略目标高度一致，从而激励员工斗志，挖掘员工潜力，并不断督促其提高企业服务水平，促进行业健康发展。

四、结束语

中国已进入全球经济一体化的进程中，国际化的竞争和高水平的管理要求，使大型企业向集约化和标准化的方向发展。财务共享服务的建立和发展消除了地域的限制，使各应用中心和电子会计档案管理系统形成了无缝对接，实现数据统一、集中和全程管理，进而提升会计核算效率，实现信息资源的共享。电子会计档案管理系统不仅降低了办公生产成本，而且节约了更多的人力、时间，提高企业运营效率。但新的电子会计档案管理办法实施不长，网络安全性，企业内部控制制度不健全等，使电子会计档案的真实性、完整性、可用性面临挑战，因此大型企业如何在财务共享模式下发展电子会计档案管理系统仍是未来研究的重点。