关于基建档案管理现状的研究

张旭东

摘 要：基建档案作为记录基建工程项目完整过程信息的重要载体，是开展基建管理工作所需的重要依据，强化基建档案管理意义重大。本文在对基建档案管理现状进行详细阐述的基础上，提出了一些基建档案管理对策，希望可以最大程度提升基建档案的利用率。

关键词：基建档案；管理现状；管理对策

基建档案是一类记载基建工程相关情况的档案资料，资料内容丰富，包含从基建工程项目立项开始到最后的工程完工等整个工程建设过程中的全部信息，同时还包括基建工程后期维修等方面的资料。然而，在实际的基建工程管理中，基建档案管理的重要性常常被相关管理人员忽视，以至于影响了最终基建管理效果。基此，如何才能提升基建档案管理有效性值得深入探讨。

1 基建档案管理现状分析

1）档案管理意识淡薄。不同于普通档案，基建档案管理对象为基建工程，其涉及到比较多的工作流程以及相对较长的工作周期，这决定了基建档案管理具有很强的繁琐性与复杂性，尤其是受到经济因素等外界环境因素的干扰，使得当下许多基建工程管理单位没有充分重视基建档案管理工作，这种错误的认知在一定程度上影响了基建档案管理工作的开展。

2）档案管理手段落后。随着信息技术的发展，互联网和计算机得到了全面普及，促使信息化档案逐渐发展时下流行的一种档案类型，其较于传统的纸质档案具有管理便捷、查询效率高等优势。然而，在当下的基建档案管理中，许多管理单位为了节省管理成本而没有专门借助先进的档案管理技术或手段来开展档案管理，以至于影响了档案管理工作的质量与效率。

3）管理人员素质偏低。管理人员素质问题也是当下国内基建档案管理中普遍存在的一类问题。为了节省基建工程管理成本，当下的许多基建工程管理单位没有聘请专业的档案管理人员来负责基建档案管理工作，使得实际的基建档案管理流程比较复杂，甚至可能会出现档案资料流向不清楚的情况，影响了档案管理工作的质量。此外，如果档案管理人员缺乏责任心，实际的档案管理中存在工作懈怠问题，这也会对档案管理工作效果产生影响。

4）档案管理体制问题。在社会经济迅猛发展的背景下，工程建设管理体制改革进程不断推进，管理体制日益健全，同时也形成了许多工程档案管理标准和法规等方面的管理规范和要求，但是传统的基建档案管理机制无法满足当下的高标准与要求，使得实际的工作中因为某个工作环节中常常出现了一些问题，进而会直接影响基建档案管理的效果。

2 基建档案管理水平提升的对策

1）正确认识档案管理。为了顺利开展基建档案管理工作，需要从更新全体管理人员对基建档案管理的认知入手，使全体基建档案管理人员可以充分意识到基建档案管理工作的重要性。通过在实际的工作中推广与普及全新的管理理念和方法，使基建工程管理者等相关部门工作人员可以充分意识到档案管理工作的重要性，這是顺利开展基建档案管理工作的重要基础。此外，基建工程管理单位要注意对基建工程档案管理工作机制进行持续改进和完善的同时，立足于基建工程项目的实际情况以及管理要求与规定，科学地构建一个适宜的档案管理机制，尤其是要注意在基建档案管理前期要统一落实管理机制中所涵盖的实施细则，且要注意对后期基建档案管理工作中所涉及到的各种具体要求进行规范化处理。如此一来，就可以为基建档案管理工作奠定坚实基础。

2）更新档案管理手段。在科学技术快速发展的今天，互联网已经成为社会大众生活中不可或缺的事物，也极大地推动了基建档案管理信息化进程，提升了其管理的有效性。基此，为了不断提升当下基建档案管理工作的质量和效率，就需要立足于时代发展潮流，积极利用计算机技术、网络技术以及大数据技术等先进的技术来开发出全新的基建档案管理技术与方法，或者对现有的基建档案管理方式方法进行不断改进和优化，借此来促使基建档案管理向科学化、信息化和智能化方向发展。特别是在档案管理体系建设期间要注意灵活地运用信息管理手段、技术与方法，开展网络化基建档案管理，同时还可以基于互联网来实现对基建档案数据和信息的传输、搜索和保存，逐步利用先进的信息技术将基建档案文本信息转化成电子档案，最终可以构建成完整的基建档案电子化数据库。

3）强化管理人员培训。基建档案管理人员是基建档案管理工作的主体，其自身的业务水平直接关乎他们能否胜任基建档案管理工作，强化管理人员专业培训管理，提升他们的工作素质是确保基建档案管理工作有序开展的重要保障。首先，要彻底改变当下档案管理人员身兼数职的情况，改变人员组织机构，由专门的档案管理人员来负责基建档案管理工作，使他们可以全身心投入到基建档案管理工作中来。其次，要定期组织全体基建档案管理工作人员开展专项教育培训，向他们传授大数据索引技术等专业的档案管理技术和方法，不断提升他们的基础素质。最后，还可以从社会上聘请一些具有丰富工作经验的基建档案管理人员来负责基建档案管理工作，平时可以在基建档案管理部践行学徒制，由经验丰富的员工带领新员工来共同完成基建档案管理工作，平时要向那些经验不足的年轻档案管理人员分享自己的一些工作经验和小技巧，确保可以从整体上提升基建档案管理团队的业务素质，最终可以使他们更好地胜任基建档案管理工作岗位的工作任务。

4）健全档案管理体制。基建工程涉及到比较多的环节，周期较长，这决定了基建档案管理工作的复杂性，尤其是涉及到大量的基建档案管理工作任务，此时如果缺乏健全的档案管理机制，无法对各个环节的档案管理工作进行有效管控，那么就非常容易影响基建档案管理工作的整体质量。基此，为了可以进一步提升基建档案管理工作有效性，可以从做好基建施工前资料准备工作入手来完善基建档案管理工作机制。在开展基建档案管理工作之前，基建档案管理人员需要从工作开始之初就跟进项目，做好项目初期基建场地勘查、项目审批与立项等环节入手来统一搜集相应的档案资料，避免后续档案资料管理过程中丢失了这些重要资料，确保档案的完整性。此外，为了提高档案资料搜集工作环节的效率，可以成立专门的接收、转化以及鉴定等程序，确保可以将这些基建档案资料搜集工作变得系统化、清晰化，避免出现重要档案信息遗漏。

除了做好准备工作阶段档案资料搜集外，还要做好如下几个关键阶段的档案文件收发、审查、验收和报送等环节的工作。首先，在完善档案文件收发与归档工作的过程中，需要做好基建档案收发文的等级工作，期间如果存在项目变更，那么要注意及时更换变更图纸中的数据，并将旧图回收，避免施工单位错误使用这些变更前的旧有图纸。其次，要注意强化基建档案文件的审查工作。为了便捷地审核基建档案，要注意对其进行分类处理，确保各类文件资料收集的齐全性，同时还要注意对基建项目的整体情况进行全面反映，尤其是要注意及时提醒那些目录或文件不全的资料供应部门及时补交或整改，确保档案资料的齐全性和准确性。最后，要做好基建档案验收与报送工作。在该档案管理环节，需要严格依据基建档案备案与验收制度以及基建档案检查和预验收等基本步骤来开展，确保基建档案验收工作的质量。

3 结语

综上所述，当下的基建档案管理工作中存在档案管理意识淡薄、档案管理手段落后、管理人员素质偏低和档案管理体制不健全等问题，影响了基建档案管理效果。针对这种情况，在实际的基建档案管理中要注意从促使全体基建档案管理人员正确认识基建档案管理重要性入手，更新档案管理手段，强化管理人员培训，健全档案管理体制，确保可以不断提升基建档案工作质量。

参考文献

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