新时期人事档案管理的信息化手段探讨

李艳宏 集安市机构编制委员会办公室

在信息技术大力发展的背景下，档案管理也被赋予了更多、更重要的意义。如今，在新时期的背景下，人事档案管理工作，已经不再仅仅只是传统的文件收集工作了，其还具有着更重要的作用。因此，传统的人事档案管理模式也需要进行改革，以便能够更好地适应社会发展的步伐。加强人事档案管理，有助于档案工作的高效建设，也有助于加强单位的管理建设，从而更好地服务社会。因此，在信息化社会中，人事档案管理也需要积极地采用信息化的手段。

一、关于人事档案管理信息化的重要性

（一）能够实现档案信息资源的有效共享

在新时期，整个时代已经成为了一个信息瞬息万变的时代。在这个时代下，信息资源，已经成为了一种不可缺少的战略资源。在社会经济和各个企事业单位的发展过程中，也扮演着十分重要的角色。积极地采用信息化的管理手段，加强人事档案管理的信息化建设，能够有效地促进各项档案信息资源的共享，从而更好地为现代化的社会建设提供推力作用。

（二）能够促进档案资源的有效开发和利用

在事业单位的人事工作中，人事档案管理工作占据着非常重要的地位。尤其是在新时期的背景下，建立起一种全面的、多层次的、立体的人事档案管理模式更是势在必行。在信息技术大力发展的背景下，人事档案的信息化管理也有了可行性。积极地采用信息化的管理手段，实现人事档案的信息化管理，可以促进档案资源的有效开发和利用，可以进一步地挖掘出档案信息资源的潜力，从而提高资源的利用率。

（三）能够更好地顺应时代的发展

在新时期，在信息爆炸的时代中，信息资源的价值不言而喻。因此，作为事业单位的信息资源聚集地，单位必须要重视人事档案，而加强人事档案管理信息化的建设也是迫在眉睫。只有积极地采用信息化的管理手段，改变传统的管理模式，才能够实现人事档案的现代化管理，从而更好地顺应时代的发展。

二、在新时期背景下的人事档案管理信息化手段

（一）加强数据库的建设

在新时期的背景下，实现人事档案信息化管理模式，对于事业单位来说，具有着非常重要的作用。但是，在人事档案管理信息化建设之前，事业单位还必须要结合自身的实际情况，充分地甄别和合适内部员工的档案信息。然后再建立起电子档案和数字化的管理模式，并且根据单位内部的具体格局来建立起完善的员工基本情况库、工资情况库以及表现情况库等各方面的内容。与此同时，还需要针对人事档案信息进行及时更新，将员工的岗位变动、所取得的科研成果等及时录入进去，确保每一份人事档案都足够全面、足够真实。另外，针对这些信息库，还需要进行模块分类，采用分类检索的模式。这样一来，当需要查阅档案资料的时候，便可以更加快速、更加准确。

（二）加强网络化建设

为了确保人事档案管理足够安全，那么事业单位便可以以自身的网络服务器为数据平台，加强网络建设，重视对人事档案信息化管理的辅助软件建设，为档案的信息化管理提供一个安全、可靠的网络服务，从而充分地拓展人事档案信息化管理的涵盖范围。与此同时，事业单位也可以合理地划分内部各个职能部门的管理权限，并以此来划分相应的工作模块，将各个部门中的各项数据资源进行有效融合，实现全方位的计算机网络化管理，并以此为基础来建立起一个完善的、安全的、职能的人事档案管理信息网络体系，确保人事档案管理工作更加高效，从而更好地为相关的人事决策提供可供参考的依据。

（三）注重网络安全防护

在新时期的背景下，信息技术得到了非常广泛的应用，并收获了很好的成效。但是，信息技术却也具有着非常明显的不安全性。当事业单位建立起人事档案管理信息化系统时，虽然整个人事档案的管理模式更加先进，管理工作更加高效，而且也能够很好地顺应当前时代的发展。但是，从另外一个角度来看，在网络化的环境下，单位内部的人事档案信息资源却也面临着一定的威胁。因此，还必须要加强网络安全防护。在这里，可以从三个方面来进行：其一，加强网络安全的检测。在单位内部的共享网络设备中，可以安装高效的入侵检测系统，以此来控制单位的网络数据流，防止病毒、木马程序的入侵。其二，设立访问密码。利用这种方式，来防止单位所建立的信息化平台遭受到恶意入侵。其三，积极地使用防火墙技术，加强访问控制，提高单位的人力资源管理工作的针对性。

结束语：总而言之，在新时期的背景下，信息化技术已经得到了非常广泛的应用。而事业单位加强人事档案管理的信息化建设，也有助于提高单位的人力资源管理水平，有助于推进人事档案的现代化管理。而且，这还能够更好地顺应当今时代的发展，使得事业单位得到稳定、可持续的发展。