新形势下如何有效推进部队院校数字化档案建设工作的探究

崔辰

摘 要：在新形势下，部队院校作为培养高级军事人才的专业场所，推进档案数字化建设工作意义重大。档案工作关系到每个学员的未来发展，牵涉到其他多个军事部门之间的工作。因而部队院校要重视档案数字化建设工作，给予档案数字化建设工作以必要的支持，依托大数据技术不断提高档案的数字化水平。

关键词：新形势；部队院校；档案数字化建设；工作方式

对于部队院校的档案工作来说，其主要职能是纪律学员在校期间的表现、获奖或违纪情况、特长能力等多个方面的信息，以便于将来学员毕业时，各军事单位能够依据档案信息，挑选合适的学员。从这个角度来说，档案信息关系到每个学员的切身利益，影响着学员的工作、晋升、调任等多个方面。在传统的档案管理工作中，部队院校的档案管理处于纸质状态，这种保管档案的方式较为落后，且很容易发生丢失、泄露等现象，保密性较差。因而为了适应新形势下军队现代化建设的步伐，需要部队院校改革档案管理工作，提高其数字化水平。

1 部队院校档案数字化的概念

自2010年开始，我军便开始了档案数字化的工作，历经多年的建设，目前我军已经在数字化档案建设方面取得了斐然成绩。作为培养军事人才的部队院校，在新形势下承担着新的历史使命，为了能够和军队的档案工作建立起良好的合作关系，應不断推动档案数字化进程，建设数字化档案平台，进行数字化档案工作管理，以提升部队院校的档案管理工作效率，同时也是为了能够推动我军现代化建设进程。在部队院校档案数字化建设上，主要是使用信息化技术和计算机设备等，将传统的纸质档案录入成数字化的数据，存储在数字化档案管理系统中的数据库，并按照学员的级别、专业、部队番号等信息进行分类。在数字化档案的信息安全工作上，采用了数据加密和分级技术，对于不同级别的档案采取不同安全等级，能够有效的保障档案信息安全，防止档案信息的泄露现象发生。从部队院校的数字化档案建设来看，其主要包含两个方面的建设内容：一是数字化档案的硬件建设。包含有部队院校的档案管理部门的办公场所，档案存放场所，以及数字化档案所需要的各种办公设备、数字化设备，如扫描设备、录入设备、OCR识别设备等。二是数字化档案的软件系统，主要是数字化档案的管理系统，具备档案检索、自动整理和分类的功能，能够根据部队院校的需要，对档案进行快速整理与传输，为部队选拔人才提供信息支持。便于部队院校与其他院校、军事单位之间的档案信息交互，以及军事人才方面的流通管理。

2 推进部队院校数字化档案建设的措施

2.1 推进数字化档案的硬件建设

虽然部队院校的数字化档案建设起步较早，并取得了不错的成绩，实现了纸质档案数字化的进程。但是从部队院校的数字化档案实际情况来看，存在着数字化档案利用效率不高的情况。尤其是进入新时期以来，部队的现代化改革步伐加快，对数字化档案的要求增高。而部队院校的数字化档案已经无法适应部队的实际需要，尤其是一些数字化的设备型号老旧，不能很好的开展数字化工作检索。因而在推进部队院校的数字化档案建设进程中，应先从改善部队院校的数字化档案设备开始。部队院校不同于其他高校，对于档案的信息安全性要求较高。首先在数字化档案的场地上，要设置有专门的档案室，这是开展档案管理工作的具体场所。档案室的设置要合理，具有防火、防盗的功能，可以使用智能化的建筑设备，为档案室添加门禁装置，出入档案室的人员必须要刷卡或指纹验证，验证通过以后才能够进入档案室。其次要对现有的数字化档案设备更新换代，采用具备AI智能技术的数字化设备，如OCR扫描设备、高清像素扫描仪、录入笔等设备，为数字化档案的管理系统建设，奠定良好的硬件基础。

2.2 构建数字化档案管理平台

数字化档案管理平台是数字化档案的管理系统，负责整个部队院校数字化档案管理工作。为了能够满足部队院校数字化档案各项工作的需要，数字化档案管理系统应具备档案信息的录入、存储、加密、传输等功能，能够在完成档案信息的收集以后，输入到数字化档案管理系统中，并完成加密保存。其次数字化档案管理系统应具备档案信息的管理功能，对录入和保存到数据库的档案信息进行管理。数字化档案管理的要义并不是档案的保存，而是对档案信息的高效利用。除了具备档案的借阅、检索、调用等功能之外，数字化档案管理工作还能够根据部队院校的工作要求、军事单位的需要，从数字化档案信息库中选择合适的档案。此外数字化档案还要将档案管理工作与其他部门的工作联系起来，使数字化档案管理工作能够为其他部队的工作需要提供相应的信息资源。如根据数字化档案库的信息制作统计报表，能够很直观的了解部队院校军事人才培养目标是否达成。此外在数字化档案管理系统中，要加强数字化档案管理系统的安全性，主要是做好用户验证机制、档案信息监控方面的工作，对于数字化档案管理工作的登录系统，要采用账号与密码的验证机制，尤其是档案管理人员的验证密码要复杂，而不能为了工作方便，而使用简单的密码。在档案的调动上，每份档案都要进行加密，并随机分配密匙，必须使用密匙才能打开档案。

2.3 培养高素质的档案管理人才

在部队院校的档案管理工作上，数字化档案的建设需要高素质的档案管理人才来支撑。因而部队院校要能够对数字化档案管理工作，在人事安排上给予倾斜，向数字化档案管理部门配置高素质的档案管理人才。此外数字化档案管理工作需要管理人员具备专业的档案管理意识，高水平的计算机操作能力，并能够熟练的操作数字化档案管理系统，完成数字化档案信息的收集、整理、分类等多项工作。考虑到数字化档案管理人员普遍缺乏专业化的计算机操作意识的实际情况，要对档案管理人员进行技能培训与业务培训工作，提高数字化档案管理人员的计算机操作能力，重点是能够熟悉数字化档案管理系统，不仅使用数字化档案管理系统完成各项管理工作，还能够对数字化档案管理系统进行维护，保证数字化档案管理系统的正常运转。为了能够有效激励档案管理人员的工作，要建立相应的绩效管理机制，将数字化档案管理工作纳入到管理人员的晋升、绩效、考核等多项工作之中，使档案管理人员能够重视数字化档案管理工作。

3 结语

在当前的部队院校数字化档案管理建设上，部队院校应依托现代化的科学技术，将其应用到数字化档案的管理工作与建设之上，使部队院校的数字化档案管理工作水平不断提高，推动数字化档案建设工作向着更好的方向发展。

参考文献

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[2]周成龙.声像档案数字化建设实践分析[J].兰台世界，2018，6.

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