管理学原理在基层办公室工作中的应用

陈树新

【摘 要】近年来，随着管理学的蓬勃发展，衍生为金融管理、行政管理、旅游管理、档案管理、图书馆管理等多个分支，许多管理学毕业生选择就业岗位时不局限于图书馆、档案馆、出版发行社、行政单位、金融机构、文化类企业，选择种类趋向于多样化、全面化，选择出现改变的重要原因是管理学原理能够应用到各行各业。建筑类企业基层项目办公室是其他业务部门工作的“黏结剂”，是职工日常生活的“调节剂”，是提升項目整体业务工作的“催化剂”，充分利用管理学原理有利于让办公室日常业务工作更加完善。

【关键词】管理学;建筑企业;基层办公室

【中图分类号】F270 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2019）12-0287-02

0 引言

本文利用SWOT分析作为课题研究手段。SWOT分析代表分析企业优势（strength）、劣势（weakness）、机会（opportunity）和威胁（threats），其分析结果如下。①S：综合办公室是联系和沟通其他部门不可或缺的部门。②W：综合办公室业务复杂，对管理者的要求较高。③O：对办公室职工来说，这是一个充分展现自己管理、宣传、写作等综合能力的平台。④T：办公室服务是一项复杂的业务，容易因工作疏忽引起他人不满。通过SWOT分析获得结论，利用管理学理念看待现代工程建筑类企业中办公室岗位发展方式的转变，从而解决办公室工作存在的漏洞和不足。

1 图书馆业务管理理念在办公室工作中的应用

无论是公共图书馆还是大学图书馆都是公益性图书馆，但是管理理念与企业的经营目的并不冲突，相反，企业应该吸收和借鉴图书馆管理的先进理念，譬如建立健全管理制度、转变传统发展理念、塑造核心价值观、提升文化软实力、形成良好的用户关系、提升综合竞争力等，这些都是图书馆管理与企业管理互通之处。

图书馆日常业务管理包括制定图书馆发展规划及采购标准，建立各项业务工作制度及岗位规范，做好采集、分编、流通、保管等环节的工作。

1.1 采集中成本控制的应用

建筑工程类企业办公室最薄弱的环节就是成本控制。办公室人员与物资设备部不同，物资设备部关注的是整个项目生产的物资和设备需求，其特点是设备大型化、资金庞大化。办公室的着眼点则是办公管理人员日常和办公所需的成本，呈现复杂化、细小化特点。办公室管理人员应加强成本意识，深刻认识到成本控制的重要性，并对这些细微的成本加强管理便可为企业节约大量成本。就企业而言，理想的成本控制就是对“细节”进行控制。譬如，图书馆在采集图书时会进行价格比对，办公室也可在购买办公用品时走访当地市场，了解当地市场价格和市场信息，也需要在网上查看参考价格，最后做出正确的选择。这样能提升自身议价能力，也可获得更多的折扣。此外，图书馆的成本控制还通过动态的业务流程来控制。办公室传统的成本预算比较笼统，其实工作中每个方面所需的成本不一样。譬如，项目食堂和办公过程中的消耗品，每一项都有不同的需求和特点，需要通过长时间的咨询和记录获得合理的购买方案。简言之，消耗量大的需要准备充足，消耗量低的不能盲目购进。通过进行科学的成本控制和预算，有利于提高办公室的工作效率，节约成本。

1.2 编目与保管方法的应用

图书编目就是按照一定的标准对文献资源进行分类、编制目录，建立馆藏目录体系。办公室在处理文件收发业务时可按照此方法进行编目保存，具体分类可以按照文件来源与项目签发文件、时间等进行分类存储，从而做好档案排架过程。同时需要对各类文件进行信息化处理，利用计算机保存各类文件，对相似性高的文件需特别区分。将信息存储在硬盘上存在毁坏的风险，为使文件信息更好地被保存，网盘成为新的趋势。因其具有存储量大、检索便捷及存储时间长等优势，所以可以把网盘保存文件应用到文件保存工作中。必要时还可参考图书馆信息管理系统开发属于办公室办公的管理系统，与其他项目办公室形成资源共建共享。

2 行政管理明确核心业务理念在办公室工作中的应用

行政单位日常管理中高度重视自身的业务水平，如党务建设和文件处理。对文件重要知识信息的组织和应用都是行政单位的核心技术业务，加强核心业务的管理，可以规避业务出现差错，提升工作效率。办公室同样需要明确自身核心业务，提升竞争力，集中表现在以下几个方面。

第一，提升党务行政工作的处理能力。公司各级及外来文件收发时，需要准确和迅速地传达，对文件精神加以提取、学习和领悟，并对其中重要内容做出相应的标注，对涉及的领导和部门应及时传达。而且应组织大家积极学习党中央近年来的发展理论成果和公司各项重大会议决定，有利于提升公司员工的思想觉悟和意识。

第二，做好后勤保障与接待工作。建筑企业由于自身的企业性质，项目经理部面临各级政府、公司内部等较为频繁的检查，其中主要包括质量、安全、环境保护、税务、纪委监察等方面，具有频率高、范围广、细节多等特点。面对各项检查，接待工作必然成为办公室的核心业务，重视接待工作，提供完善的后勤保障，有助于提升项目形象。

第三，做好项目宣传报道。宣传企业文化是企业可持续发展的动力，加强项目宣传可以使项目部成员紧跟项目发展步伐，加深对项目文化的认知，时刻践行项目理念，让宣传报道成为项目发展的“风向标”。精选项目新闻报道，从点到面，立体化地展现项目发展的新面貌、新风气。做好宣传报道还需要我们时刻熟练各种宣传手段，特别是新媒体的使用，譬如学习航拍展示、微博、贴吧、微信公众号的推广、VR（虚拟现实）等技术的应用。学习和借鉴同类行业的期刊、论文、报纸、电子文献等宣传报道，取长补短，精益求精，不断进步。好的宣传报道离不开项目本身的业绩，从项目施工现场获取大量素材，扎根于项目，进行创新和润色，一定可以展现项目最佳的风貌。

3 旅游管理服务理念在办公室工作中的应用

旅游公司或者旅行社往往在游客旅行途中推送附加性服务，一方面满足顾客的服务需求，另一方面有利于公司获取更多经济利益。建筑类企业和旅行社一样，都是市场经济的参与者，引入旅游管理服务理念有利于办公室服务职能的精确转型。在市场经济快速发展的大背景下，辦公室的角色和定位也发生了相应变化。办公室的各项服务不仅要求满足项目建设的基本要求，还需要提供更多个性化的服务。

3.1 服务于不同人群

在项目建设的要求下，办公室应该根据不同的服务对象提供不同的服务方式。办公室的服务对象主要以企业职工和外来检查人员为主，对这些服务对象进行分类有利于满足不同人群的要求。针对不同人群提供不同的服务类型，有利于提升办公室服务水平和项目部外在形象。例如，办公室在提供服务时对项目职工主要以满足日常工作和生活的需求为主，对外来检查人员提供介绍和帮助为主。

3.2 拓展服务内容

第一，加强信息推送有利于项目建设的宣传。项目部的展厅可以展示企业的价值理念和未来目标，对项目的特色工程进行宣传，职工可以进一步获得集体的归属感和荣誉感。

第二，继续提供阅览室服务。据调查，阅览室因为其拥有独立的空间，受到职工青睐。此外，可以在阅览室开展小型讲座，职工可以相互交流和学习。

第三，拓展业务培训。办公室应该根据职工需求进行相关业务培训，如办公软件的使用培训、写作和摄影技巧培训、办公系统操作培训等。

3.3 加强服务态度

现代企业将客户的需求、经验与欲望视为重要财富，通过满足客户来赢得客户，办公室管理可以借鉴企业的用户关系管理理念，建立“服务至上”的工作观。首先，培养职工的用户意识，即办公室职工培训应着重于职工的沟通技巧，要求职工做到不刁难同事、不怠慢同事，全心全意地解决同事工作中遇到的困难，做有益于同事的事情。对此，办公室需要积极收集外来检查人员的数据、分类研究、掌握需求特点，以不同的方式了解他们的满意度，从他们的评价中发现问题，并迅速给出解决方案，及时回馈，让其感受到被重视、被尊重。

办公室职员提升个人知识储备也能为同事提供更好的服务，深入掌握管理学、信息管理学、心理学和社会学等学科原理，有利于进行一系列的管理性活动，实施计划、组织、人员编制、领导、控制等协调他人的活动。办公室职员有能力参与办公室建设研究，是企业建设中的人力资源。职员通过协助项目领导做好党政业务，沟通各方面信息，做好员工管理工作，在参与建设中提升知识素养，体现个人的人生价值。

4 结语

管理是一门科学，也是一门艺术。在宏观层面，当前建筑企业正处于全面深化改革的阶段，需要技术创新与管理改革的“双轮驱动”，这就涉及建筑企业管理的创新发展问题。在中观层面，建筑企业自身发展需要管理学理论的支撑，建筑企业的改革发展亟待管理理论开拓和方法探索。在微观层面，基层项目是建筑企业获取效益的主要责任者，项目管理者需要借助科学的管理方式。重视管理体系建设，充分利用管理学原理提升基层办公室业务工作，整合各类资源，推进基层项目动态管理。

参 考 文 献

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