房地产档案管理信息化的意义及改进策略

彭靖

【摘 要】房地产档案管理是房地产行业的重要组成部分，通过信息化手段将房地产档案管理规范化的意义重大。信息化技术能帮助该行业的档案管理更加科学、规范、统一。文章以房地产档案管理为研究目标，讨论了房地产档案管理信息化的意义，从加强房地档案管理的信息化建设、搭建房地产档案信息资源共享平台、升级房地产档案管理软件等信息化改造提升路径进行深入的分析和探讨，为房地产行业档案信息化管理提供意见和建议。

【关键词】房地产;档案管理;信息化;改进策略

【中图分类号】F293.3;G270.7【文献标识码】A【文章编号】1674-0688（2019）11-0295-02

1 房地产档案管理信息化的意义

随着时代的发展和社会的进步，我国房地产行业近年来飞速发展，在这个过程中，不可避免地会产生大量的档案，再加之房地产调控政策不断变换，改革措施层出不穷，房地产档案管理的难度正在快速增加。传统的手工记录、纸质归档的方式方法，已经无法满足房地产行业档案管理的多元化发展。所以，将房地产档案进行数字化、信息化管理已经成为必然的趋势。信息化档案管理能切实地提高房地产档案管理行业的效率，降低错误信息发生率，提高房地产档案管理水平;同时，在房地产档案管理中应用信息化技术，还能使相关的档案管理更加规范化，优化档案管理的环境。当然，在给房地产档案管理领域量身打造信息化平台的过程中，管理者要结合实际情况和房地产档案管理要求，构建好符合规范的信息平台，灵活审慎地使用数据库，稳健地促进房地产档案管理工作的数字化进程。

2 房地产档案管理信息化水平提升路径

2.1 加强房地产档案管理的信息化建设

在房地产档案库日益庞大的今天，进行相关档案管理的过程中，必须引入信息化技术，并强化网络建设。在房地产信息化建设的过程中，首先应将房地产档案进行数字化处理，从传统的纸质版文件档案变换为数字版的文件，在该过程中可以使用扫描技術、ORC技术及多媒体技术来支持，形成新的档案形态，并通过构建数据库存储起来以备使用，再通过云技术将相关档案备份到云端，可以随时调用，多重保护，建立起统一的管理，形成规范的房地产档案信息库，摆脱空间和时间的藩篱，形成有效的资源管理和共享。其次要构建数字化档案平台，规范相关管理标准，建立目录信息。现阶段，我国大部分地区的房地产行业档案都已经开始数字化的进程，但是相关的档案平台管理还没有跟上，可能会出现因为系统更新、数据维护造成数据丢失、数据混乱等问题。所以，在构建房地产数字平台之初就要做好管理规范，设定好冗余备份机制，做好整体信息目录规划，保证档案数据的具体、清晰、明了，易于管理维护和查找信息。再次在数据采集时，保证档案与目录能一一对应，页数、份数都要有数字备份，以保护数据的完整性、准确性。最后要注意平台系统的前台和后台的细节开发，前台上的交互界面尽量和实际工作紧密结合，使前台工作人员能方便地录入和整理数据，后台设计则需要做好数据处理流程，前台录入数据后，后台能将其归档至合理位置，方便用户随时查询和使用信息，并简化数据维护过程。

2.2 搭建房地产档案信息资源共享平台

随着时代的发展，信息传递、信息共享、大数据的作用越来越大，所以房地产档案管理必须借助网络化的功能，为房地产行业提供支持，为管理者了解情况、指定策略提供标准和依据。建立房地产档案信息平台，一是能够促进政府、开发商之间的交流，方便统一管理;二是促进了开发商之间的交流，弥补房地产行业信息闭塞的缺点;三是方便购房客户，无论是查询档案、办理手续还是房屋买卖，都可以方便地在平台上完成正规流程，杜绝各类诈骗、哄抬价格、隐瞒信息等不当行为。

各地房地产管理部门应该从本地实际情况出发，构建好规范化、标准化的房地产管理、档案管理体系，借助信息化、网络化技术，搭建好平台，促进本地政府、房产商、房屋中介、购房客户之间的信息交流，并将平台纳入地区和产业整体发展规划当中，并规划好信息接口，接入国家统一标准的房产管理体系当中，进一步提升房地产档案管理水平。

2.3 不断升级房地产档案管理软件

在信息化程度不断加深的今天，房地产档案数字化是房地产行业标准化、规范化必经的一个过程。在这个过程当中，必须开发和使用标准化的房地产档案管理软件，并且构建规范化的房地产数据库。而在开发软件和构建数据库的过程中，必须注意到房地产行业和其他行业的区别。

首先，房地产档案需要建立案卷、目录数据库及卷内文件目录数据库、全文档案数据库等，主旨是方便数据互联、共享，促进房地产行业管理便捷化和一体化。房地产行业的档案类别千差万别，所需的目录也大有不同，所以管理软件和数据库必须具有强大的扩展性和兼容性，以适应现代化房地产行业不断递进的管理需求，实现数据灵活访问和共享。其次，在档案数字化的过程中，必须保证软件具有整理编撰目录、检索保密、系统维护、数据备份等功能，能够为各个类型的用户提供帮助。针对不同的工作职位，系统还需要符合工作实际和相关行业法律的要求。最后，房地产行业档案管理软件和数据还需要具有合理的数据独立特性。随着技术和工作环境的不断变迁，数据迁移在很多情况下是不可避免的，所以数据必须相对独立，有合理的存储和冗余备份方案，数据库要功能齐全、可操作性强，要具备安全的数据输入、修改、删除等规程，为房地产行业管理提供稳定的支持。

2.4 重视房地产管理系统的安全建设

建立数字化的房地产档案管理系统能极大地推动行业管理水平的提升，但是同时也带来一些不安全的因素。建立房地产档案管理系统，将档案数字化是一个系统工程，牵涉网络传输、存储、数据处理等环节，每一个环节都有可能遭遇到攻击，只有在每一个环节上把控好安全措施，才能保障好档案的稳定管理。为了提高房地产档案管理系统的安全性，相关工作人员要做好规范工作，保证系统能够无漏洞执行任务。使用正版软件是房地产档案工作要做到的事，并且要及时根据安全形式对系统进行补丁和升级。在系统安全性的各项设置上也要进行经常性的审查和变化，例如更新密码、改变防火墙形式、定时服务器维护等。同时，在保障好系统安全的基础上，我们也要重视数据库的信息数据安全，档案数据安全是所有安全工作的重中之重。所有的安全工作核心就是为了保护房地产档案信息的完整性和真实性，所以档案的加密措施必不可少，通过转码、增加防御层等方式，增加档案存储的复杂性，最终保障好档案数据的安全。

2.5 提高房地产档案管理行业的人力资源水平

在信息化、数字化进程不断推进的今天，房地产档案管理信息化发展是大势所趋，传统的房地产档案管理人员必须树立好新的管理意识，结合自身工作的特点，不断学习，提升优势，补足不足，创新档案管理工作方式。无论是房产管理局、房地产开发商还是房屋中介，都应该积极地组织开展好信息化档案管理人员的教育培训工作，并且通过宣传等手段加强工作人员的信息化意识，努力提高档案管理工作者的专业技能和职业素养，优化房地产档案管理人员的知识结构，使其成为能够跟上时代发展的服务型人才。一方面原有的档案管理人员应该加强信息技术学习，另一方面相關部门也应该积极补充新的信息化人才，全面提升整个档案管理行业的信息化水平，有效地展开对房地产档案的科学管理，确保所有工作人员和管理人员能对档案进行高效应用。除此之外，档案管理部门还需要通过完善薪酬福利机制、职业进阶机制等，建立好稳定的信息化人才梯队，保证能够持续稳定地提供好档案服务，并进一步拓展房地产档案的应用范围。

3 结论

在所有行业不断推进数字化改革的今天，房地产档案管理也必然需要进一步改革创新。为了满足不断增长的房地产信息管理需求，通过软件平台使档案数据数字化、规范化，并拓展数据应用是必然的趋势。软件信息化作为一种管理手段，在提高房地产档案管理的规范性、便捷性方面具有非常明显的优势，将相关技术通过软件运用到档案管理中，可以推进档案管理规范化进程，也可以提高行业的工作效率，提升管理水平。在建设房地产档案管理系统平台的过程中，要结合本地房地产实际情况和客观要求，建设好规范的、合理的、便于应用的平台和可以灵活使用的数据库。本文通过研究房地产档案管理系统的建设，对房地产行业信息化、数字化建设进行了讨论与思考，提出了一些助力房地产档案管理信息化进程的建议，为房地产行业提供了理论支撑。

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