钢铁企业备件材料采购管控模式与招标比价组织分析

刘 正，刘锦峰（.天津布莱德尔机床有限公司，天津300380；.天津天铁冶金集团有限公司，河北涉县056404）

0 引言

近年来，面对企业成本控制的不断精细化，对企业备件材料采购供应的质量、价格提出了越来越高的要求。面对复杂的采购环境，市场供需博弈[1-2]，如何从管控机制、流程及采购的方式、方法方面，保证采购供应工作的透明、公平、规范运行，保证采购价格的合理、质量适宜，实现性价比最优，许多企业都进行了积极的偿试探索，形成了一些既得到共同认可，又各具特点的做法。笔者结合多年的备件材料采购经验进行分析与探讨。

1 管控模式与运行机制

1.1 集中一贯模式

该模式的运行机制是由企业备件材料采购供应部门负责从需求计划的接收、审核、采购计划的编制到供应商选择、采购组织、到合同履行、到货验收、仓储发放、办理付款等全部采购供应流程的工作。

其运行机制一般是在采购供应部门内按职能与备件材料属性设置，业务、招标、仓储等机构，分别负责相关工作，实现采购流程上内部的相互制约与过程的透明化。业务部门主要负责计划的接收审核与采购计划编制、供应商选择推荐，参加招投标，及合同签订、异议处理、付款计划申报等合同履行的相关工作，是采购供应的牵头与核心部门。招标部门主要负责招投标的组织，供应商推荐与复审，签发定标通知书，参与合同异议处理等工作。仓储部门主要负责到货接收、验货、存放保管等工作一切采购活动均需有计划申报单位、业务、招标、监督等部门的人员共同参加，以会议形式公开进行，集体确定，既分工负责又相互制约，保证采购过程的公开透明。

其典型的流程见图1。

图1 流程图1

该模式的特点是以业务部门为龙头，供应责任清晰，信息沟通路线短、环节少，工作协调容易，采购周期短、效率高，不足是在目前市场环境下，针对招投标过程中一些不规范行为，因采购全过程集中于一个部门，内部科室相互间的制约、监督力度较弱，对采购组织及合同履行等过程中出现的一些问题，如质量偏差、异议，采购方式选择不当及工作差错等行为不易及时发现，容易在内部消化掩盖问题。该模式应在公司层面，建立有相关部门全程参与的，事前过程监督与事后结果抽查审计相结合的监控制度。

1.2 职能分离模式

相对于集中一贯模式，职能分离模式是指在企业层面平行分设不同的职能部门，将集中在一个部门内的采购供应职能与流程分解在不同的部门，各负其责，各自独立地实施相应流程的工作，实现集中的权力分散化与相互制约监督，确保采购过程在阳光下进行，保证采购过程与结果的合理。

其典型的流程见图2。

图2 流程图2

设备部门负责需求计划的审核，采购计划的编制；供应部门负责计划的打包整合，采购方案的制定，合同的签订履行，付款计划的编制，对保证供应负责；招标部门负责招投标的组织，签发采购通知书；仓储部门负责组织验收、存储与发放供应，及反馈到货信息工作。

该模式的特点是设备部门结合设备运行状况与检修计划，审核备件材料采购计划，更专业、更准确，有利于从源头控制需求。采购过程不同阶段的工作分散于平行的部门之间，各负其责，其相互制约监督的力度更强，过程更加透明，更有利于约束个人与部门权力，防止权力、人情关系对采购活动的干扰，防止不规范甚至违规违纪行为发生，有利于廉政。缺点是部门间协调效率低，沟通比较复杂，易发生扯皮，采购周期较长，工作效率低，机构人员设置等管理成本较高。

1.3 介于两者之间的模式

职能集中与分散，流程的长与短是相对的，模式间并无绝对明确的界限与固定的方案，也无优劣之分，集中一贯模式侧重于提高效率，职能分离模式侧重于相互监督制约。或者说药的品种是多样的，其功效各具特点，药效不一，但药方是需要组合的，关键是医生要针对具体的医疗对象，合理地调配药方，达到最佳疗效是目的，也就是说在具体的采购流程、机构、职能的设置上均需结合各自企业的情况，产能规模、管理文化、现状管理水平及企业整体的管理体制机制等因素综合考虑来科学确定，分离模式相关机构也不一定单独设立，相关职能也可以合并设置于相关部门，应根据具体情况合并或分离，如有的单位将仓储职能合并于设备管理部门，既增强了验收的技术力量，又缩短了信息沟通的距离，便于及时掌握库存、编制采购计划，掌握到货情况，安排检修计划。

2 招标与询价比价方式是目前企业备件材料采购中最基本的方式。

多年的实践证明，招标与询价比价是市场经济条件下一种科学的，竞争充分、程序规范、公开透明，有效保证采购过程与结果公平合理的采购方式[2]，在实践中不断总结完善。实践中，针对企业备件材料需求具有品种繁杂零散，技术质量要求高，渠道复杂，临时突发需求多等特点，在招标与询价比价方式上具有以下特点与注意事项。

（1）做好投标人的选择、资质审核是决定招标与询价比价成功与否的关键环节，投标人选择是采购行为的开始，投标人选择合理与否直接影响到质量、价格、服务的高低合理。因此在当前一些备件材料品种的供求市场鱼目混珠、产品质量、价格控制复杂的情况下，做好投标人选择更具有现实意义，必须将抓好投标人的选择管理，作为做好采购工作的重要一环来认真抓好。必须明确规定投标人的选择确定，在同等条件下必须坚持先生产厂家，后中间公司，先知名企业、名牌产品，后其它，尽可能从厂家直供的原则。具体地讲，就是要根据采购的品种、质量要求及市场供求状况、需求规律、订购批量等的不同，选择不同的货源渠道与订购方式。

对技术质量要求高、批量大或涉及到生产技术安全的品种，如压力容器、钢丝绳等，适于从厂家直接订购的品种，应选择直接厂家投标，厂家直购具有流通环节少，防止假冒伪劣，采购成本低，利于质量控制的优点，应成为采购的主渠道与主要的订购方式。对市场价格上下浮动幅度大、波动快，而因为采购批量、时间要求，需直接面向市场采购的部分品种，如一些临时发生的急用品种、不常用的品种，可选择中间商投标，严格实施“比质、比价、比服务”的原则，择优定标，对首次参与竞争单位资质审核要从严。

（2）针对企业备件材料需求技术性强，质量要求复杂，层次多，有些需有持续的技术服务，有些需求需对现场工况有深入的了解掌握，有的需要专门研发及考虑现场使用习惯等特点，目前企业备件材料采购招标以邀请招标方式为主，邀请单位一般在行业优秀企业与经多年合作并经评价的，合格供应商清单中选择，以保证产品质量与使用上的稳定性、互换性，技术上的一贯性，以及利于供需长期合作。鉴于邀请招标的竞争局限性及易发生串标、围标行为的不足，随着市场供求中不断有新的满足企业需求的供应商出现，及企业对备件材料采购要求的不断严格，在备件材料采购中尽可能扩大公开招标的品种范围，已得到越来越多企业的认同，公开招标应用力度在不断增强。

（3）对招标与询价比价过程中的质量控制必须给予高度的重视，树立质量第一的观念，质量是采购工作的生命，也是决定价格的重要因素，没有质量则谈不上价格，质量的高低决定着其使用寿命，甚至产品的质量还可能威胁到人身与设备的安全，影响到生产的正常进行，甚至造成事故。采购成本的控制不单是价格的降低，而是质量、价格、服务的统一，在某种程度上质量更为重要。同时也应注意到，对质量的要求也不是越高越好，而是满足使用要求的适当的质量。质量标准的掌握控制是复杂的，具有很强的技术性与波动偏差，不仅要求采购人员要有高度的责任心，严细的工作作风，而且要掌握较高的产品技术质量知识及鉴定能力，了解产品的使用环境、条件等，还需掌握一定的质量、成本的分析方法，具备一定的检验手段与工具，才能做好质量控制。

（4）要将招标与与询价比价与加强管理相结合，与提高采购产品质量相结合，与优化货源渠道相结合，不能“以招代管”[1]。要不断扩大从生产厂家直接订购的范围，优质名牌产品的范围，以合理的渠道来保证质量，既防止假冒伪劣，又便于发生质量问题后进行判定处理。对技术质量要求高及关键品种、大批量品种要进行采购前的质量考察认证不购进生产工艺技术落后企业生产的产品，这是做好采购环节质量控制的重要一环。要将采购产品质量的优劣列入对采购人员及有关验收部门的考核建立质量责任追踪制度。采购人员对所采购产品的质量要负责到底，对购进假冒伪劣产品、“三无”产品、不符合采购制度规定要求的产品及在生产使用中出现质量问题的，要给予有关采购及验收人员公开通报批评及经济处罚。要建立采购产品质量状况定期评议报告制度，定期公开、公布各类产品的质量状况。要严格招标与询价比价条件中质量及对发生质量问题后的处理要求，特别是对验收中难以发现或无法试验，需在使用中发现问题的产品质量要求应更为严格、具体、明确。

（5）充分准备，不匆忙招标，对暂不具备招标条件的不迁就招标，强行凑数招标。充分的准备工作是保证招标成功与有序规范进行的重要环节，准备工作包括投标人的选择、资质确认、标书编制、必要的市场调查，标底测算等。特别是对部分技术质量要求复杂的品种，招标前应召开有关会议，就有关的设计方案、产品特点等技术质量问题进行论证统一方案后再组织招标[1]。重点产品招标前要开展充分的市场调查分析，及时、准确、全面地掌握采购产品的技术、质量、渠道、价格、市场共求等情况，信息要公开化，不能只由少数采购人员掌握、垄断。

（6）在招标与询价比价组织方式上主要有两种情况：一是成立具有国家招投标资质的专业招标公司，严格按招投标法等法律法规组织运行，比较规范，随着企业相关基础管理的不断提升，招投标采购管理水平的不断提升使该模式的应用范围不断扩大；二是设立相关的招标管理机构，负责公司的招投标采购管理指导检查，具体实施由各专业采购供应部门负责，该模式因组织方式灵活、工作效率较高，比较适应于多数企业目前的采购管理机制，适应于企业备件材料采购，具有频次高，品种多、要求周期快的实际。规范的招标与询价比价管理制度，工作程序是保证招标与询价比价规范有序进行的基础条件，招标与询价比价必须严肃认真，严格地按程序与规定进行。

（7）对正在履行的批量招标与询价比价合同或虽合同已履行完毕，但所履行产品的市场供求没有很大变化，且所供产品的质量合格，合同履行良好，在距招标与询价比价时间较近时，可以按照原招标与询价比价条件续签合同；对到期的渠道招标与询价比价合同及经招标与询价比价确定的供应商，如供方是行业知名骨干企业，名牌产品，且合同期内所供产品质量合格、交货期、售后服务等合同条款履行良好，在充分的市场调查基础上，经谈判协商认为其价格合理时，可以续签合同采购。

（8）在招标与询价比价手段上，要充分利用互联网，实施网上招标，运用现代技术手段来促进招标采购的进一步规范化，进一步提高招标采购的效率[1]，以管理的信息化，推动企业内部物流管理、采购方式的规范化。

3 结束语

在当前复杂的市场环境下，面对产品质量参差不齐、价格、货源渠道复杂的采购环境，如何做好企业备件材料采购中的渠道、价格、质量控制，降低采购成本，维护企业利益，是企业备件材料采购中面临的一项重要课题。本文对目前大型钢铁企业在备件材料管控体制机制模式与采购方式方法方面的成功经验做法，进行了分析比较与探讨，以期能对行业内备件材料采购管控水平的提升，提高相关管控效果起到一定的参考借鉴作用[2]。