事业单位档案信息化建设探究

邵丽 东营市疾病预防控制中心

近几年，计算机技术的深入与信息化水平的提高推动了企事业单位信息化建设进程，尤其是事业单位，想要凭借互联网平台提升自身信息化管理。档案管理一直是事业单位较为重要的任务，在新时代下，怎样借助计算机技术落实档案信息化建设，以促进档案管理能力提升是事业单位目前急需解决的问题。

一、档案信息化建设的意义

以往事业单位档案多以纸质档案居多，管理工作几乎依赖于管理人员完成，导致管理效率低下，且易于出现差错[1]。现如今，档案信息化在事业单位档案中已是不可或缺的一部分，也是适应当前社会发展的必然选择。档案信息化旨在将既往的纸质档案变成依附于网络电子档案的一个过程。相比较既往档案管理，档案信息化极大的促进了管理效率，除节省人力与物力外，还能有效减少人为错误，促使档案分类、调取及保存工作更具简单性和准确性。

二、档案信息化在建设进程中存在的问题

（一）缺乏科学的管理体系

档案信息化是基于既往档案管理的创新和改进，因此要大力整改档案管理体制，提升档案管理效率[2]。然而，就目前来看档案信息化工作并未以科学、系统、安全的管理体系作为前提保证，比如登记与整合方面缺乏用户电子信息预留及人事系统安排。因事业单位的特殊性，致使档案管理缺失严重重视，造成档案管理总体质量低下。

（二）档案软件各有差异

虽说信息化档案并不单单局限在使用电脑的方式，但仍然是以电脑为基础的。目前，各部门使用的计算机规格不同，且型号各异，使开发出的软件并不能通用，不能形成有效、统一的应用于搜索文件的计算机软件系统，且不同事业单位使用的档案软件也不相同，在此情况下难以推动档案信息化的建设进程。

（三）档案工作人员素质有待提升

档案工作的专业性较强，需要能力较高的管理人才完成，而档案信息化则对这类工作人员提出了更高的要求，要求档案管理人员具备扎实的专业基础，且能够熟练操作计算机。当前，因多种因素导致我国档案专业化人才缺失，严重阻碍信息化进程。

三、档案信息化建设战略分析

档案信息化建设属于事业单位档案管理的主要发展方向，怎样弥补目前档案信息化建设的不足已成为事业单位急需处理的问题。要想切实落实档案信息化建设，事业单位应注意下面几点：

（一）协商制定档案信息化建设方案

档案信息化建设进程较为缓慢，要求事业单位结合自身情况与档案管理模式及其发展趋势商定档案信息化建设方案。并且为保证建设方案的实效性与可靠性，事业单位还应基于自身发展特点、目标实施科学论证与探析，在此背景下制定档案信息化建设方案[3]。同时事业单位需逐渐形成以计算机技术为主的新型管理模式，大力推动档案信息化长远发展。另外，档案信息化建设进程要重视系统的延伸性，为后期信息化档案管理创造更多的空间。

（二）改变档案管理模式

首先，基于数据方面，要有效融合公文处理与档案管理，促使文档整体化发展，达到多种档案资料的整合工作自动化完成的目的，且绘制相应的统计图；其次，将人工记录与检索变成电子版，也就是转变成以电脑为前提的圆形工作区域，促使档案指导、编制下作逐渐趋于网络化。最后，结合现实与实际状况，主动改革信息技术，重塑档案管理运营环境，使其更加适应信息化管理。

（三）提升管理人员自身素质

在信息化背景下，档案管理人员必须深刻认识到自身素养的重要性，不但要积极参与单位上组织的多种课程培训活动，还要学会利用闲暇时间给自己充电，熟练掌握专业知识，提高计算机应用能力，保证自身专业水平满足档案信息化建设需求。同时积极主动转变以往旧思想，与时俱进，开发现代化管理思维，适应信息化管理模式，并且在日常工作中端正自己态度，具备使命感与责任感，最大限度促进档案信息化水平不断提升。

（四）加强与政府、企业单位的交流沟通。信息资源共享是档案信息化的重点发展模式，尤其是在计算机技术发展的今天，更应给予高度关注。立足于信息化时代，档案管理工作应做到“引进来，走出去”，与相关政府实施有效交谈，汲取其他单位管理经验，从而提高自身档案信息化水平，促使档案工作更快更好发展[4]。同时要充分将互联网技术应用起来，设立档案管理局域网，增强信息资源共享程度，以符合档案管理透明化和公正化要求，保证档案信息化发挥最大利用价值。

（五）明确档案管理终极目标。事业单位应在开展档案管理工作中对信息化建设的发展趋势加以明确，且通过网络技术信息化，改进与创新档案管理模式，积极在事业单位档案工作中纳入信息化技术，从而确立档案管理终极目标，进而让档案工作变得更加准确，更加便捷，为用户提供优质服务。

结语：事业单位的档案信息化在现代化建设进程中发挥着至关重要的作用。档案信息化的建设可以实现档案数据资源共享，促进工作人员快速检索与调取档案信息，有效提高工作效率。由此可见，事业单位应对档案信息化建设给予高度关注，运用科学手段增强档案信息化水平。