基于档案管理员档案管理工作的现状及对策研究

刘波

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-107-02

摘 要 现如今，档案管理在我国社会发展中占据着重要的单位，作为记载个人或者团体发展的历史载体，对于人才的开发以及人才的科学利用都具有很重要的意义。随着我国信息技术的不断进步，在新的形势下传统的档案管理方法已经不能够满足社会生产的发展需要，为了能够更好的与现代化社会的发展完美结合，更好的适应现代化社会的科学管理水平，我们必须要提高对档案的管理水平。因此，建设好档案信息管理，提升档案管理的规范化就显得格外重要了。本文对于日常单位的档案管理中出现的问题进行分析，并针对相关管理条例的策略进行探讨。

关键词 档案管理 工作現状 对策研究

一、完善档案管理建设的必要性

（一）我国信息化管理工作的迫切需要

随着我国经济的迅速发展，信息资源已经发展成为人类经济社会建设的一项重要资源，信息资源的的发展离不开档案资料的记载。档案作为记载各项信息发展的历史载体更是得到人们的广泛关注与重视。尤其是近几年来信息资源管理在社会发展中的重要作用凸显，再加上现代社会中信息技术突飞猛进的发展，各个单位由于信息化的建设加强，对于档案管理的规范化要求也随之提升，所以对档案进行信息化管理是当今社会发展提出迫切的要求。

（二）提高工作效率和工作质量

档案管理记载了各项资料的历史载体，必然会有大量的信息不断更新，我们对档案管理进行信息化建设不仅可以提升对于档案信息管理的速度，而且对于一些新旧更替的信息还可以进行及时的更新补充，将更新后的实时信息与大家共享，成为共享资源。通过对档案管理的信息化建设可以在一定程度上消除传统纸质工作的繁琐流程，对于档案管理的工作人员来说减少了很大的劳动量，可以预留出更多的时间进行业务知识补充，对于个人的发展来说也是有一定的辅助作用的。信息数据库上有关于员工和干部的最新考核信息，对于提升工作效率以及提升员工的工作质量有很大的帮助，因为通过这些电子信息的浏览就能够筛选出最有价值的信息，且各项信息不断更新，时效性不断增强。

（三）创建和谐劳动关系的重要手段

档案的管理过程中，需要不断增加一些新的信息，档案信息就是在不断地查询、整理和修改中完善的。我们对档案管理进行信息化的建设后，所有的操作流程均利用计算机信息技术进行，这样一来可以有效地避免相关人员对档案信息的修改，更是避免了对原始档案的破坏。所以档案信息化建设管理不仅可以使得信息保持一定的完整性更重要的是保证了原始档案的权威性与客观性。

二、加强档案管理工作的建设策略

（一）加强信息化建设的指导思想

如今人们对于信息化的建设越来越重视。我们在加强档案的信息化建设水平时主要的建设管理目的是要加强档案的管理水平利用各项计算机软件系统，不断地对信息化的建设进行开发和利用，从而才能够体现动态性、即时性和快捷性，不断提高档案管理水平。因此，为了能够提升信息化建设的管理水平必须要不断加强档案管理的科学指导思想。首先，档案信息的管理人员必须要坚持以人为本的统筹管理思想，从全局出发，统筹兼顾，对于各项档案的管理必须要安排专门工作人员对接，对于重要的档案信息还有加强管理的规范性。其次，在对档案进行信息化管理的过程中要从实际出发，对各项档案信息进行细致综合分析，将相关档案放在一起综合管理。

（二）实现一体化管理

档案管理实现信息化的管理过程，要重视对其过程的管理和监控，档案管理是历经时间比较久的一项工作，确保档案信息的完整性是对气管里的基本前提。所以在这一过程中我们务必要对整个档案信息管理的过程实现一体化，现如今，在信息技术的发展趋势下，档案管理方式也发生很大的变化，由原来纸质版的分项记录逐渐发展为信息技术一体化的管理，一体化的档案管理可以减少很多档案处理的误差，例如档案归档管理、档案调出等系列流程。

（三）加大对档案管理信息化软件的研发力度

档案管理信息化建设需要一定的信息化操作平台，只空谈而不行动是不现实的，这就要求档案管理人员和科技人员加大对档案管理信息化软件的研发，加快各类操作系统的更新和升级，在此基础上，应建立一套完整的档案信息数据管理系统。对于档案数据管理系统的建立，必须考虑档案管理工作的具体需求，系统必须具有代码和格式管理功能、维护功能、查询功能、传输功能、交换功能、处理功能等。在档案信息化管理中，信息数据库集合了相关档案的全部数据，这些数据需要重复使用，因此，必须将信息数据库建设作为档案管理信息化建设的核心，尤其是信息技术发展速度不断提升，对于数据管理以及各项信息的更新都在不断提升，尤其是实现了档案信息化管理后在电子信息时代随时可能会有黑客的入侵，所以我们加强信息信息管理软件的研发力度势在必行。

三、中医药档案管理的特点

（一）复杂性

中医药档案的管理相比其他单位的档案管理更加复杂，我国目前关于中医药方面得档案都涉及一些保密计划，对于一些关键的技术操作或者专业的技术配方都要进行特殊保护。我国现在有很大一部分中医药项目其关键技术以及专业配方都没有进行公开，这也就说明我们在对这些档案进行管理时难度增加许多。还有一些中医药在药性研究以及创新方面不断发展，比如：提取方法、古法炮制以及给药剂量等。这些方面的相关记载以及档案管理均有科研人员仔细归档立卷管理。

（二）连续性

中医药项目具有完整连续性，包括审批、研究、分析等各个阶段。在这漫长的审批过程中个别项目还会存在跨年度周期长的情况。这种情况下对于中医药项目的管理就更具复杂性了。例如，我国在2014年的时候投资建立16个国家重点的中医药科研研究站，这项中医药项目就历时3年。我们在对这项中医药项目进行档案管理的时候，针对其连续性这一特性将各个时期的科研调查工作以及相关工作时期的勘察、基建工作进行统一同步管理。需要保证每个阶段投入的生产使用以及各个阶段中医药的投入都有完整的记录，为日后某个环节出现错误的时候提供查询的依据，使其变得更加规范。做到各时期档案工作与科研、设计、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建设项目，应放在针对建设项目的第一年归档。本年度作下年度的项目计划、预算应放在针对的下年度归档。

四、医院文书档案整理的完善方案

（一）档案收集要完整

医院的工作繁杂且重要，医院里的各项档案更是有非常重要的作用，档案管理员对于档案的管理必须要予以高度的重视。首先，档案信息管理员要对自己所管理的档案信息有一定的了解相关主业知识需及时补充，其次每项档案的调转或者查阅及时追踪去向并在规定时间内将档案收回。最后，作为档案管理员要定時对自己管理的档案信息进行检查，档案资料繁杂，各项资料是在不断积累的过程中建立的。所以，定期检查档案信息的完整性，对于医院内档案信息管理更是具有重要的意义。

（二）注重信息技术的融入

现如今信息化技术的不断改进，在医院的档案管理系统中我们改变以往那种传统纸质版的档案管理，多引进一些管理软件，将医院的档案票据通过软件系统进行管理。我们要对档案票据管理进行信息化改革，目前HIS 与MIS软件应用最多，将各类档案信息电子录入、电子查询。同时可以减少工作中出现的相关问题，既可以提升工作的规范化，又可以防止在处理工作中档案人员对票据的篡改、丢失等。此外我们将信息技术引进档案系统，对于医院后期的经营管理以及上级领导审查工作都有极大的帮助。对于医院档案的透明化也提供了更加便利的条件。

（三）加强专业人才培训

档案的管理直接关系到医院档案系统的正常运行，因此对于相关档案据的管理人员的选择，我们必须任用专门人士，相关档案管理的从业人员必须要有一定的相关专业知识水平，对于这些档案人员要实行定期的专业技能培训，在工作的同时，定期对他们进行理论知识培训增强他们的思想道德觉悟，这样才能力与综合素质的不断提升。

（四）提升中医药处方档案管理

具体来说，在中医的角度来看，开处方是很重要的一项操作，中医上保留处方档案具体也有很多作用。比如以来是可以给病人提供相应的凭证，中医抓药会有好多药材糅合在一起，并且每一个处方用药的计量也非常有讲究，所以中医的处方除了记载相应的药材名外还要备注相应的用药剂量。在日后消费者有不良反应的时候中医可以及时查阅档案，找到原因解决问题。更有伸甚者在日后消费者服用中药产生问题时，中医的处方当当病逝消费者维权的重要证据。再次，中医药处方档案管理的提升也可以为医生总结一些经验，老中医将自己医生研究的抓药用药经验记载下来，可以作为后人借鉴的重要参考。

五、结语

随着社会经济水平的提高，对人才的标准要求也越来越高，档案管理的作用越来越突出，因此，利用现代化科技和信息技术加强档案管理信息化建设是社会和时代发展的必然趋势，是实现档案管理安全性、加快档案信息更新速度、提高资源利用率的要求，也是构建和谐劳动关系、提升人力资源管理水平的必要途径。所以，必须做好档案管理信息化建设，只有这样才能使管理主体更好服务于现代社会的发展。

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