医院专项经费购置试剂耗材新机制研究

刘亚杰，郑艳珠，王晓燕，黄俊涛，张兴强，范品荣，姚瑞晗

（昆明医科大学第三附属医院，云南省肿瘤医院资产管理部，昆明 650118）

0 引言

医院专项经费指除业务费用以外的科研、教学、人才培养、重点专科和重点实验室建设等经费。各级管理机构对专项经费均制定了严格的管理办法，项目承担单位是科研项目实施和资金管理使用的责任主体，要强化法人责任，切实履行在项目申请、组织实施、验收和资金使用等方面的管理职责，加强支撑服务条件建设，提高对科研人员的服务水平，建立常态化的自查自纠机制，严肃处理本单位出现的违规行为[1]。项目负责人要弘扬科学精神，恪守科研诚信，强化责任意识，严格遵守科研项目和资金管理的各项规定，自觉接受有关方面的监督。随着医科院校及附属医院医教研工作的实施和深化[2]，科研、教学和重点专科建设项目正逐年增加，配套专项经费也逐年增多，相关部门对医院专项经费的规范化、科学化管理提出了更高的监管要求。

试剂耗材是医院重要的医用耗材之一，据统计大部分医院试剂耗材月采购额占医用耗材总额30%～45%，且随着医疗事业的发展呈上升趋势[3]。试剂耗材因其品种繁多、规格不一、性能各异以及所需数量差异较大，易造成管理混乱、积压浪费等现象[4]。据统计，在医院的各类专项经费支出中，试剂耗材所占比例越来越高，且价格昂贵[5]，已成为各级监管部门监管的重点。近年来，昆明医科大学开展了科研经费专项整改活动并修订下发横向和纵向科研经费管理办法，同年昆明医科大学第三附属医院出台了教学经费使用管理办法，主要针对此类经费用于试剂耗材购置的经费管理。随着医疗技术和医学科研水平的不断提升，试剂耗材用量不断提高，如何对专项经费购置试剂耗材进行有效监管、优化审批流程及规范采购程序已变得越来越紧迫。

1 现状及存在的问题

1.1 国内公立医院专项经费使用和管理存在问题

（1）在经费管理方面，存在管理职责不清、权限不明等问题。部分医院采取某一部门全盘统一管理的方式，未进行详细划分，导致实际使用时漏洞较多；部分医院虽有明确的部门分工，但部门之间缺乏联系，导致审批过程烦琐。

（2）在经费使用方面，存在使用不规范、购置效率低等现象[6]。部分经费审批程序复杂，导致购置效率低；部分经费购置程序不规范，导致人力、物力方面不必要的支出[7]。

（3）在会计核算方面，存在科研项目收入的票据使用管理不规范、经费拨付不及时以及经费支出核算不规范等问题，导致试剂耗材的正常使用受到影响，以及在最终核算时存在纰漏[8]。

1.2 本院专项经费使用和管理存在问题

基于本院2017年专项经费使用数据，结合各部门和项目负责人提出的意见和建议，归纳出专项经费购置试剂耗材存在以下问题：（1）试剂耗材占比大，已成为各类研究项目的主要消耗性材料；（2）多头管理、权责不清，审批推诿现象时有发生，投诉意见较多；（3）品种规格多、单次用量少，为便于工作开展，存在先购置后报销的行为；（4）品名规格书写不规范，购买来源多样化，同种产品价格差异较大；（5）购置流程不规范、不统一，若按照医院正常试剂耗材购置手续办理，虽流程规范，但程序复杂容易造成科研教学工作开展的滞后。因此，如何协调好试剂耗材购置的时效性与规范性较为关键。

2 研究路径

为解决以上问题，确保专项资金的高效使用和安全监管，须做到“科学安排，效率优先，单项核算，专款专用”。根据实践经验整理提出了一套符合医院专项经费购置试剂耗材的审批、购置和报销流程，既保证审批购置程序合理合规，又保障项目开展安全高效，研究路径如图1所示。

3 建立医院专项经费购置试剂耗材的新机制

3.1 以资产管理部门为核心，多部门协调，创建专项经费管理和购置审批流程

图1 专项经费购置试剂耗材新机制研究路径

图2 专项经费购置试剂耗材流程

根据项目研究路径，建立了如图2所示的专项经费购置试剂耗材流程。该流程以资产管理部门为核心，明确了项目负责人、医院科研平台及医院各行政职能部门权责。首先，由项目负责人填写专项经费购置试剂耗材相关审批表格，注明项目名称、预算、负责人、试剂耗材清单等，项目负责人签字确认，经医院科研平台审批实验开展条件后按经费类别分别审批。科研经费、教学经费、重点专科经费分别对应不同审批部门，科研部门负责横向和纵向科研经费使用审批，教学管理部门负责教学经费及导师经费使用审批，医务部门负责重点专科和重点实验室等经费使用审批。审批需确认所购试剂耗材是否按预算执行，各分管副院长最后审批。其次，资产管理部门负责审核拟购置试剂耗材及购置程序，经分管副院长审核后按预算金额分类执行采购，并办理入库、出库手续。医院科研平台依次开展试剂耗材验收工作并协助课题组开展实验研究。最后，财务部门负责最终结算和报销，分管副院长最后审批。需注意的是，协议、合同及付款需院长终审。审计部门负责监督商务谈判和开展不定期的经费使用审计，即项目执行期内或执行完后实施的审计工作。医院鼓励项目负责人通过院内招标谈判方式与试剂耗材供应商签订长期供货协议，未签订供货协议项目需单次使用、单次审批，当次报销1万元以下（含1万元）经资产管理部门审核后办理入库、出库手续，当次报销1万元以上需经院内招标谈判确定试剂耗材价格后采购。

3.2 精简和优化采购程序

使用科研、教学、重点专科建设等经费可通过集中采购或单次采购2种方式购置试剂耗材，为提高工作效率，建议项目经费总额较高的项目负责人选用集中采购方式。

集中采购的方法是通过资产管理部门组织院内招标谈判与供应商签订长期供货合同，项目负责人须提前将项目执行期内常用试剂耗材清单和2个以上备选供应商信息报资产管理部门组织招标谈判。每次使用前，项目负责人在中标产品目录中选取实验试剂耗材，由对接该项目的科研平台联系人负责验收工作，资产管理部门办理入库、出库手续。

未通过集中采购方式办理的试剂耗材，每次使用前根据总价不同分类办理审批购置手续，即单次使用、单次审批。其中，单次总价不超过1万元（含1万元）的试剂耗材，审批后，由项目负责人自行采购并签订合同，科研平台联系人负责验收，资产管理部门办理入库、出库手续；单次总价超过1万元的试剂耗材，审批后，提供该试剂耗材2个以上具备供货条件的供货商信息，由资产管理部门组织院内招标采购，签订采购合同，科研平台联系人负责验收，资产管理部门办理入库、出库手续。

3.3 规范试剂耗材验收程序

试剂耗材验收须严格核对品名、规格和数量，认真检查批号和外包装等。可参照医院高值医用耗材管理模式实行条码管理，实现全程追溯。同时，规范盘点工作，加强保质期监测。此外，医院科研平台应安排专人负责试剂耗材的验收、入库和出库工作，以确保试剂耗材出入库信息得到准确核对和质量保障。

4 讨论

通过统计本院2017年专项经费购置试剂耗材原始资料及分析存在的问题，总结提炼出专项经费的合理使用需要多部门协商共建审批、采购流程，需重点提高专项经费使用的时效性和产出效益。因此，医院围绕专项经费审批、购置、报销和监管，建立起针对性、操作性、规范性强的新机制，从而保障专项经费安全有效使用，保障科研、教学工作和新业务、新技术的顺利开展，确保专项经费购置试剂耗材追溯管理，确保专项经费的使用与物流信息化平台有效衔接。

新机制运转1 a以来，项目负责人及科研人员逐渐适应了整套流程，可按步骤逐一实施申报审批、采购、使用、报销手续，特殊情况也会先行咨询管理部门意见后再实施。各行政职能部门各司其职，未再出现审批推诿现象，课题组及各职能部门均设有兼职工作人员专项对接该项工作。新机制同时兼顾了大课题组和一般科研人员需求，试剂耗材用量较大的项目多采用院内招标谈判方式采购，提高了整体工作效率，一般科研人员采用单次使用、单次审批的方式，也较灵活。新机制有效实现了追溯管理，审计部门可通过资产管理部门的入库资料和存档资料快速查阅或审计相关项目经费。专项经费购置试剂耗材新机制在实际应用过程中，流程优化调整涉及部门较多，工作协调难度较大，在审核和采购的各个环节，需科研、教学、医务、监审、财务、资产管理等多部门的充分协作。同时，部分课题组或项目负责人习惯于先购置后报销，对新的审批和购置程序存在抵触情绪，需争取项目负责人的支持和配合及逐步学习和适应。此外，规范化的管理流程在一定程度上增加了行政职能部门的工作负担，相关人员需进一步提高认识，有效提升工作效率和沟通交流水平，更好地适应新机制的运行。下一步，为避免试剂耗材购置信息不对称造成的经费浪费，将研究建立试剂耗材购置信息数据库，并继续完善工作流程。