中小银行会计档案管理存在问题的探讨

李冰

摘 要 信息技术在中小银行会计业务领域的普遍应用，会计业务电子化进程加快，为中小银行带来了巨大的发展潜能，同时也给会计档案科学化管理带来了机遇和挑战。本文从中小银行会计档案科学管理的重要性入手，分析探讨中小银行会计档案管理中存在的问题，着重从中小银行对会计档案管理重视程度不高、专业人才缺乏、开发利用不充分、电子档案管理不规范等方面进行分析，并提出加强中小银行会计档案管理的措施，以加强会计档案科学化管理，提升会计档案管理人员的素质，加强会计档案的开发利用，发挥会计档案资源的最大效应。

关键词 中小银行 会计档案 科学化管理

在银行业广泛应用信息化技术的背景下，中小银行会计管理领域持续对自身的操作活动进行优化，始终与时俱进，作为记录和反映会计管理工作的重要依据和资料的会计档案也随之进入了电子化管理阶段，信息科技逐步成为会计档案科学化管理的有效工具。因此，在会计档案的发展进程中，应该逐步探索新的信息化管理模式，只有这样，才能对中小银行业务发展及会计管理工作产生积极的影响。

一、中小银行会计档案科学管理的重要性

中小银行会计档案是完整记录中小银行经营发展和管理活动的重要资料，是经营活动和各项业务的核算依据，是中小银行经营和管理活动的基础性管理工作。会计档案所包含的信息是有价值的资源，是银行重要的资产。会计档案所反映出的信息可以为中小银行的业务发展和经营活动提供支持。随着会计业务处理自动化、无纸化、集中化管理，会计凭证、会计账簿、会计报表、会计报告等纸质会计资料逐步电子化，信息科技在会计档案管理方面的应用范围在逐步扩大，会计档案管理已经步入科学化、标准化、规范化管理的新时代。会计档案电子化管理的新常态，使银行利用科学技术手段丰富会计档案管理内容和简化开发利用操作方法，让会计档案在中小银行发展过程中发挥更大的作用，科学管理会计档案显得尤为重要。

二、中小银行会计档案管理存在的问题

（一）中小银行对会计档案管理的重视程度不高，会计档案管理基础设施薄弱

随着中小银行信息科技的发展，会计档案也开始采用影像扫描电子化管理，但是作为原始凭证的会计档案依然需要归档保管，这就导致中小银行纸质会计档案的数量依然居高不下，逐年增加档案库房的压力，需要较大的管理空间和较多的管理人力物力财力。但是，中小银行因资源有限对会计档案管理投入的资金不足，没有独立的管理部门，导致会计档案保管不够规范，尤其是基层会计档案库的基础设施较差，受到办公条件的制约，会计档案库达不到防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等“八防”要求，会计档案的安全性、保密性难以得到保障。

（二）中小银行会计档案管理缺乏专业人才，会计档案管理人员结构不合理

科学管理会计档案，充分发挥会计档案的价值作用，关键因素是人。现实情况下，会计档案管理人员紧缺，既懂会计业务、计算机使用和开发，又懂档案管理的人员数量基本为零，具备会计档案管理专业知识和专业技能的人员数量较少。大多数中小银行会计档案的管理人员，主要来源于年龄较大，不适应柜面工作的人员，该類人员本身的学习能力较弱，加之很少对会计档案管理人员进行培训，现有会计档案管理人员很难满足信息化下会计档案管理工作的要求，只负责档案保管和调阅工作，管理方法落后，无法对会计档案进行开发利用，人才结构和素质不能完全适应会计档案开发利用的需要。

（三）中小银行对会计档案的开发利用不充分，不能体现出会计档案的价值

会计档案是中小银行内部信息中的一个重要资源，是全面、连续、系统反映中小银行各项经营活动的资料和历史记录。会计档案蕴藏着巨大的信息，蕴含着银行的资金营运情况、客户的信息资料、各种经营活动的交易记录，会计档案信息至关重要。中小银行的管理人员可以通过对各种数据、信息的分析，提高中小银行应对市场的驾驭能力。会计档案属于专业档案，中小银行会计档案管理部门只能做到保管和利用，开发利用的能力极其不足，使会计档案的史料和参考作用很难最大限度地得到发挥。由于对会计档案的开发利用不充分，不能体现出会计档案的价值，中小银行管理人员对会计档案管理重要性的认识不足，对会计档案管理不力。

（四）中小银行会计档案管理信息化、影像化程度低，电子档案管理不规范

会计凭证档案作为中小银行开展各类业务的重要资料和证据，在操作风险控制、经营管理和外部监管中发挥着极其重要的作用。目前，中小银行会计工作已实现了数据集中，但是会计档案全面影像化管理程度较低，不能适应银行大数据管理的需要，影响业务运行，档案查询不方便。对纸质档案全生命周期的管理效率低难度大，信息化有待进一步加强。同时，电子档案管理缺乏制度依据，中小银行会计档案管理办法和相关规定中对电子档案如何管理未做明确规定，没有详细的操作流程，没有统一标准，电子档案移交管理难度较大，多数电子档案没有纳入档案库保管范围内，电子档案归档管理符合国家标准规范要求的更少。

三、中小银行会计档案管理改进措施

（一）加强会计档案科学管理，构建一体化管理体系

中小银行会计档案信息涉及银行各个环节、各项业务，只有不断再造会计档案管理流程，使会计档案管理技术手段科学化、信息调阅网络化、建设管理标准化，才能形成中小银行全面一体化管理。一是会计档案管理技术手段科学化。会计档案信息化管理必须坚持技术与管理并重，信息化不仅仅是技术问题，它还是管理问题，会计档案信息化建设应与会计业务发展同步，将会计档案管理系统纳入中小银行信息系统建设之中，实现会计档案管理系统与银行信息系统的无缝衔接，只有这样，才能实现会计档案信息科学化管理。二是会计档案信息调阅网络化。在互联网+的时代，会计档案应建立原始凭证管理平台，通过配备相应的管理系统使其与自动化办公系统连接，实现会计档案信息调阅网络化，在一定权限范围内的资源共享，为会计档案一体化管理创造变革条件，提升会计档案资料的开发利用效果。三是会计档案管理标准化。会计档案库房管理、系统建设，要依据国家档案库房管理和信息化建设的有关规定、规范，符合国家档案管理的相关标准，满足业务流程管理和信息资源开发利用的需要。

（二）提高对会计档案重要性的认识，构建专业化管理队伍

会计档案科学化管理，培养会计档案信息化管理人才是关键因素。一是塑造会计档案管理文化。会计档案是银行在各项经营活动中形成的，有效管理会计档案可以促进银行的经营发展，转变会计档案管理人员的观念，树立服务理念，使会计档案管理主动适应中小银行的发展。二是提高会计档案管理人员的门槛。中小银行会计档案管理部门应当配备熟悉档案管理专业知识、会计业务知识、计算机网络技术和操作的综合型人才，会计档案管理人员还应具备信息管理，档案开发、研究等能力，能够适应会计档案管理各个环节的工作。三是加强会计档案管理培训。会计档案科学化管理使得会计档案管理工作越来越重要，加强会计档案业务培训，不断更新会计档案管理人员的知识结构，提升其专业化能力，提高会计档案科学化管理水平和责任心。会计档案管理人员要与时俱进，创新会计档案管理方式方法，不断提高会计档案信息化管理工作质效。

（三）加强会计档案开发利用，提升会计档案使用价值

中小银行会计档案信息可以为制定发展目标计划提供依据，进行可行性研究，为中小银行管理层经营决策提供可靠的数据和可比性的资料，引导经营工作提供各种有用的信息，做好会计档案信息资源开发利用是首要环节。一是提升会计档案开发利用效果。会计档案信息化管理可以提高会计档案的利用率，通过会计档案系统和办公自动化系统的连接实现资源共享，为中小银行管理人员制定决策提供必要的参考。二是创新会计档案开发利用模式。按照中小银行发展的需要，不断整合会计档案开发利用的途径，制定电子档案开发利用策略，最大限度地提升会计档案开发利用水平。将开发和利用有机结合在一起，通过对会计档案的加工整理，从不同角度、不同层次提供给使用者有针对性的开发利用，发挥其信息价值和应有作用。三是持续做好会计档案开发利用工作。开发利用是一项长期性、系统性很强的工作，需要各方面的重视和人力物力的投入，注重开发利用的环境建设，宣传会计档案管理的重要性，形成会计档案开发利用的良好氛围，创建开发利用的环境。会计档案管理部门主动开发会计档案信息，满足中小银行业务发展工作的需要，最大限度地发挥档案的价值，是档案工作具有较高专业水平的体现。

（四）加强会计档案规范化管理，使档案资源发挥最大效应

以计算机硬盘存储为主的会计档案电子化管理已经成为趋势，电子化管理的会计档案包括电子凭证、电子账簿、电子报表，虚拟化的会计档案和纸质会计档案应摆在同样重要的位置加以严格管理。一是完善会计档案管理制度。没有规矩不成方圆，要想实现会计档案规范化管理，科学合理、规范有效的制度规定是必不可少的要件。严格定义电子会计档案归档的标准、方法、保管环境要求和安全设施等，使其符合国家档案有关规定标准，将电子化会计档案置于纸质档案同样重要的位置。加强存储介质的安全管理，避免因存储不善导致会计档案信息丢失或毁损的现象发生。二是规范会计档案电子化管理。注重电子档案的规范管理，严格按照会计档案管理的有关规定制定收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入（输出）、格式转换的标准，确保会计档案的质量。三是简便会计档案电子化操作。档案检索是开发利用会计档案信息资源的必备条件，编制完善检索工具是提高利用工作效率的重要途径，检索工具简单化、标准化、规范化，方便使用者在最短时间内准确找到会计档案资料。

四、结语

将会计档案管理作为中小银行业务管理的重要环节嵌入业务流程，通过科学的技术手段提高会计档案管理的工作质量和效果，进一步规范会计档案管理，提升会计档案开发利用水平，最大限度地发挥会计档案应有的作用，从不同角度、不同層次提供给使用者，发挥其信息价值，构建会计档案开发利用的长效机制。

（作者单位为宁夏银行运营管理部）

参考文献

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