电子办公环境下的文书档案管理分析

吴敏

摘  要：随着网络科技的不断发展，办公文书档案管理也发生着巨大的变化。文书档案管理从管理理念、管理形式和管理监督体制都在不断地发展完善。电子办公环境下的文书档案是通过现代通讯和计算机科学技术手段，完成文书档案的自动化、合理化管理。但电子化的文书管理仍处于不断完善阶段，还存在一系列的问题。该文对电子办公环境下的文书档案管理进行分析思考，客观地分析目前电子化文书档案管理存在的问题以及提出相应的建议。

关键词：电子办公  文书档案  管理

中图分类号：G27                                    文献标识码：A                          文章编号：1672-3791（2019）03（c）-0242-02

电子化文书档案的管理是得益于科技的发展，也是新时代独特的管理模式。将电子科技技术融入文书档案的管理开发中，实现文书档案管理的先进性。提高文书档案管理的效率，同时缩短档案管理的时间。但科技的发展总有利弊，文书档案管理的电子化仍然存在问题，它影响着文书管理的效率，甚至导致部分重要文件的丧失，掩盖了电子文书档案的优势，是目前电子化文书档案急需解决的问题。

1  文书档案的定义

文书档案反映的是行政管理和党务工作的一种文件。一般情况下，文书档案是用来保存办公室相关的文件，如会议记录、相关的发文和批件。将已经整理完毕具有保存价值的资料收集起来即为文书档案。文书档案记录了某个活动举办的全过程，包括举办方、举办单位的活动内容以及对以后活动事物的责任制划分起着重要的协调作用。一个机构和单位的发展，要依靠文书档案的管理。

2  电子办公环境下文书档案管理的优势

（1）自动化办公是利用信息分类处理来达到提高办公效率的目的，相比于传统的文件管理，从信息的收集、信息整理归档、分类再到信息存储都要花费大量的人力物力。电子办公环境下的文书档案管理的优势就在于简化了管理流程，让文书档案管理更快捷。（2）部分文书档案有其特殊的保密性，在传统的档案管理中容易出现文件内容的遗失、泄露。传统的文件传递容易受到环境气候的影响，运输距离较长可能导致文件的遗失。电子化的文书档案管理使文件保存更加方便，文件传递只需要通过手机，电脑等工具在线传递即可，减少了文件传递过程中遗失的风险，降低了文件损坏的可能性，保持了档案的完整性。（3）传统的文书档案收藏不利于广泛的传播，由于时间的不断积累，会造成文件资源的浪费，不利于文书档案的管理。电子化文书档案利用科技的自动化优势，实现信息交流共享，促进了信息的传播，有利于文书的共享利用。

3  电子办公环境下文书档案管理的不利之处

（1）部分文书档案存在其特殊的保密性，而电子化文书档案的管理容易造成文件内容的泄露，档案的保密性难以得到保证。除此之外，文件容易被人轻易修改，而毫无察觉。因为互联网的使用条件是通用的，修改者一旦按照原来文档的格式进行编辑，则不会有任何修改的痕迹，即使文件档案遭到了破坏，也无法找回文档原件。因此，如何保证电子版文档不被篡改是目前电子办公环境下文书档案管理急需解决的问题。（2）电子化档案管理，需要管理员有丰富的电子技能，引进自动化办公设备需要足够的计算机操作能力，因此，对文书档案管理人员的电子技能也要求较高。

4  电子化管理文书档案所存在的问题

（1）电子化文书档案管理的制度不完善。如今，各公司单位的档案管理大多位于综合档案室，是属于行政的分支部门。而行政管理工作繁多，因此，在文书档案管理整合分类方面极容易出现差错。例如：行政管理人员有限而文书档案管理复杂，办公人员为了快速方便，未能及时对档案进行整理归档，会导致部分文书档案的丢失。因此，文书档案的管理归于行政部门，不利于提高档案管理效率和文件的利用与开发。（2）档案管理人员的专业能力较低。由于传统的文件管理已经深入人心，很多文书档案管理人员不需要有相应计算机知识和能力，在面对现代电子化文件管理时仍然按照传统模式，工作效率低下，不能满足现代科技的要求，因而无法充分发挥电子化文档管理的优势。

5  如何做好文书档案电子化的管理工作

（1）制定统一的管理规范。自动化文书档案的管理，首先要制定统一的制度管理体系，其次要规范操作技术。目前在制度上，很多公司的文件和档案管理是分开的，档案管理人员不能随便翻阅查找文件，这给档案的整理归档带来了一定的难度。因此，档案管理首先要从制度上规范，实现文件和档案的统一管理和规划，保证档案归档过程的完整性。例如，从文件的收集整理、文件的形成，到管理归档和查阅都要在档案管理人员的监督下进行，统一文件电子格式。（2）规范文书档案管理操作技术。电子化的文书管理是要利用相应的软件系统，在选择软件时要选择性能好、兼容性强的系统。此外，还要规范相应的技术要求和技术标准，如文件标准安全数据、接口数据标准以及各类数据转化标准等。（3）改变文书档案管理理念。在自动化的办公状态下，文件处理后可以直接归档，大大提高了文件管理效率，而办公的重点也会有所改变。档案管理工作从立卷转移到转运文件，就开始进行监督指导，确保环节质量。而自动化的办公系统可以进行文件的分析管理，将文件分类以后可以由系统完成标引主题，大大缩减了管理人员的工作内容。这时，管理人员可以集中精力完成鉴定档案价值工作以及控制跟踪文档运行流程。鉴定档案价值工作只能单纯地依靠人工完成，对于确保档案质量有着十分重要的作用。控制文件运行流程是确保文件整理完整，内容准确的重要依据。（4）加强文书档案电子化管理的保密工作。随着网络技术快速的发展，档案内容安全问题受到人们广泛的关注。近年来，黑客的入侵、病毒网络的流行以及频频发生的网络数据信息泄露事件，对档案内容有着巨大的威胁。自动化的办公环境下，为了保证文书档案的安全，就必须采用更加先进的防盗技术，其中包括检测攻击篡改技术、恢复数据功能等。与此同时，要建立用户身份确认信息，设定用户访问权限、用户特殊角色和防篡改措施。一方面，进行档案秘密等级的划分，档案秘密等级越高，需要验证的程序越多。另一方面，提高档案管理人员的计算机技术水平。文书档案管理人员要熟练掌握相关文档处理的计算机知识。更新自己以前的传统管理经验，按照电子化文档管理的要求運用相关知识进行文书档案管理。避免出现由于自己操作失误所引起的文档丢失现象，与此同时可以充分发挥网络管理优势，提高文件收集、整理、归纳效率。

6  结语

一个公司单位管理档案的水平高低直接影响着整个单位文件的统一性和完整性，是公司单位协调合作以及举办活动的主要依据。档案管理人员要认识到自己工作的重要性，从意识形态上重视自己的工作，认真收集整理资料的同时学习相关计算机管理知识，更好地做好档案管理工作。而另一方面，电子办公环境下文书档案管理是档案管理的一个重大变革。在运用电子化管理所带来的方便的同时，要时刻注意现代化技术所带来的弊端。同时档案管理部门要珍惜这一伟大变革所带来的机遇，加强文书档案的安全保密工作，制定统一的管理方案和管理流程，提高文书档案管理效率的同时保证档案质量，开创文书档案管理的新局面，充分地发挥档案管理的作用，为公司单位的发展做出贡献。

参考文献

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