中学档案管理的问题与对策

陈晓敏

摘 要：近这几年，由于各学校的领导对档案管理工作越来越重视，以及在各工作人员的努力下，档案管理的成果越来越凸出。档案管理是学校管理的重要组成部分，也是衡量学校管理水平的重要指标之一，对学校党务、行政和教学工作具有重要意义。目前，中学档案管理工作的成绩在各界都取得了很大的提升，档案管理水平也在日渐提升，但是受到各种因素的影响，档案管理工作中还有很多问题，让档案的作用也受到了极大影响。目前中学档案管理工作主要分为两大类：1）综合档案管理：具体内容有（文书档案、会计档案、基建档案、教学档案、实物档案等）；2）人事档案：是对于学校教职员工及学生的信息管理，本文对此进行了探讨。

关键词：档案管理；中学；问题

档案管理是档案事业的工作，利用科学的档案管理方法和原则，更好地为社会各项事业服务。提高政府机构的工作效率，保证其工作质量，同时保持一段真实的历史。档案管理工作拥有现实性的原因是因为它记录了以前和当前的工作情况和历史经历，将为往后的工作提供借鉴。档案的真实性和可靠性决定了档案是第一手的参考资料。档案管理信息来源于本单位的各项工作，真实地记录了本单位工作的发展和成果。完整、系统的档案是对单位工作内容和工作成果的书面总结和客观反映，为单位今后的工作提供了真实有效的参考和依据。

1档案管理中存在的问题

档案管理在中国发展迅速的这几十年里，为国家部门、各级政府和企事业单位的发展方向和发展目标提供帮助。在我国教育事业的蓬勃发展时期，学校档案管理办法的改进和档案信息化的普及，为学校的教育教学以及提升办学水平等方面提供真实有效的档案材料，为学校、教师队伍建设以及学生学习提供各种帮助。例如，学校每年的考试成绩统计分析、各科教师的教学计划、总结、各项教研活动等档案信息可以真实有效地反映该学校的最新的教学成果。但中学档案管理工作还不完善，还存在一些值得思考的问题。

1.1 缺乏规范化的档案管理

现如今，中学的档案管理仍处于水平低下，没有科学合理的管理方式。例如：文书档案的分类不清，教学档案相关内容的排序，以及档案室的硬件落后等等。由于各种原因的产生，致使档案的查找和借阅率不高、利用效果不明显，没有起到很好的效果。

1.2 效率较低的档案检索

档案的查找分为手工查找和计算机查找的方式。就目前来看，相当一部分中学仍然是以手工查找为主要搜索方式。中学的档案管理部门在传统手工查找方面创立了大量的对策，但是由于相关策略不够科学和精准，导致在查找效率上没有太大进步。许多学校将编写更多的检索工具作为提升档案工作服务质量的前提，因此在信息社会，计算机搜索的使用率都非常低下。

1.3 缺乏专业素质较高的档案管理人员

由于中学档案管理人员的整体素质都不高，所以在档案管理工作中，存在一定的难度，且目前具有专业档案管理知识技能的人非常少，很多档案管理人员都是由教师工作转到档案管理工作上，档案管理团队素质和技能参差不齐，管理团队的建设一定会影响学校档案管理的顺利实施；同时档案管理人员的工作态度也会对学校的档案管理产生严重的影響，档案管理人员在工作中不认真负责，往往会因为粗心大意导致一些重要文件的丢失。

2 档案管理中问题的解决方法

2.1 完善档案管理的规章制度

因为近几年来国家对于教育事业的大力支持，而学校的档案管理工作是促进教育事业发展的重要基础，全国各地的教育机构对此都制定了相应的管理制度，为此对中学教育上的要求也在不断增加，中学档案管理工作面对这些相应的情况应该做出不同的调整。首先，在档案管理中，我们必须要知道档案管理的目标是什么，对此建立科学合理规范的制度，提高档案管理的实效性。其次，管理人员要明确了解档案管理需要进行哪些工作，结合中学的教育特色建立档案管理制度。

2.2 校领导积极支持档案管理工作

在学校中只有校领导重视档案管理工作，才能为档案的管理工作提供良好的保护，档案管理工作在学校的各种决定中有一个良好的建议作用，是学校校园活动的基础。学校领导应该对档案管理工作理解和支持，提升对档案管理的扶持和资金投入，改善档案管理的环境因素，积极提高档案管理人员的职业素养和责任心。在管理技能方面，学校应该加大对管理人员技能的培训，这样才能提升管理人员的工作质量。

2.3 提高团队素质，提升综合素养

学校档案管理部门在进行人员招聘的时候，必须按照招聘制度严格考核，管理人员的选择必须具有专业的管理知识和管理技术，同时具有良好的职业品质，才能参加档案管理工作。对于学校原有的管理人员，学校应对其进行专业知识的强化，促进管理人员的专业知识和素养得到进一步的提升。作为新时代的人员，在面对档案管理事业的变化中，档案管理人员应该快速调整心态及视野，对与工作相关的知识进行全面的了解，努力提高专业方面的知识和技能，让档案管理工作在正确的方向越走越远。

2.4 调动档案管理工作人员的积极性

由于传统管理制度的死板和单一，档案管理人员在工作中慢慢缺乏积极性，这对档案管理工作有着巨大的阻碍，大部分的管理人员都是被动从事工作。对于目前中学的档案管理工作如果想要进一步的发展，必须进行合理的调整，改变现有的局面，通过科学合理的考评和激励机制，使档案工作人员由被动变为主动，积极从事工作。

2.5 促进信息化的实现，完善设施建设

现如今，各个行业都随着社会的发展不断改变，中学档案管理也不列外，必须与时俱进，适应时代的需要。档案管理工作人员必须摆正积极学习的心态，掌握科学合理的信息化管理手段，解决工作中出现的问题，让档案管理工作与现代化相结合，通过各种网络信息媒介作为档案管理方式，在需要时发挥作用。先进的设备是提高工作效率的重要因素之一，为提高中学档案管理信息化的建设，学校要积极的引进先进的档案管理设备，推进中学档案管理信息化的建设，从而提高中学档案管理工作的效率与质量。并且计算机等硬件设备的引进，有利于中学教学档案信息数据的整合，为教学管理工作提供依据。中学档案信息化设备的使用，也便于提高教师查询所需档案数据的效率，从而帮助教师更加准确的认知目前的教学现状，并根据档案数据，制定相应的教学目标，提高中学整体的教学质量。

2.6 保证档案的安全管理

在中学档案管理中，电子档案必须有科学完整的存储方式，确定档案存储的格式和标准，且保证被大部分软件认可，支持资源共享。在电子档案形成以后，还要对电子档案进行备份保存，避免档案的损坏和丢失。制定相关的保密机制。比如：对于档案管理的存储有专人保管，设置管理密码，禁止他人参阅，防止电子档案的泄露。并且提高管理人员的责任意识，落实管理人员的责任。

3 结论

档案管理系统是整个国家文件信息系统的组成部分之一，在全社会的科学能力中占有重要地位，是社会信息系统的基石。档案管理不仅关系到地方单位的工作和生产，而且关系到整个社会。在新的历史条件下，档案工作必须与时代发展密切相关，必须采取有效措施更新观念，积极探索现代档案管理模式，推进社会主义和谐社会建设。

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