新时期档案载体的变革对档案管理工作的创新思考

赖德兆

摘 要：新时期档案管理工作出现了很多新的变化，而档案载体的变革是其中较为重要的因素。现代信息技术与计算机技术在档案管理中的出现，让档案管理从纸质档案不断向新型载体档案过渡，这对档案工作产生很大影响。因此档案管理者要抓住机遇，不断创新档案管理工作的方式与内容，提高档案管理效率与质量，提升档案资源的利用效率，实现档案管理事业的可持续发展。

关键词：档案载体；变革；档案管理；创新思考；途径

新时期档案载体的变革对档案管理工作造成极大影响，在各种新型技术与思想的应用下，档案管理工作必要不断创新，进而提高与当代社会的适应度、满足人们的需求。因此在档案载体的变革的基础上，档案管理工作要通过服务理念、管理方式、管理系统等方面进行创新，进而提升档案管理工作的质量与效率。

1 档案载体的变革概述

在我国甲骨、泥版、金石、竹简、木简、缣帛、羊皮、贝叶等都曾作为我国档案载体。在社会生产力快速发展中，档案载体也发生第一次变革，第一次变革是在我国东汉时期蔡伦对造纸术的改进，实现档案管理工作质的飞跃。而第二次则是现代技术在档案管理领域的应用，实现档案载体的第二次变革。现代档案载体主要是纸张、胶片、磁带（盘）、光盘等，从而对档案载体进行有效的丰富，但对新的载体进行分析，发现基本都是以电子载体为主，这也使得档案管理工作发生很大变化。档案载体的第二次变革使得档案载体更加多元，对档案资源的利用效率也更高。但就目前来看，纸质档案与电子化档案是并存关系，要想完全取代纸质化档案还有很长一段路要走。但档案载体的变革，势必会带动档案管理行业的创新，实现档案管理工作的现代化与精细化，促进人们对档案资源的综合利用率。

2 档案载体的变革对档案管理工作的影响

2.1 对档案自身的影响

新时期档案载体的变革，档案的载体更加丰富，类型也更加多元，目前以电子文件为载体形式十分常见。传统的纸质档案在管理中遇到极大挑战，但纸质档案却在管理中依然具有重要地位。目前形成纸质档案，以及胶片、磁带（盘）、光盘等新的载体的并存局面，新的载体具有内存更大、管理方便、利用率高等特点，相信在不久的将来一定会对档案管理工作进行优化。

2.2 对档案管理工作的影响

新时期档案载体的变革具有重要意义，这些年档案资料在快速增加，对档案资料的分类、查询、保管等造成极大压力，而新载体的出现使得方案管理工作变得更加高效。不但能方便人们对档案资料的存储与查询，还能实现档案资源的共享，提高档案资源的综合利用率。但新载体的安全性与保密性等还有待进一步提高，这样才能更好地提高档案管理水平。

2.3 对保管机构及其保管条件的影响

传统的纸质档案在管理中对保管环境有极大要求，不但要有充足的空间，还要具备合适的温度、湿度等，还要防火、防虫等，新型档案载体的出现对档案存储造成极大影响。首先就是不用在浪费较大的存储空间，同时也不用担心存储环境。胶片、磁带（盘）、光盘等也会造成空间的浪费，以及查询的不便等情况的出现，因此在应用中还是以纸质档案与电子档案为主。

2.4 对档案利用的影响

新型档案载体对档案服务于利用的方式进行极大地丰富，通过对纸质档案的可视化处理，实现档案资源的有效应用，对纸质档案资源进行扫描，并上传到计算机上，并将其转化成在计算机内就能对其利用的资源。

2.5 对档案管理人员的影响

新型档案载体的出现，意味着档案管理人员不能在利用传统的管理观念与管理方式进行管理，必须要不断创新管理理念，提高相关的专业知识，熟练掌握相关的技术，这样才能提高管理水平与服务水平。

3 档案管理工作的创新途径

3.1 創新服务理念

新时期档案载体的变革，就要求档案管理人员的服务理念要不断创新，这样才能适应社会的发展与人们的需求[1]。在现代科学技术与信息技术的快速发展下，对用户提供更加、更便捷的服务方式，也对用户的好奇等多种需求进行有效的满足。因此档案管理人员不能与社会发展的潮流隔绝，一定要与时俱进，不断创新服务理念。档案管理人员管理理念与管理方式的创新，能够提高档案资源的利用率，为人们提供更优质的服务。

档案管理人员必须具备基本的档案管理意识。通过对现代科学技术与信息技术的合理应用，实现对档案全过程的优化管理，并在管理过程中保证档案资料的安全。新时期人们对档案资源的要求不再是储存这么简单，因此档案管理人员要对档案资源进行合理利用，实现档案资源的数字化，并将传统的存储向开发利用的方向发展，这样才能在新时期提高档案资源的利用率。通过对方案管理工作的创新，有助于提高管理质量与效率，推进档案事业的可持续发展。

3.2 建立档案管理系统

目前档案载体出现多元化的特定，档案信息量与种类也十分庞大，在传统的管理方式中已经无法有效管理与利用这些新兴档案，因此档案管理部门要积极建立档案管理系统，并实行档案管理工作的专业化[2]。信息时代的信息数据资源十分庞大，这就导致人们在对相关资源进行整理与保管中就变得困难。所以，要加快建立档案管理系统，对一些不涉密的档案进行有效的管理，并对公众开放，方便公众对档案资源的利用，也能有效降低档案管理人员的工作量，实现档案管理工作的现代化与精细化管理。只有建立起档案管理系统，才能对各种档案资料实行统一管理，从而提高档案管理工作的效率与质量。

纸、胶片、磁带（盘）、光盘等载体的出现，让档案的存储变得多元，为提高档案管理效率与质量，为人们提供更加优质的服务，就要创新管理内容。在进行管理时，要对不符合档案管理工作的内容进行合理去除，并将其转化为电子文件进行管理。对一些重要的档案资源，无法用纸张进行记录的，要刻录到磁带（盘）、光盘等载体中，同时保存在计算机与光盘中。这样就能通过数字化管理与光盘等管理，加强对重要档案资料的双重保护。同时，还要做好这种空间档案的文字说明，方便人们的使用。

3.3 创新管理方式

新时期档案载体的变革，使得传统的档案管理方式已经无法适应社会的发展，也无法满足人们对档案资源的利用[3]。因此在档案管理人员在进行管理时，要加强对计算机技术、云计算、大数据技术等多种技术的有效应用，从而提高档案管理工作的效率与质量，提高档案资源的精准度。这就要求档案管理人员在日常管理工作中要合理应用现代技术，这样才能提高档案管理的现代化与精细化。档案管理工作并不是简单的口号，因此要落到实处，当档案载体发生变革后，档案管理工作与传统的档案管理工作发生很大变化，但也是建立在传统管理工作基础上进行创新的。在对胶片、磁带（盘）、光盘等载体进行管理时，要认识到这些载体存储环境等要求，因此在创新管理方式中，要将这些载体中的档案数据信息转化为电子文件的形式，这样方便档案资源的统一管理与利用。

因此管理人员要基于档案管理工作的实际情况，并与最新理论、经验等进行合理的结合，这样才能对管理工作进行合理的创新。合理应用互联网局域网，通过建立起档案管理网站，加强对电子档案的收集与管理，并将档案以电子文件的形式进行上传，从而实现对档案管理工作的创新。所以档案管理部门要加快网络窗口的建立，在网站上对档案进行收集、管理与利用，同时也能通过网站增加对外的宣传。提高人们对档案管理工作的了解，加强人们对档案资源的利用。

3.4 创新管理内容

传统的档案管理工作在管理范围上不是很广泛，但在新时期，管理人员也要与时俱进，不断创新管理内容，对档案管理内容进行合理的丰富，从而为人们提供不同的服务，并提高档案的利用价值[4]。因此档案管理部门要加强对管理人员的培训，不断提高管理人员的专业素养。同时也要对管理人员在工作与生活中的困难进行合理的解决，让工作人员能够踏实工作，只有管理人员能够安心工作，才能不断对管理內容进行创新，实现档案管理工作在新时期的重要价值。不断丰富管理内容，实现档案资源在当下的重要价值，为人们的管理与决策提供更加有效的内容。同时，通过管理内容的创新，能够为人们提供不同的服务，提高档案管理工作的重要功能。

3.5 合理应用大数据技术

目前在档案管理中数据量与种类都较为庞大，对档案数据信息的合理应用能够有效提升档案管理工作的水平与质量。第一，运存储模式。在大数据技术中运存储模式较为可靠，符合档案管理的安全性原则，且能够良好的解决档案存储空间不足的情况。运存储模式在对档案进行管理中，能够保证档案的安全与完整，且能够对档案信息进行准确的存储，方便人们在后期的查找与使用。第二，增加对用户数据的分析服务。通过大数据技术在档案管理工作中的合理应用，对档案资源数据信息进行合理的分析与应用，能够对用户的个性化需求进行掌握。通过对用户需求的合理分析，能够有效解决用户在使用档案资源中遇到的问题，进而实现档案资源在当下的有效应用。第三，提高数字化档案的检索能力。在新时期数字化检索是档案管理工作中十分重要的内容，因此大数据技术的合理应用，能够对不同的档案信息进行合理的分析，从而对档案信息进行规范，提高数字化档案的检索能力。用户通过检索能够快速、准确找到自己需要的档案资料，提高用户的满意度，进而实现档案事业的可持续性。

4 结语

新时期档案载体发生很大变革，由传统的纸质载体逐渐向电子载体过渡，这就要求档案管理工作要与时俱进，适应社会的发展，满足人们的需求。因此，档案管理工作要创新服务理念、建立档案管理系统、创新管理方式、合理应用大数据技术等途径进行创新。只有对档案管理工作进行创新，才能有效提升档案管理工作的水平与质量，提高管理人员的服务水平，进而实现我国档案事业的可持续发展。

参考文献

[1]沈艺惠.浅谈新形势下档案工作的管理与创新[J].考试周刊，2017（70）：193-193.

[2]付艳杰.新时期事业单位档案管理工作的优化策略探讨[J].办公室业务，2017（12）：145-145.

[3]闫成聚.新时期档案现代化管理的思路及有效对策[J].办公室业务，2017（8）：108-108.

[4]于婧.在深入推进事业单位改革中加强档案管理工作的几点思考[J].山东档案，2017（05）：55-56+58.