新时期如何做好教师干部人事档案管理工作

梁晓玲

摘 要：近年来，随着社会的不断进步，高校对于教师干部的人事档案管理工作越来越重视。建立健全教师干部档案管理制度，是档案管理专业化和程序化的要求，也是落实国家“双一流”政策的具体步骤。我国教师干部档案的类型和管理流程已经相对成熟，但还存在一些问题，本文主要从当前我国教师人事干部档案管理体系出现的问题入手，并积极寻找解决策略，以期能够在加强高校档案科学保存的同时，推动档案管理工作的顺利开展。

关键词：新时期 教师干部 人事档案管理

一、教师干部人事档案管理体系出现的问题

（一）缺乏统一的管理标准

虽然国家已经发布了关于高校干部档案管理的工作条例，但由于缺乏统一详细的管理标准，各高校在开展管理工作时，仍然会依据学校的实际情况来制定管理方案，所以经常会出现教师干部人事档案移交困难的局面出现，由于人员的流动性较强，使人事档案在交接的过程中出现大量的遗失現象。

（二）工作业务素养不高，缺乏专业性人才

目前，大部分高校并没有意识到档案管理工作的重要性，所以管理人员通常由学校的教务长兼职。干部人事档案管理作为一项系统性较强且工作内容较为繁琐的管理活动，需要具备专业素养以及管理能力较强的高素质人才，才能在保证管理工作顺利开展的情况下，有效地提升工作效率。一方面兼职管理人员，管理业务素养不高，无法适应繁琐的工作内容，在巨大的压力下有时甚至会出现档案丢失的情况。另一方面，由于没有经过专业的培训，兼职管理人员无法快速有效得对档案信息进行采集，不仅使工作效率下降，也使档案资料存放出现不及时和不规则的现象。总体而言，高校教师干部档案管理人员的专业素质不高，不仅使档案管理工作效率得不到有效提升，也会对管理工作的开展产生负面影响。

（三）信息资源得不到有效利用

人事档案管理工作的有效开展，能够极大地提高高校的信息资源利用率，现实情况下由于知识产权的保护，若是仅为保存数据信息而建立档案，文件也会受到一定程度的查阅限制，因此许多档案的查阅都受到阻碍。例如某次高校干部培训，将教师干部人事档案的资料均转化为电子信息档案进行录入，然后与课程讲授视频、学生学习成果以及执教经验总结等内容一同上传，供各个教师干部查阅。这种做法看似使档案信息资源得到极大程度的利用，但实际情况是由于上述活动正是信息编制的初期，因此对各种数据信息资料的利用仍然没有发挥其作用，所以不少干部教师除了能够用账户及密码登录自己的档案界面，以搜寻个人训练档案资料外，现实仍处于汇编档案资料的阶段。不仅无法准确地搜索到自己所需要的档案数据，高校的人事档案管理人员也只能少范围地搜索到本校教师相关的数据信息，不仅使档案文件的使用范围得不到扩大，信息资源的利用率也随之降低。[1]

二、做好档案管理工作的具体措施

（一）建立健全教师干部档案管理制度

档案管理工作作为保证高校其他管理活动顺利开展的重要保证，各大高校需要充分意识到档案管理活动的重要性，积极建立健全教师干部档案管理制度，并定期开展培训工作，使教职人员师通过宣传能够意识到开展档案管理工作的重要意义，熟知各个教学工作档案的存档范围，并通过对其文件存档意识的树立，在促进管理工作顺利开展中获得教职人员的关注和支持。同时，学校也需要建立相应的档案管理奖惩制度，保证档案管理工作能够有效的落实与开展，对不符合存档要求、没有树立正确存档意识的职工教师进行批评教育，对符合档案管理工作要求的教师给予一定的支持和鼓励，使档案管理意识能够真正地深入到各个教职人员的内心深处。[2]

（二）培养具有专业素质的管理人才

档案管理作为一项复杂且系统性较强的工作，不仅工作量繁重而且需要具备较高专业素质以及管理水平的人才，才能推动管理工作的顺利开展，因此，工作人员的管理能力不仅会对工作效率的高低产生直接影响，同时也是决定工作质量的直接因素。所以有能力的高校可以聘请高校档案管理人员，在高校建立起一支高素质、高素养以及高水平的档案管理团队，并通过对专业素养管理人才的培养，促进管理工作的顺利开展。另外，各大高校也可以定期举办交流会，使各学校的管理人员可以学习干部档案管理经验。

（三）重视管理工作的信息化建设

传统的档案管理工作因其系统性与存储性质的特点，不仅工作量巨大，而且人工的档案录入与查找也严重影响了档案信息的使用效率。因此各大高校需要加强对档案管理工作信息化的建设，采用电子信息档案的录入方式改变传统的纸质档案。通过信息化的建设，不仅能够极大地节省档案存储空间，容纳更多的档案信息，也在智能化的查阅方式中极大地提高工作效率。同时各大高校也可以建立信息化的数字档案平台，实现学校之间的数据信息共享与整合，从而在提高资源利用率的同时，促进人事档案管理工作未来的蓬勃发展。

三、结语

当今社会最宝贵的资源是什么？答案自然是信息资源。在大数据时代，信息就是财富，教师和干部人事档案中的信息是教育最宝贵的资产之一。笔者主要通过教师干部人事档案管理体系的现状，从健全制度、人才培养以及信息化建设三个方面寻找有效开展档案管理工作的具体途径，以期能够给其他研究者提供一些依据。

参考文献

[1]洪树琼.关于教师人事档案管理的若干建议[J].长江丛刊，2018，3（22）：135.

[2]杨发章，赵建辉.浅谈如何做好教师干部人事档案管理工作[J].办公室业务.2018.3（13）：154—155.