谈企业人事档案管理的路径

曹刚

[摘要]档案管理作为一门专门的学科和职业技能，已经越来越被社会广泛的重视和认可，所以，企业也应该加强这方面的认识，聘请专业的档案管理人才对企业的人事资料和档案进行管理，才是现代化企业的管理之道。另外，为了配合专门的管理人才的档案管理工作，企业还应该引进先进的档案管理技术，只有这样才能完全达到档案管理的专业化和现代化。

[关键词]企业档案;人事档案;管理

人事档案是组织人事部门按照党的人才政策在培养、选拔和任用人才等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决的一个重大课题。

一、企业人事档案管理存在的问题

随着近几年来政治经济体制改革的推进，企业单位产权制度改革的实施，干部人事制度改革的深化，流动人员的大幅度增加，社会不良风气等均对人事档案管理带来了一定的冲击，旧的企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。这就要求企业必须加强必要的关于档案管理的资金投入，不仅是聘用专业管理的人才，还有的就是升级管理系统的资金，这种管理成本的投入是不能随意缩减的，因为仅仅处于成本的控制和考虑会给企业的人事资料的安全和详细的管理带来不便。

二、企业人事档案管理人员的素质提高

档案管理人员是高校人事档案工作的主体，起主导和支配作用。因此，档案管理人员必须加强科学文化知识学习，拓宽知识面，更新知识结构，提高业务素质和职业道德修养，确立自我更新意识、转变观念，破除因循守旧、墨守成规的管理模式，提高责任心和使命感，勇于改革和创新，转变思维方式，发挥档案管理人员的主观能动性，赢得人们对档案的认识和理解，推动档案工作走上规范化管理的轨道;转变知识结构，认真学习刻苦钻研档案管理专业知识，熟练掌握计算机应用知识，积极参加培训，注重吸取他人之长，在业务水准和实践能力上要精益求精。要及时学习最新的人才政策、人事制度，掌握当前人才流动的规律。要培养一丝不苟、认真细致的敬业精神，以适应人事档案管理逐步现代化的发展趋势。二要建立、完善人事档案信息化管理的规章制度。任何一项工作要有始有终顺利实施和持续开展，都离不开纪律的约束和制度的保障，人事档案信息化管理也是如此。人事档案管理实施信息化以后，要及时将那些不适应新形势、新要求、新手段的规章制度进行改革，并及时制定新的、科学、合理、规范的人事档案管理制度，以保证人事档案管理工作更加制度化、规范化、科学化。与之相应的档案要及时、完整收集，在保存为电子档案时必须坚持“去伪存真”的原则，做到及时、准确、完整，档案的整理、归档、借阅制度、程序也应补充完善，尤其要注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能为企业的决策提供准确的参考价值，为企业的又好又快发展提供更好的服务。

三、企业人事档案管理的信息化建设

在信息化、网络化、数字化日益广泛运用的今天，如果企业仍沿用陈旧、落后的手工等方式、方法对人事档案进行粗放式管理，档案管理上的某些漏洞还将延续，人力、财力方面的浪费还将继续存在。要革除这些弊端，只有走信息化管理之路，只有突破传统的人事档案管理模式，档案资源才能更好地为企业提供服务，也只有这样，档案的潜在作用才能发挥得更好、更大。利用计算机技术对人事档案进行信息储存、查找，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理信息化的重点。人事档案管理系统建设结构显示：企业使用人事档案管理信息系统，按照访问快捷准确、安全可靠的原则，建成数据库实体，通过实用、良好的操作界面，对档案信息进行分类、提取、查询，方便用户对有关材料的查借阅和使用，同时可進行统计分析，为人事决策提供参考，提高档案的利用率，降低档案管理的成本，计算机手段的应用和数字化的管理是人事档案现代化管理的一个重要标志。通过该系统能实现办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，档案人员通过系统随时了解文书、业务部门管理动态，掌握员工任免、技术职务变动、培训等人事动态，实现档案的超前性、预见性管理。因此，人事档案信息化管理模式对实现企业的人才信息管理工作有非常突出的现实意义

综上所述，企业的人事档案管理无论是对于企业还是员工个人来说都是非常重要的，所以我们企业的管理人员一定要从各个方而加强对于人事档案的管理，无论是管理观念方而，还是人才的选择，以及现代化管理手段的应用，都要严格把关。只有将人事管理的各个因素整体更新后，才能达到一个现代化的档案管理的水平和标准，才能更好地服务于企业的整体管理，间接地服务和促进企业的生产和发展。