冶金备件电子采购招标系统的开发

2019-07-11左兵群张贺利天津云思维软件科技有限公司天津300000天津市百信通科技有限公司天津300000

天津冶金 2019年3期

左兵群，张贺利（、天津云思维软件科技有限公司，天津300000；、天津市百信通科技有限公司，天津300000）

0 引言

大部分冶金企业在备件管理方面采用ERP系统或独立的备件管理系统。管理系统可根据各部门上报的需求计划、现有库存、最低库存等，自动生成备件采购计划，再通过人工调整形成实际的采购计划。在管理系统外部，采购人员根据实际采购计划，面向合格供方进行议标、招标、签订纸质合同；将采购合同、预付款等信息录入管理系统；供方送货后，录入备件入库单、录入付款信息、录入开票信息，系统自动进行应付账款等动态处理。

目前的备件管理模式存在3个问题：（1）备件管理在企业内部进行，没有将管理延伸到外部，录入系统的信息较多，不便于减少内部人员工作量。（2）实施采购议价、投标等流程，在系统外由人工完成，不利于比价采购，降低采购成本，尤其是通用的备品备件。（3）由于与供方依靠电话、纸质沟通，造成备件收货计划、在途量、使用跟踪等方面效率低、速度慢。

冶金企业备件电子采购招标平台利用互联网络技术、自动识别技术、移动互联网技术，为冶金企业备件采购部门和供应商之间提供了多种沟通交流和协作的方式，包括网络平台、微信通知、二维码自动识别、智能采购终端等，形成了以备件采购管理为中心，各个供应商紧密协作，更好服务于生产现场的一体化管理模式。使得备件采购人员和供应商之间更容易沟通，减少了采购员和供应商之间的重复工作，提高了备件采购员办公效率，同时可提高供应商对生产现场服务的水平，规范备件管理。

1 系统开发

1.1 系统架构

冶金企业备件电子采购招标平台系统架构图如图1所示。

在电子采购招标业务中，企业内部备件管理包含了备件需求计划、采购计划、采购合同、采购收货入库、仓储管理、备件现场使用跟踪，以及发票、付款等。

图1 系统平台架构图

电子采购招标的供应商端，可以涵盖供应商内部的备件库存、备件报价、备件合同、备件送货，以及发票、收款等。

电子采购招标平台包含了互联网采购中心平台、手机移动平台和微信通知平台，同时结合线上、线下衔接的条码识别、智能采购终端。

1.2 业务管理流程

冶金企业备件电子采购招标平台业务管理流程如图2所示。

图2 系统业务流程图

电子采购招标业务涵盖了企业内部的生产车间、采购部门、仓库管理、财务结算等，同时通过整体采购平台和条码实现采购企业与供应商的业务衔接。供应商的报价、合同、送货、发票资金情况都可以通过平台进行办理和查看。尤其是在线下送货过程中，通过平台自动生成、打印统一规范的带有条码的送货单，实现实物送货、入库、合同、资金等自动关联，规范了业务，提高了效率。

1.3 系统功能

电子采购招标业务平台，功能涵盖了采购计划、采购招标比价、采购合同、采购送货、仓储管理、采购结算、系统维护、供应商维护和基础数据维护等。

1.3.1 采购计划

采购计划来源于生产车间，部门通过系统上报需求计划。采购计划需要上报的信息包括：采购编号、备件名称、规格、型号、数量、厂商、到货时间要求以及备件的专业分类等。采购计划通过企业审批流程后生效，并对采购计划按专业、类别进行划分汇总。备件申报单见图3。申报审批流程见图4。

图3 备件申报单

图4 申报审批流程

1.3.2 采购招标比价

招标比价是整个系统的关键环节。对于汇总后的采购计划，可以按照专业、厂家等进行划分，形成一个或多个采购招标包，然后再按照各个供货商的能力和信誉情况进行发包。有资格投标的供应商可以在招标规定时间内报价，并可以随时了解自己报价排名情况。

系统比价可以选择多种方式，如总包比较和单项比较相结合的方式。单项的比较是对相同型号的设备进行单价的比较，价格最低的供货商的价格为推荐中标方。总包比较是对满足报价项目超过80%的供货商的公共报价项目的总价进行比较，价格最低的供货商为推荐中标方。也可以采用逐个单项比较中标的方法，即按逐个单项比较，单项价格最低者为该单项推荐中标方。比价结果处理见图5。

图5 比价结果处理

1.3.3 采购合同

比价完成后，生成与中标单位的购销合同。合同生成可以利用现有的合同模板，并把中标的设备项目、数量、单价、总价等明细自动生成出来。

合同生成后自动建立合同台账和合同执行跟踪。随时跟踪合同送货数量、发票金额、付款金额等，同时对供货备件在生产现场使用情况进行跟踪。

1.3.4 送货入库

供货商按照采购合同进行送货，可以在平台上自动生成统一的送货单，并打印带有唯一条码的送货单。仓库收货时直接扫描条码就可办理入库，并同时与对应供应商合同关联，自动反馈给相应的采购人员。

1.3.5 仓储管理

仓储管理包括仓库收货、入库、领用出库、库存盘点等业务。同时生成实时库存报表、收发存报表。仓库管理按照物资设置最低库存、最高库存，可实时形成库存预警提示。

库存信息将成为制定采购计划的一项重要依据。系统可以定时检查库存，对于库存数量为零或库存数量低于最低库存数量的备件进行报警提示，并生成清单，作为采购计划的一项重要依据。

1.3.6 采购结算

采购结算包括发票和付款。采购结算是在采购合同、物流、信息流管理的基础上，实现资金流的管理。主要包括开票信息登记、应付款明细和付款审批、支付等。

1.3.7 数据统计汇总

数据统计汇总是对一段时间内工作的检验和总结的重要形式。对于平时数据的记录，可以定期按月、按年进行汇总，如月出库汇总、月入库汇总、实时库存汇总等。同时可以对多个时间内数据对比汇总，如一季度内各个月份出库对比、一年内各个月份入库的对比等。汇总的形式可按报表的形式显示出来，也可用各种图表（如柱型图、曲线图等）的形式直观地显示。