国内大学图书馆业务流程再造与机构重组研究

于纯良

关键词：大学图书馆;业务流程再造;机构重组;组织机构变革

摘 要：业务流程再造与机构重组是当前大学图书馆转型与升级的必然要求和重要举措。文章通过对我国部分“211工程”大学及国外、港台大学图书馆的网络调研和资料收集，分析其机构设置特点和发展趋势，并借鉴国内外大学图书馆组织机构变革的成功经验，提出未来我国大学图书馆业务流程各环节的工作内容和机构设置模式构想。

中图分类号：G252文献标识码：A文章编号：1003-1588（2019）06-0133-03

目前，图书馆面临云计算应用广泛化、移动互联网常态化、数字出版主流化、“互联网+”潮流化等信息环境，用户获取和传播信息的方式呈现社交化和泛在化等特点[1]。面对新技术的普及与应用、用户信息需求和行为的变化以及学术研究与交流模式的转变，依据教育部2015年颁发的《普通高等学校图书馆规程》和高校“十三五”发展战略中的图书馆终极发展目标，我国高校应明确图书馆功能定位，在对图书馆业务流程进行重新梳理的基础上提出新的组织框架，以实现机构重组，根据新机构功能再造业务流程，优化图书馆人力资源，最大限度地发挥图书馆的功效，从而实现图书馆的可持续发展[2]。

1 图书馆业务流程再造及机构重组的动因

网络信息环境的日新月异、图书馆工作重心与服务手段的变化、用户获取信息方式的变化以及各种新的管理理念的提出，都深刻影响着图书馆当前和今后的发展。大多数图书馆普遍需要开展业务流程再造与机构重组工作，以适应新的形势，具体表现为：一是以计算机、互联网和无线通信为代表的新的信息技术的快速发展已经完全改变了人们获取信息的方式及其阅读习惯，包括大学图书馆在内的所有图书馆都深刻意识到图书馆已经不再是拥有和提供信息资源的唯一机构，图书馆作为信息资源中心的地位正在被动摇，并且存在被取代的风险。因此，图书馆人纷纷行动起来，开展了一系列的改革和创新，对图书馆业务流程进行再造，进而对图书馆组织机构进行重组是大学图书馆组织创新的一项重要内容[3]。二是当前图书馆的业务流程还不能完全适应新信息环境的要求。为了方便管理，我国图书馆的各个业务流程通常由相应的组织机构来承担。长期以来，图书馆组织机构大多根据业务职能进行设置，这种模式运行已久，其弊端也逐渐显露。传统业务流程及机构设置中人为分割信息传递的整体流程造成部门之间的协作能力较差，致使图书馆的信息加工、传递能力受到极大的限制，工作效率低，无法适应新信息环境对现代化图书馆的要求。三是图书馆的业务流程正在从“文献流”向“服务流”转变。传统的大学图书馆作为高校的文献信息资源中心，秉承“资源为王”的服务理念，图书馆的业务流程主要是围绕纸质文献资源的自然流动而产生的，绝大多数大学图书馆都是围绕纸质图书和期刊的采购、加工、借阅等工作内容而形成传统的业务流程，这种业务流程是一种文献流。随着新的信息技术的发展，大学图书馆正从一个单一的文献信息存储机构变为一个大规模的知识管理与服务体系，大学图书馆的服务理念也已经实现了从“以资源为王”向“以用户为王”的转变。因此，大学图书馆坚持“以用户为中心，以用户需求为导向”的原则对大学图书馆业务流程进行再造，打造全新的业务流程是大势所趋。

2 目前我国大学图书馆业务活动和机构设置的四种变革方式

2.1 保留原有部门

具体表现为：①办公室作为图书馆的职能管理部门必不可少。办公室已由传统的行政管理朝着业务管理和综合管理的方向发展，这从其名称上就能够体现出来，如综合办公室、综合管理部、综合业务部、公共服务部和运行保障部等。②技术部的职能依然强大。随着新信息技术的发展及开放获取、数字出版、大数据业态的拓展，大学图书馆必须积极适应信息技术迅猛发展带来的文献资源生态环境的大变化。从名称上来看，大多数图书馆将技术部更名为信息技术部、技术支持部、技术服务部、技术保障部、信息化建设部和系统部等。③古籍部或特藏部仍是重点。为了加强对古籍和特色文献资源的建设与管理，多数大学图书馆都设置了古籍部和特藏部。④信息咨询部仍然是核心部门。随着学科服务的快速发展，信息服务越来越受到图书馆的重视，各大学图书馆都在原来参考咨询部的基础上成立了信息咨询部或信息服务部。

2.2 解散传统部门

首先，大学图书馆将期刊部合并到文献资源建设部，打通不同类型文献资源的通道，构成文献资源的共同体，形成一条完整的文献资源处理业务流程，实现纸质和电子文献的融合。其次，大学图书馆将不同类型的文献资源系统进行整合，以便为用户提供一站式检索服务。

2.3 增设新的部门

具体做法包括：①重视数字化新部门的设置。随着新的信息技术环境和读者信息需求的变化，以及数字化资源、数字教学、数字校园等的发展，数字图书馆或数字化部门开始引起我国大学图书馆的重视，并纷纷成立数字图书馆建设部、数字资源发展部、数字化部等部门。数字化部是在原有系统部的基础上增加了新的工作内容，既要承担原有的图书系统设备和软件的维护、网站更新、电子资源管理等工作，还要承担有关数字图书馆建设的理论、方法、技术和标准研究等工作。②进一步强化图书馆的情报职能，设立战略情报研究部、情报研究中心、情报研究部、情报分析与研究部、情报研究咨询部等。其主要职能是为学校职能部门、院系和科研院所提供基于事实数据和信息情报的科研产出分析与学科评估研究报告，开展数据分析与可视化研究等。③设置营销推广部，成为图书馆服务的营销者。新的竞争环境迫使一些大学图书馆借鉴企业管理模式，为完成图书馆服务的宣传与推广成立营销推广部。

2.4 整合工作流程

当前，传统的采访、编目、流通、阅览等部门呈现整合集成化特点。随着大學图书馆馆藏资源从P-first向E-first和E-only的转变和用户驱动采购以及学科馆员采购的发展，大学图书馆加强了对传统编目部门的升级和重组。通过业务外包，传统的编目部门被撤销或压缩，或调整工作重心。多数大学图书馆成立了文献资源建设部，并对纸质资源和电子资源进行统一管理。许多大学图书馆将流通部与阅览部整合为流通阅览部、借阅部或读者服务部。

3 国外及港台大学图书馆业务活动及机构设置的特点

笔者通过对美国、英国、澳大利亚和港台部分大学图书馆的机构设置进行网络调研和资料收集，发现这些大学图书馆业务工作及机构设置具有以下特点：①传统业务部门仍占据重要地位，如馆藏、采购、获取、特藏、参考咨询、技术服务等部门。②传统的编目工作被逐步弱化，部门也正在进行改造升级。由于编目工作外包，国外大多数大学图书馆已取消专门的编目部门，逐步将其与其他部门进行融合与改造升级，普遍设立编目与元数据部门，将传统编目工作重心逐步转向除MARC格式以外的其他元数据。③关注数字化资源建设与管理部门建设。资源的数字化及数字图书馆的发展对大学图书馆组织机构的设置带来新的挑战，国外大学图书馆开始较为普遍地设置专门负责数字化或数字资源相关工作的部门，如图书馆数字化、电子资源、数字创新、数字保存等部门。④强调教学科研支撑服务与数字学术交流部门的设置。与读者服务直接相关的服务部门除了传统的流通、公共服务、读者服务等部门，国外大学图书馆还出现大量支持教学、科研、学习的部门。⑤重视学术交流与知识产权相关部门的设置。为了有效地促进各项学术交流活动的开展，并为其提供组织保障，国外大学图书馆开始普遍设置负责该项事务的部门，如学术出版与交流、知识产权与信息政策研究室等。

4 未来我国大学图书馆的业务流程及工作内容

未来我国大学图书馆的发展应以服务为引领，以用户为中心，建立科学的文献资源保障体系，形成以文献资源建设、学生学习服务、教师研究服务、学术交流服务为框架，以营销为手段的整体工作内容。具体业务流程和工作内容有：一是文献资源建设是图书馆各项工作的基础，包括纸质资源和电子资源的建设，根据资源使用大趋势，建设的重心将转向电子资源[4]。二是学生学习服务包括传统书刊借阅、阅读推广、创意创新、毕业论文写作辅导、多媒体利用、馆际互借、文献传递服务、信息素养教育、常规性的检索与咨询等服务。三是教师研究服务包括课题咨询、查新查收查引、专利、知识产权、竞争情报、决策支持、学科服务、虚拟咨询、科研软件使用、科研成果大数据态势分析、课题申报、数据的管理等服务。四是学术交流是指图书馆协助学校专业教师开展学术交流活动，为学术交流提供会议室、研讨室、文献资料和现代化服务设施，为学术交流的顺利开展提供保障。五是图书馆结合本馆实际设置专门的营销部门，制订营销计划和策略，策划和开展各种宣传服务活动。

5 我国大学图书馆机构设置模式构想

随着信息技术的飞速发展，图书馆要适应信息化、数字化、网络化的要求，适应用户需求和业务流程的变化，精简部门，减少管理层次，组织结构应趋于柔性化、网络化和扁平化。图书馆应通过削减垂直层次、分权及建立学科服务团队等多种手段促进组织的有机化，使图书馆组织结构能够更加灵活地适应外部环境的变化。

通过本次项目调研，笔者认为我国大学图书馆可根据业务流程和工作需要，设立五大中心，中心下设部、工作组和学科分馆。

5.1 综合管理与推广中心

综合管理与推广中心包括以下部门：①综合办公室。综合办公室是集行政、后勤、卫生、安全、工会、业务协调于一体的综合性职能部门，负责协助馆长处理日常工作，保障图书馆安全，维护图书馆清洁、优美的环境，协调各部门业务工作，保障图书馆工作机制的正常运行。②营销推广部。营销推广部负责对外合作与交流、资源与服务和社交媒体的宣传、微博和微信媒体的维护与发布、图书馆微电影策划与推广、文化产品的设计与制作、读者调查与统计分析等工作，此外还负责讲座、展览、活动策划及渠道建设、打造和保持品牌、整体包装策划、持续营销等工作。③规划发展部。规划发展部负责制定图书馆战略规划、组织业务运行绩效、服务成效评价和馆员职业规划，此外还负责业务协调、发展决策、人力资源配置与协调等工作。

5.2 资源建设中心

资源建设中心包括以下部门：①采访部。采访部根据高校学科建设和教学科研的需要采集各种文献，负责对数字资源进行管理，收集开放获取的网络文献资源，与港、澳、台地区和国外的大学及科研机构进行书刊交换，处理文献受赠等事务[5]。②资源组织部。资源组织部负责图书馆文献资源的组织、揭示、目录维护、书目质量控制等工作，负责实体文献的技术加工及建设本校机构知识库和特色数据库。

5.3 读者服务中心

读者服务中心包括以下部门：①基础服务部。基础服务部负责提供图书馆所有可流通图书的借出、归还、预约和续借等服务，负责各阅览室的管理。②阅读推广部。阅读推广部负责阅读推广活动的组织、策划和宣传，力争打造校园文化建设品牌。③用户体验部。用户体验部负责图书馆信息共享空间（多媒体学习空间、视听欣赏区、协同学习空间、移动应用体验区、新技术培训空间、创新研究空间、自助创作空间）的管理，特别注重加强创客空间的建设和管理。④古籍与特藏部。古籍与特藏部负责古籍的保护和管理，承担各类特藏资源的收集工作，开展古籍和特藏文献的服务与相关研究。

5.4 信息服务中心

信息服务中心包括以下部门：①学科服务部。学科服务部负责提供学科服务、馆际互借与文献传递、参考咨询服务、学科资源整合、学科信息素养能力提升、学科科研支撑等工作。②信息素养部。信息素养部负责开展面向全校师生不同层次的信息素养服务，深化嵌入式信息素养服务，并将数字素养、媒介素养、数据素养等纳入信息素养体系。③科研与决策支持部。科研与决策支持部负责继续开展课题查询、专利查新、论文引证、知识产权等基础性服务，通过学科态势分析，开展学科前沿追踪，为学科发展提供决策支持，并通过学科竞争力的战略分析信息服务，为学科评估提供全面支持，建成适应图书馆的科研与决策支持服务体系[6]。

5.5 信息化与数据中心

信息化与数据中心包括以下部门：①信息技术部。信息技术部组织实施图书馆信息化与数据建设工作，积极应用新技术建设为学校教学、科研服务的基础设施;加强数据建设与管理，努力实现文献资源的开放获取，力争实现服务转型;加速图书馆信息化建设，支撑需求驱动的服务创新;积极参与高校信息化与数据建设项目，提高整体水平，加强机构知识库和特色数据库建设工作。②数据管理部。数据管理部负责开展数据挖掘与分析，及时、准确地把握用户需求的动态变化，为学校的发展提供决策支持，并提供研究数据支持服务，帮助用户获取、分析、管理和共享科研数据。

参考文献：

[1] 孙波，刘万国.基于环境扫描的“十三五”高校图书馆转型探索[J].图书情报工作，2016（5）：5-11.

[2] 朱强，别立谦.面向未来的大学图书馆业务与机构重组[J].大学图书馆学报，2016（2）：20-27.

[3] 康亦农.浅论图书馆组织整合[J].图书馆工作与研究，2008（5）：26-28.

[4] 姚冀越.論新时期地方高校图书馆采访工作应遵循的原则[J].科技情报开发与经济，2007（4）：10-11.

[5] 贾东琴.高校图书馆组织机构变革历程分析[J].图书情报知识，2015（2）：28-36.

[6] 北京大学图书馆.北京大学图书馆2018年行动计划[J].图书情报研究，2016（3）：36-55.

（编校：崔 萌）