提高事业单位档案管理有效性的策略探析

马玉彪 李莉

摘 要：随着我国的综合国力在不断的加强，社会在不断的进步，由于事业单位中很多工作的开展都需要档案作为参考资料，因此，档案管理工作有着非常重要的作用，需要切实加强事业单位档案管理工作的有效性。但从我国各事业单位档案管理工作的具体开展情况来看，还存在人员素质不强、管理有效性不足等问题，需要有针对性的制定相关策略来进行改进。本文主要从当前事业单位档案管理工作中存在的问题出发，分析如何提高事业单位档案管理工作的有效性。

关键词：档案管理;事业单位;有效性;策略

引言

從多个方面分析传统档案管理方式已经难以高效完成归档工作、档案收集和整理工作，导致档案管理工作效率低下，在规定的时间内无法有效档案管理工作，并且，经常出现档案丢失的情况。此外，部分管理人员在档案管理过程中过于关注工作进度，忽视创新管理思路，自然难以提高档案管理工作效率，为了改变这一管理现状，以下提出创新档案管理观念、应用信息化档案管理方法、落实创新的档案管理服务方式等措施，进一步提高档案管理工作有效性和实效性。

1事业单位档案管理工作优化的重要意义

档案本义是指事业单位或企业在日常的管理工作中形成的可以记录并保存各项社会或经济活动的原始资料，其由形成者、参考价值、载体组成，可以真实地展现出历史的风貌。事业单位的档案管理工作，是由档案管理工作人员直接管理，并为其他业务提供相关的档案管理服务。准确来说，事业单位中的档案管理工作是事业单位进行发展与改革的关键性部分，其直接决定着事业单位工作的顺畅程度，利于确保事业单位工作的稳定性。在我国逐步进入新的经济形势后，各种经济产业结构得到较大调整，相关部门也逐渐认识到档案管理工作的重要性，加上上层部门已经结合当今的经济新形势做出重要性指导，也为事业单位优化档案管理工作指出全新的方向。因此，各事业单位应该在充分结合当地实际情况后做出适当优化，继而保证事业单位的档案管理工作能够实现高制度标准和高目标定位的现代化发展。同时，各事业单位也应持续探索新的档案管理工作形式，更深入地提升档案管理工作的有效性，兼档案管理工作的质量与档案资源的科学化应用，进而提升档案管理工作的质量与效果，不断增强其在事业单位中的地位与影响力。

2新时期事业单位档案管理工作的优化策略

2.1做好信息化档案与传统档案管理方式的衔接

虽然说信息化技术已经在在社会各个层面得到有效普及，但是依然有部分事业单位档案管理采用纸质化管理形式，但是在档案管理工作越来越重要的今天，合理使用信息化技术能够有效提升档案管理工作的整体质量与效率。面对当前纸质化档案与电子化档案并存的现状，不能采取消极的态度进行抵抗，而是要更积极主动的去应对这种现状，用实际行动推动档案管理信息化的建设与发展，逐步改变传统的信息收集方式，将信息录入到电脑中，借助信息技术辅助开展信息的处理与分类，形成电子文档。虽然电子设备为管理的效率带来很大的提升，但是如果遇到电子设备发生故障，那么很可能会伤害到档案信息的安全，因此要切实做好电子档案数据与信息的安全保护工作。一方面，要重视对档案管理工作人员的信息技术培训工作，提升其信息素养，即使遇到电子设备故障情况，也能够灵活处理，及时应对，采取相应的补救措施，避免损失过大;另一方面，事业单位要重视在档案管理电子设备上的投入，对于老旧的电子设备要及时进行更换，确保电子设备能够成为档案管理工作的有效支撑，而不是累赘。为了适应信息技术的应用，事业单位要处理好档案管理中每一个环节工作的开展，及时发现问题，确保信息技术能够更好地服务于档案管理工作。

2.2提高专兼职档案人员的业务素质

档案人员在档案现代化管理工作中，不仅自己要具备档案管理专业知识，还要懂得科学管理档案的实质内涵和特点。档案实现现代化管理，要求档案人员必须刻苦学习新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。在多数基层事业单位中，档案人员都是身兼多职，没有时间学习和钻研档案业务，对档案管理知识比较浅薄，这对档案管理现代化、信息化工作的开展十分不利，要改变这种状况，简捷的办法就是提高档案队伍素质，多搞一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应现代化管理的需要。

2.3创新档案管理服务方式

当前，事业单位在发展过程中要格外关注档案管理工作，在关注的同时，在档案管理中必须创新管理服务方式，管理人员在清楚要求后，积极运用电脑登录在线服务系统，不仅可以在线沟通档案管理方面的经验，还可以利用在线服务系统发送各个部门需要的档案，无需耗费时间传送，通过运用在线服务系统，在线提供服务，既创新了档案管理服务方式，又发挥在线服务功能，有利于提高档案管理利用率。同时，方便管理人员发送档案、检索档案、查找档案、资料、文件。可见，档案管理部门创新管理服务方式，以一种全新的管理服务模式进行档案管理工作，其利用在线服务系统，整理、发送档案，在线提供档案信息，创新了档案管理服务方式的目标，以此提高档案管理水平。

2.4建立并完善规范的档案管理制度

事业单位要根据单位真实的档案管理现状建立并完善更为专业、规范的档案管理制度，使其具有更加科学化、精准化的特质;严格规范档案管理工作的流程，建立健全相关的制度机制，并科学化地进行档案信息收集与储存工作，结合实际制定更具科学性、适应性的档案管理工作考核方式，不断提高档案管理的基本工作质量，以防出现较大的管理漏洞和风险。同时，也要充分结合内、外部监督，指导并约束事业单位的档案管理规范化。

2.5增强人事档案科学管理意识

增强事业单位人事档案科学管理意识有助于促进解决档案管理过程中存在的问题。首先，事业单位档案主管部门和领导应明确人事档案管理工作中存在的问题和不足，加强对优化人事档案管理的重要性的认识，树立先进管理理念，提高科学管理意识，重视宣教工作。其次，要重视人事档案优化管理，不断增强分管领导和管理人员的紧迫感，充分认识档案管理的重要意义，身体力行，努力在管理工作中切实落细落实落好各项管理要求和标准。最后，要联系现代社会信息化的发展趋势，有序促进人事档案管理工作顺利开展，并积极采取有力措施，加大对人事调配、资金、软硬件基础设施等的投入力度，引进必要的先进设备和技术。

结语

时代是进步，用发展的眼光看事业单位档案管理工作，进入事业单位改革深水期，档案管理工作必然也会存在各种问题，需要主动开展研究，以更积极地态度去应对，不断弥补管理中存在的缺陷，切实提升档案管理的有效性。只有这样，档案管理工作才能够真正成为事业单位各项工作开展的重要数据支撑，为各项决策与方案的制定提供依据，在推动事业单位改革进程中充分发挥出档案的作用，需要作为工作的重点来抓。

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