科技项目档案管理工作优化途径分析

彭靖

【摘 要】档案管理是科技项目管理中的重要组成部分，不仅能够对科技项目的知识资源和信息资源进行收集和保护，而且能够促进科技项目的转化、经营、管理等活动的有效开展，有助于科技项目的创新和发展。文章从科技项目档案管理的基本原则及制度建设入手，阐述了新时期科技项目档案工作中存在的一些现实问题，并系统分析了我国科技项目档案管理工作的优化途径，提出了强化科技项目档案的归档工作、完善科技项目档案管理人员配置、提升管理人员专业水平等意见和建议。

【关键词】科技项目;档案管理;优化途径

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）10-0144-02

0 引言

科技项目是新时代科技产业发展的重要保障，是日常科技管理工作过程中形成的具有保存价值的文件资料。随着经济的发展和科技的进步，实施科技项目更加重要，而科技项目档案能帮助科技管理工作变得更明晰、更高效，为技术开发、科技资金规划与利用、知识产权监察、科技成果转化等工作提供准确、真实的资料参考，为区域科技发展、科技政策规划等工作提供了可靠依据。科技项目管理要遵循以下的原則：①科技项目档案管理规范原则。科技项目档案管理必须具备规范性，包括科技档案收集规范、归档规范、电子档案制作规范、档案调用规范等。②科技项目档案管理安全原则。随着电子信息技术的发展，科技项目档案管理的方式和介质更为多样化、便捷化，但是档案电子化的同时，也会带来安全性的隐患，所以在管理档案时必须注意其存在的问题，首先是保存介质的时效性、保存格式的加密性，以确保信息足够安全。其次对档案进行调取和查询的时候也要注意安全性，特别是重大科技项目涉及的核心技术信息，可能关系到国家安全。③科技项目档案管理效益原则。科技项目档案管理的效益原则指的是通过分析科技项目档案信息可以为行业和区域科技项目整体发展和创新提供助力，体现出档案管理的效益。同时，科技项目是国家、地方、企业等主体投入了大量的人力、物力完成的，并产生了科技成果，对其档案妥善保管收藏也是档案效益的重要体现。

1 科技项目档案管理普遍存在的问题

（1）重视程度不足。目前，大部分的科技项目档案并没有得到应有的重视，基本都由基层科技管理部门进行兼职管理，而基层的科技管理部门通常还有固定考核指标，不能将主要精力放在档案管理上，而档案管理又是需要花费大量时间、精力，所以在权衡之下，必然会相对忽视科技项目档案管理的相关工作，导致相关工作不够完善。

（2）科技项目归档存在问题。科技项目归档开展不顺利是科技项目档案管理存在的最主要的问题。很多科技项目在执行过程中，对项目归档不够重视，造成档案无法被有效收集，例如项目执行的经营情况、产品的设计图纸、专利申报信息、项目的人员信息等资料的缺失，对档案的完整性和全面性有着严重影响，还会降低档案质量，甚至有些地区完全忽视了科技项目的档案收集存储。

（3）管理人手不足，专业程度较低。由于重视程度不足，档案管理通常不会配备专职管理人员进行管理，都是由基础科技部门的工作人员兼任，只能负责基础的收集和普通查阅，而专业的档案管理则需要进行完整甄别、有效检索、数据对比等工作，只有这样，才能完整地发挥档案的真正作用。但是在实际操作中，由于科技项目执行方通常由企业担任，抽调人员组建项目组，完成科技研发后项目组则解散，只进行了简单的项目资料交接，而项目的管理方只是被动接受资料和进行存档，没有专职人员进行完整性鉴别、归档，所以造成了档案材料零散、缺失，导致信息难以被准确统计和使用。

（4）管理方法滞后。在很多基层科技部门，科技项目的档案仍然在使用纸质版进行存档和管理，一旦存留时间较长就会由于管理人员调动、保管不严格、保存环境恶劣等因素，导致项目档案缺乏完整性。此外，由于缺乏专业的档案管理，档案的各种调阅权限松散混乱，随意移交、随意使用，不重视档案手续办理，对档案的归档、整理、检阅等操作都比较粗放，没有编写，或者只有简略编写卷宗目录等。这些过于滞后的管理方法，给档案管理工作带来了很多的问题，对科技项目的推进、统计、管理等造成了很大的困扰。

（5）利用率较低。一套完善的区域科技项目档案从理论上来说，可以帮助科技管理部门制定区域科技发展方向、科技策略，为技术开发与研究经费政策的制定提供依据。但是，在实际操作上，很多地方还是没有转变认识，只是对档案进行简单的保存和管理，很少利用科技项目档案提升科技管理能力，相关的档案工作基本处于被动状态，信息利用率极低。

2 科技项目档案管理工作的优化途径

（1）重视科技项目档案管理工作，强化科技项目档案的管理意识。科技项目的档案管理对区域科技发展有着深远的影响，科技项目档案越完善，科技管理越准确。所以，无论是顶层科技管理部门还是基础科技管理部门都应该加大投入资金，完善人员配置，建设基础设施，改革管理模式，提升档案管理水平，将档案管理纳入常态考核，使档案管理工作全面深入地开展，从而更为有效地帮助区域科技发展和政策制定。具体来说，一是引进更多的专业化档案管理人才，并加强对从事相关工作的人员培训。二是根据实际需求，完善硬件配置，包括档案馆、查阅室的场地建设，以及配备档案柜、监控设备、保护设备、电子信息终端、扫描仪等。三是要结合科技管理的特殊性，完善科技档案管理的各项规章制度，使相关的管理、检索、借阅等环节都有章可循。

（2）强化科技项目档案的归档工作。随着科技的发展，各类科技项目变得越来越复杂，项目的数量和种类也大量增加，这给本就较为困难的归档工作提出了更高的要求。所以在进行档案收集时，需要进行更加精细化的操作，包括技术背景、技术路线、技术指标、研发团队、发展计划等进行全面的归档，提升档案的精准性、规范性。这一方面需要项目承担企业配合提供材料，另一方面也需要专业的档案管理人员进行归集、甄别及完整性检验。

（3）完善科技项目档案管理人员配置，提升管理人员专业水平。科技项目的档案管理是一项工作量很大、专业性很强的工作，不仅要求有足够的人员团队支持档案工作，而且人员也需要有相对较高的专业素养。一般来说，越是基层的科技项目档案越繁杂，所以要从两个方面推进相关工作：一是组建好档案管理团队，不能只是临时抽调人员负责暂时性的管理工作，也不合适让本身工作繁忙的基层管理人员兼任相关工作，最好能够组建一个专门的团队，长期稳定地负责科技项目档案管理。二是加大对团队人员的培训力度，让团队学习好专业的档案管理知识，开展更多的行业交流，了解相关规章制度，使团队的档案管理水平稳步提高。

（4）强化科技项目档案管理，提升科技项目档案质量。随着科技的进步，信息化技术已经逐步被纳入档案管理的工作流程，成为档案管理必不可少的工具。在现代化的档案管理中，無论是归档整理、信息加工、录入存储、索引编码等，都离不开信息设备和网络技术。而在科技项目档案的信息化管理中，要注意加强以下几个方面的工作：一是注意科技档案的类别索引和时间排序，要根据区域科技发展情况构建出本地科技项目树，科技管理人员通过调阅和对比可以便捷地了解发展情况，以便制定出符合辖区情况的科技政策，加强长处，补足短处，整体提升辖区科技水平。二是保证科技项目档案的完整性，由于科技项目的特殊性，档案中包罗万象，所以在归档整理的过程中，需要对每个档案进行细化分类，建立关键索引，甄别每一个档案中的技术细节和完整性，以便调用的时候能进行项目复盘和技术还原。三是制定好科技项目管理规程，加强档案的调用跟踪。保证档案的每一次使用都有迹可循，每一次交接都有交接记录，保证档案完整，避免遗失。在强化科技项目档案管理的同时，也不能忽略其安全性，特别是在引入信息化技术后，安全要求也随之变高。在信息化档案管理的条件下，科技项目档案安全性提升主要包括以下几个内容：一是要加强科技项目档案的基础硬件设施建设，在档案库房加装门禁系统、监控设备、防火设备，档案服务器要做好地址保密，构建软硬件防火墙，使用专线连接，以及添置防雷击、防静电设备。二是做好档案的备份，例如建立服务器云备份，冗余存储阵列，同时要保证电子档案和纸质档案双存档，以便不时之需。三是提升档案管理技术，不断完善档案管理制度和使用流程，对档案的调阅人员建立合理的分级规则，针对不同的人群设定不同的权限，确保信息的保密性。

（5）构建科技项目数字档案馆，提升科技项目档案管理利用率。在做好科技项目档案管理基础工作的同时，提升档案的利用率也是档案工作的一个重要方面。而构建好科技项目数字档案馆就是提升档案的利用率的一个最重要的手段，尽管前期投入的人力、物力较大，但是建成后能极大地提升档案的利用率。首先，所有档案经过细致的编码索引，归入了界面友好的数据库，可以对相关数据进行快速的对比、计算、调用。其次，数字化信息的真实可靠，不会随着时间的推移出现遗失、损坏、模糊等问题，能够长期保存使用。再次，数字化后的档案能方便地进行量化处理，形成清晰的图像、曲线，方便科技管理部门理清科技脉络，制定出更符合实际的政策。并且，应用智能化技术还能实现一张图管理，无论是科技成果转化、科技项目发布还是调阅产业科技信息，都能通过简单的点击了解详细情况，方便管理。

3 结论

综上所述，为推进科技项目档案管理，保证相关档案资源得到充分利用，科技部门的管理者应该注意到当前存在的问题，增强对科技项目档案管理的重要性的认识，积极采取措施，开拓创新，运用好现代化的管理模式和信息技术，提升科技项目档案的管理水平，为区域科技发展提供坚实的保障。

参 考 文 献

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