中小学档案归档指导工作现状及对策

周丽芳

摘 要：近年来，国家予以基础教育更多的关注，在义务教育的投入逐步加大，中小学的档案管理面对的内容也越来越丰富，这对中小学档案归档的任务也越来越重。文件归档所涉及到的部门众多，尤其是随着教育的发展，档案类型特别复杂，因此在归档工作中，对档案人员的指导工作尤为重要。从实践来看，由于归档工作本身面临人员多、数量多、周期长等挑战，指导督导方面的工作存在不足，使得整体档案归档质量不高。为此，本文针对档案归档指导和监督存在的问题展开分析，结合工作实践，并提出建议，以促进中小学归档工作的进一步完善。

关键词：中小学；档案；归档；指导；质量

档案归档工作中所出现问题：如具体业务、技术问题、技能问题、传播方式等，通过指导工作传授大家如何做好档案管理工作是十分必要。监督指导工作要本着宣传法律法规，提升全社会的档案法律意识。从这一点看，中小学档案数量众多，尤其是在义务教育投入不断加大的背景下，由于任务重、工作繁琐，专业人员素质不足等原因，中小学整体的档案归档工作质量不高，主要表现为档案内容残缺，不完整，不系统；档案使用材料不标准等。为此，开展有效的档案指导工作十分重要。

1 当前中小学档案归档指导工作的现状

现在中小学层面上开展档案指导的主要方式有三个途径，第一是通过培训会的方式，由学校组织召集档案人员进行集中化的学习，主要讲解归档技巧和理论等。培训会的方式是集中培训，有助于促进经验交流，但是大部分停留在理论层面，实际操作少。

第二是由教育局牵头组织的各种专业的档案管理工作会议，这些工作会议具有较强的针对性，都是针对档案管理中出现的突出问题进行的归纳和总结，但是次数和频率较低，要一般一年1-2次。

第三是档案馆开展的直接操作培训，档案馆和学校方面建立了联系，定期派专门的档案员到学校中指导档案管理工作，在指导操作下进行立卷归档，这样便于指导人员随时指导，专职档案员也可以同时多人指导。这样的方式能够让具有经验的档案员直接接入到中小学的档案管理中，但总体的频率也不高，档案馆本身任务也很繁重，对学校的一线档案管理指导工作的参与积极性不足。

2 当前中小学档案归档指导工作的存在问题

目前由于多种原因，档案归档的指导工作中存在如下的问题：

第一，档案管理督导中缺乏直接性的规范性文件，档案管理工作缺乏约束机制，即使出现错误和纰漏，也没有实际的处罚措施，在缺乏约束的情况下，中小学的档案管理工作也无法约束力，给档案监督指导工作带来一定的难度，导致档案文件资料收集不能保证齐全完整，影响到档案管理工作的效率和质量。

第二，指导工作的不全面。在档案指导的实际工作中，存在着意见不统一，认识上有差异等问题。档案管理中督导指导人员有只求稳，不求新，不求齐，怕出问题怕出麻烦的想法，在指导业务开展的过程中，指导人员抱着撇清责任的思想，不去指导专业的技术，只要求不出错即可，指导的方式也流于形式化。这尤其是在学校层面的培训方面，档案指导工作一直以来不受重视，中小学教学任务繁重，重心都在教学业务的开展方面。

第三，指导工作的不统一， 在整体档案指导工作中，也要要求档案指导人员对每个兼职档案员进行一对一指导，对每个系统部门又要开展学习和辅导，这就造成档案监督指导工作的重复性。耗了大量的人力、物力、财力，还没有明显的效果，使监督指导工作的效率不高。

第四，指导队伍的不专业。学校在条件允许的情况下，都会要求配备非专业的人员帮助处理办公事务，这些非专业的人员也要负责处理档案工作。他们都不是档案专业的，对档案知识和档案工作的程序和掌握程度不高。在这种情况下，他们往往只能完成一定的工作量和任务，碰到问题不能从专业的角度进行分析和解决，同时也缺乏一般的档案知识。所以，导致档案监督指导人员要花更多的时间和精力来完成指导工作任务。

3 中小学档案归档指导工作的对策

3.1 创新档案业务指导方式

归档工作的业务指导关系着档案收集的质量，归档指导人员必须改变传统的档案指导工作思想，把档案归档指导工作与其他工作进行统筹兼顾。

第一，在业务培训方面，培训方面要加大频率，尤其是一线的档案人员的指导频率和教育局层面组织的专项的档案会议工作，通过业务培训，让兼职档案员学习具体的工作方法，提高归档案卷的质量。业务培训要理论与实践相结合。归档实践中，要求档案管理人员要切实理解档案归档过程中的真正含义，转变以前单纯一对多的培训方式，可采取多对多的交流互动培训方式，理论应该少一点，实践操作应该多一点。

第二，调整指导地点。教育局方面应发挥主动性，引导档案局管理人员深入到学校一线中去指导，加大频率，主动深入，体现档案工作的主动性，把工作推到前端。档案局人员也可以深入基层实践，了解各部门档案指导的实践效果。

3.2 归档指导工作应树立的几种观念

第一，树立权威观。档案管理兹事体大，档案指导人员有权利要求学校档案人员严格按照规范工作，尤其是学校的领导干部首先要带头学法、守法、用法，要有档案法律法规意识，促进全社会重视和支持档案工作。

第二，树立源头观。业务指导必须从源头抓起，针对档案规范中的不足，如资料的标准化、规范化、技巧性等。各个学校的档案管理各不相同，这不利于从整个地区的档案管理角度来实施统计整理，因此档案指导人员应从源头开始，建立统一的规范标准，规范学校的档案管，整合成一份信息齐全、完整、有效的档案资料。

第三，树立主动服务观。归档指导也是一种服务，业务指导工作必须实现主动服务，让中小学单位的档案人员感受到档案部门提供的贴切服务与适时服务。

4 今后的档案归档指导工作设想

归档工作对于档案管理十分重要，中小学的档案管理人员多是兼职人员，专业性方面的表现不足，需要有专业的档案指导来规范其业务操作。但现实条件是归档过程中的一理念、指导思想与方式、方法不全面，导致了归档档案管理工作质量不高。本文讨论了指导工作中的不足，提出了建议，但档案工作管理十分复杂，实践中可能会面对更多的新问题，指导工作应该作为一项长期工作来开展。

参考文献

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