加强高速公路工程档案管理工作探析

曾艳

摘 要：工程档案是一种重要的信息资源，是公路工程在施工各个阶段的真实记录，能够为公路建设和发展提供有效的数据参考资料。所以加强档案管理工作是十分必要的。本文主要对高速公路工程档案管理工作进行研究，然后，从高速公路工程档案管理的特点、档案管理工作中的主要问题等方面进行分析，最后提出做好高速公路工程档案管理的策略。为高速公路工程档案管理工作提供一定参考。

关键词：高速公路工程；档案管理工作；问题；对策

随着高速公路建设事业的迅速发展，形成了大量的工程档案。由于高速公路建设时间长、项目多等特点，档案资料经常发生丢失的情况，导致档案资料残缺不全。同时由于档案管理人员的专业能力和综合素质欠缺，造成很多资料出现不规范的现象。这给档案管理工作带来了很多的问题。因此，加强高速公路工程档案管理工作势在必行。本文针对高速公路档案管理的相关问题展开论述，提出了相应的解决策略，为高速公路档案管理工作的顺利开展提供参考。

1 高速公路工程档案管理特点

首先，档案资料形成的周期较长。高速公路工程的施工量大，建造的时间较长，而且施工中会遇到各种问题对工期造成一定的影响。而高速公路工程涉及的档案资料贯穿于整个施工工程中，包括施工前期的组织设计方案、开工报告等文件，施工期间的变更文件、各单位往来文件、工程评定文件、检测汇总和统计表、施工记录等文件，以及竣工阶段的审计文件、决算文件、竣工图等[1]。其次，高速公路工程档案数量多。我国对于每一条高速公路工程都有详细的资料记载。方便工作人员进行档案的管理和调阅借鉴。随着经济的发展，我国高速公路建设工程也越来越多，这也使得相关的档案资料的数量也越来越庞大，为档案管理工作带来了很大的压力。第三，档案管理涉及的部门和单位众多。高速公路工程档案管理工作涉及原材料供应商、建设单位、监理单位等。其中建设单位有时还分为总承包单位和分包单位。高速公路建设涉及的合作单位众多，在施工过程中需要多部门进行沟通协调。产生的往来文件等也就相对较多。

2 高速公路工程档案管理工作中的主要问题

首先，项目资料员没有经过正规培训，业务能力参差不齐。目前负责档案管理的相关人员专业水平高低不同，很多人员都是新参加工作岗位，对于档案管理相关的工作流程并不熟悉。对于档案管理的重要性和相关要求都不太了解，尤其对于高速公路工程相关文件难以进行有效的鉴定。在日常工作中普遍存在档案编号、标题等不规范的情况。其次，项目人员流动性大。在档案管理工作中，人才流动日益频繁，人才流动造成人档分离，使档案收集管理工作越发的困难。此外，领导对档案管理工作不够重视，认为档案管理工作就是简单的保管方面的事物性工作，不是企业的重要工作，不能为企业创造经济价值等。档案的管理效率不高等也是当前高速公路文书档案管理工作中容易发生的问题，需要给予高度的重视并找到有效的解决办法。

3 高速公路工程档案管理工作的提升策略

3.1 提高档案管理人员的综合素质

提高档案管理人员的综合素质，一是要建立健全的用人制度。档案管理工作需要管理人员具备相关的专业知识和理论基础，才能对档案进行有效的管理。因此，要提高档案管理人员的综合素质。首先要改变原有的用人制度，实行竞争上岗。消除工作人员的惰性意识，增加工作人员的危机感。在用人方面要坚持以能力为主，学历为辅的用人原则，公平、公开进行人员的聘用工作。聘用的人员要持有相应的职业资格证书，构建专业化的档案管理工作人员队伍。二是要培养新型档案管理人才。国家要大力培养专业的档案管理人才，加强对档案管理人员的教育培训工作。根据市场和相关岗位的实际需求对人才进行培养，做到理论基础与实践操作紧密结合。高速公路单位也需要定期对档案管理人员进行教育培训，针对档案管理工作的内容来安排培训的重点。

3.2 建立健全的档案管理工作制度

为了保证档案管理工作的完整性、真实性、准确性，在工程项目开展过程中，相关单位应结合工程项目的实际情况和特点以及相关的法律法规，编制详细的档案资料管理规定和档案资料分类编号规则，使档案管理工作循序进行。在工程施工阶段，应组织人员编制竣工文件编制办法，使施工过程中各种文件收集整理工作得以明确实施。同时将档案资料的编制、装订、保管、组卷等方面的方式方法进行详细的说明，以便更好的对档案资料管理工作进行控制[2]。这样就能有效的保证施工技术材料齐全、完善，资料真实可靠，保证归档文件及图纸内容规范、准确。

3.3 增强档案资料建設工作的真实性

档案资料的真实性是高速公路工程验收的重要依据，也是检验工程质量的基础。档案资料包含很多的内容，是高速公路施工各个阶段的完整体现。包括施工设计、工程记录、质量检测、验收记录各种报表数据、申请、批准文件、图片等。在高速公路工程施工过程中，要实行统一规范的管理，在施工前夕就要提出明确的档案管理要求。并且要重视各阶段、各环节的文件收集整理工作，加强基础性资料的管理。在基础资料的形成阶段，要根据不同阶段的档案管理要求对资料进行真实性的核查工作。做到档案资料真实、齐全。

3.4 坚持建档工作与工程建设同步进行

在高速公路工程建设的过程中，整个工程需要耗费大量的人力、物力、财力以及时间，这些都会以文件资料的形式体现在档案资料中，因此会产生大量的文件资料。为后期的档案收集整理工作带来很大的困扰。因此，档案管理人员要建筑项目建设和档案管理工作同步进行，建立健全的管理体系进行档案管理。将档案管理工作在施工的全过程中展开。档案管理人员要保证资料收集的及时性和完整性。避免人员岗位变更、调动发生档案缺失的情况。并对施工过程中变化的数据及时进行更新，确保数据的真实准确性。

3.5 建立数字化的档案管理信息库

档案管理人员要提高内部的管理水平，建立数字化的档案管理信息库。使高速公路档案管理工作能够适应时代的发展需求。同时也可以实现资源共享，为建设企业施工管理提供参考数据[3]。相关的档案管理人员要及时对信息库中的数据进行补充和更新，对数据进行审核，减少重复录入的情况，确保档案资料管理工作的及时性和有效性。另外，在信息录入的过程中要对内容和数据进行仔细检查，确保没有遗漏和错误。对于施工中的各项基本情况要进行完整的记录，确保档案管理信息库的实用性和完整性。最后，要加强档案管理信息库的安全防护工作。对于重要文件要进行多方面的备份，以免因工作人员的误操作使档案资料遗失难以恢复。

4 结语

总而言之，高速公路工程档案管理工作对于工程建设有着重要的作用。要想提高高速公路工程档案管理工作，就要加强档案管理人员的管理和选拔制度的建设，开展相关人员的培训工作，提高工作人员的综合素质。同时要坚持建档工作与工程建设同步进行，保证档案资料管理的及时有效性和真实性。此外，还要建立数字化的档案管理信息库，以适应时代的发展需求。同时方便相关施工单位对工程管理进行参考借鉴。

参考文献

[1]庞然.加强高速公路工程档案管理工作探析[J].技术与市场，2008（03）：67.

[2]吴孟生.强化高速公路工程档案管理的策略[J].科协论坛（下半月），2012（03）：154.

[3]薛志超，杨秀生，冯凝.公路工程档案质量与管理控制探析[J].公路交通科技（应用技术版），2012，8（08）：11.