纸质档案数字化过程中遇到的问题及对策研究

王海丽

摘 要：纸质档案数字化是当前数字化技术飞速发展以后呈现的一个趋势。目前，国有企业的档案管理水平还比较落后，数字化进程速度不够，在进行纸质档案数字化建设的过程中仍然存在一些问题。本文就纸质档案数字化的重要意义进行了阐述，并针对建设进程、制度建设、过程建设、队伍建设四个方面呈现的问题提出了解决路径。

关键词：纸质档案；数字化档案；问题与对策

纸质档案数字化指的是采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像有关联关系的处理过程。[1]档案是国有企业重要的信息资源，随着国家数字化建设的不断加快，纸质档案数字化建设趋势明显。目前，全国各行各业都提倡使用数字档案，并将原有的纸质档案转化为数字档案，优化档案管理模式，延续档案寿命，提升档案管理水平。虽然，在这个过程中，仍有不少问题需要解决，但总的来说，纸质档案数字化建设是取得了一些成果的。

1 纸质档案数字化的现实意义

1.1 顺应时代发展的必然趋势

互联网技术和现代化信息技术的快速发展已经深入国家事业发展的各个领域。档案管理领域作为国家信息资源的重要组成部分，开展数字化建设是大势所趋和历史必然。特别是对于国有企业来说，档案管理水平是影响国有企业可持续发展的重要因素之一，利用网络信息技术来实现纸质档案的数字化建设更能够满足企业和社会的发展需求。因此，可以说，只有将档案实现数字化才能够符合时代发展的潮流。

1.2 有效提高档案利用率

纸质档案不易保存，查找起来也比较耗时费力，纸质档案数字化以后，档案的利用率有大幅提升，数字档案资源的不断丰富，也加快了档案的流转速度，为查阅档案的人员和档案工作人员都带去了便利。此外，纸质档案的数字化拓展了档案的利用方式，纸质档案必须到档案馆进行现场查询，但进行了数字化建设后，有需求者通过网络便可以随时随地进行查阅，突破了空间与时间的限制。同时还可以利用计算机轻松进行档案统计，大大提高了工作效率。

2 纸质档案数字化过程中遇到的问题

2.1 数字化档案建设进程有待加快

目前，国有企业的纸质档案数字化建设工作已经开始，但部分企业对这项工作的重视程度不够，投入的资金和力量远远达不到要求。纸质档案的数字化建设需要配套相关的基础设备，如计算机、扫描仪、复印机等等。同时，还需要建立档案管理信息系统，但由于缺少资金的支持，一些企业的档案系统仍处于初级阶段，无法发挥更大的作用，只能查阅档案，不能进行档案信息的流动和共享。

2.2 数字化档案的制度建设有待完善

纸质档案数字化的系统性要求制定相应的制度加以规范。[2]国有企业现有的档案制度仍不完善，主要存在两个问题。一是制度老旧，没有与时俱进，及时根据实际情况更新修订。二是包括纸质档案数字化建设在内的档案管理制度不健全，缺少操作和流程的制度规范，缺少对档案管理人员的激励与绩效考核，导致档案队伍的工作效率提升缓慢。

2.3 数字化档案过程的安全保密措施有待加强

在进行纸质档案转化为数字档案的过程中，需要将纸质档案依次取出，进行拆钉、编号、扫面，最后再恢复原状。这期间，纸质档案就会存在一些风险，比如在搬运纸质档案的过程中由于不小心等原因出现人为的丢失或损毁。再比如，部分纸质档案由于年代久远，非常脆弱，在数字化加工室由于等候加工而放置时间延长，就有可能造成档案受潮，从而使档案的质量受到影响。此外，有些档案是密级档案，如在数字化转换过程中操作不慎，还有可能出现泄密的情况。

2.4 数字化档案管理人员的综合素质有待提升

在现有的国有企业档案管理队伍中，大部分从事档案工作的人员都不具备档案管理的专业背景，同时，对网络信息技术并不是十分精通，這对纸质档案的数字化建设以及档案管理的水平产生了不利影响。部分国企从事档案管理的人员结构不合理，也会影响档案数字化建设的速度和进程。

3 解决纸质档案数字化工作中问题的路径探讨

3.1 加强档案数字化的建设力度

首先，要进一步加强对档案管理的重视程度。国有企业要切实将档案工作重视起来，尤其是纸质档案的数字化建设工作，要放在首要位置，从思想认识上加强对于该项工作的重要性认识。其次，要建立专项资金支持档案数字化建设，做好基础设备的更新维护。搭建网络数字档案信息管理系统，实现纸质档案内容的数字化共享。

3.2 加强数字化档案的制度建设

2018年1月1日开始执行的《纸质档案数字化规范》为纸质档案的数字化建设提供了制度依据，同时也为如何做好该项工作提出了相关的规范。国有企业应依据国家档案局颁布的《规范》根据自身实际情况再制定细化的纸质档案数字化处理规范，以及其他相关制度，构建档案管理制度体系，使档案管理在制度建设上日趋完美，帮助档案管理人员在工作中能够有章可循。

3.3 加强数字化档案的流程控制

规范操作一直是档案管理的基础性要求。尤其是在将纸质档案进行数字化加工处理的过程中，必须严格按照相关的制度规范进行，严把流程关。特别是面对特殊情况，如原始纸质档案破损残缺、字迹模糊等情况时，要及时进行记录并向管理部门反馈，同时，要依据流程规范给予的解决办法进行操作。此外，在转换过程中，还要注意纸质档案的安全性与保密性。根据每件纸质档案的特性安排数字化转换的时间和地点，派出专门从事国或有丰富经验的档案人员在一段时间内专职从事纸质档案的数字化转换。需要注意的是，在操作过程中，操作人员必须要进行流程控制和环节把控，按照制度规范处理问题，提升纸质档案转换工作的实效性。

3.4 加强数字化档案队伍建设

任何一项工作都离不开人。为了能够进一步加强国有企业纸质档案的数字化建设，必须要想办法成立一个政治素质强，技术素质高，专业素质好的档案队伍。在搭配好人员结构的基础上，选择具有政治素质和技术素质的人员组成专职转换小组，专门负责企业纸质档案数字化建设。同时，还要增加从业人员的培训次数，及时补充新的知识，把档案工作做的更好。

4 结束语

纸质档案数字化建设工作是档案管理领域持续研究的焦点问题。特别是近几年来，“互联网+”时代的到来，档案管理的数字化水平越来越高，原有的纸质档案都在逐步转化为更为方便的数字档案。今年年初，国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》的通知，进一步强调了档案工作在国有企业可持续发展中的重要性和战略性。由此可见，国有企业必须克服在档案管理中的困难，从投入力度、制度建设、过程控制、队伍建设等方面加强纸质档案数字化建设工作，增强档案的利用效率，提升数字化档案的管理质量和水平。

参考文献

[1]国家档案局.纸质档案数字化规范：DA/T31—2017[S/OL].（2018-08-13）.http：//wzdaj.wenzhou.gov.cn/art/2018/8/13/art_1219364_17389727.html

[2]童庄慧，孟娜，徐凡媛.纸质档案数字化工作中存在的问题及对策[J].兰台世界，2019（02）：48-50.