如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化

王晓丽

摘 要：机关事业单位承担了大量的社会服务责任，对推动我国经济发展和社会稳定发挥了关键作用，档案作为机关事业单位在长期发展中形成的重要资源，其对促进单位的健康发展和正常运行起到了关键作用。本文主要针对如何推进机关事业单位档案管理工作规范化以及标准化进行分析和探究，希望给予我国相关单位以些许参考和借鉴。

关键词：机关事业单位；档案管理；规范化；标准化；措施

机关事业单位在我国经济建设中扮演着关键角色，其也承担了繁重的社会责任，档案管理作为事业单位日常管理工作的关键组成部分，其对促进单位稳定发展和正常运行具有积极意义。但是受到固化管理思维和管理手段的制约，其工作效率和管理质量不高，档案的应用价值和指导意义没有完全体现，对事业单位发展形成了阻碍，因此，事业单位需要给予档案管理以高度重视，并且通过各种有效途径和措施，实现管理标准化和规范化，进而促使单位更好的履行社会服务职能。

1 机关事业单位档案管理中存在的几点问题

当前，随着我国事业单位对档案管理给予了高度重视，但是其管理思维、管理理念和管理手段依然较为落后，并且缺少创新与改革，对管理实现标准化和规范化形成了阻碍。

1）管理理念落后。很多档案管理人员为岁数较大的老同志，习惯采用固化的理念开展档案管理工作，对信息技术和数字技术没有形成正确的认知，在平时工作中也不注重管理创新与改革，虽然事业单位引进了信息化设备，但是其利用率较低，难以发挥管理职能，对档案管理标准化和规范化革新带来负面影响。

2）管理手段陈旧。当前，一些事业单位在开展檔案管理中依然采用老思维、老办法、老方式，对纸质档案为管理重心，将其置于特定的档案室中，如果使用档案则需要到档案室进行现场查阅，随着档案资源的持续增加，查阅档案不仅费时费力，同时在档案使用中还存在丢失以及损坏等隐患。

3）人员素质不足。档案管理作为事业单位的基础性工作，但是其岗位的作用性和功能性长期被忽视，导致档案人员缺乏工作热情，自身素质也难以满足岗位需求。首先，由于单位领导对档案管理缺乏重视，导致管理人员在工作中存在敷衍了事的思想，档案收集不认真、不全面、书写内容简单、字迹潦草，降低其使用价值；其次，管理人员在日常生活和工作中缺乏学习意识，自身专业知识体系更新缓慢，将档案部门视为养老部门，缺乏创新与改革的热情；最后，管理人员缺乏信息技术操作能力和信息素养，专业技能不符合行业信息化发展的要求。

4）资金投入不足。当前，一些事业单位领导更加重视经济效益，由于档案管理并不直接产生效益，因此对档案工作缺乏重视和正确认识，在资金投入方面严重不足，导致管理设备、硬件条件陈旧落后，没有及时更新和优化，为管理标准化和规范化形成了一定阻碍。

2 机关事业单位实现档案管理标准化和规范化的相关措施分析

1）更新管理理念。理念是指导行为的重要前提和关键基础，在推动档案管理实现标准化和规范化的进程中，事业单位需要在员工群体中加大宣传教育，更新其档案管理理念，认识到档案工作的价值和重要性，进而推动标准化和规范化工作的全面开展。首先，事业单位领导需要发挥模范带头作用，在平时加强学习和探究，提升对档案工作重视程度；其次，事业单位要定期组织宣传教育工作，组织单位所有人员开展档案知识学习，树立全新的档案理念，进而积极配合管理人员完成档案收集、整理等工作；最后，管理人员需要结合时代发展，更新自身的管理理念、规范自身的管理行为，以严肃认真的态度对待各项工作，推动管理标准化和规范化发展。

2）创新管理手段。在开展档案管理中，管理人员需要对管理手段进行创新与改进，积极引入先进的数字化以及信息化技术，以科学的管理手段作为支撑，提升管理效率和水平，推动标准化以及规范化进程。首先，管理人员要对纸质档案进行数字化处理，将其转变为电子档案，在便于保管的同时，为档案查阅和利用提供便捷，节约查阅时间、保证档案完整；其次，事业单位要尝试应用大数据技术、云计算技术，构建信息化档案资源管理平台，突出档案查阅空间和时间的束缚，使用者利用移动网络和终端设备就可以完成异地查阅和使用，提升档案利用效率；最后，为了保证档案资源安全，事业单位需要做好网络安全防护工作，安装以及更新各种杀毒软件，定期对计算机进行病毒扫描，并且发挥防火墙的作用，防止电子档案被黑客盗取或者破坏。

3）构建管理队伍。管理人员的业务能力和专业素质与档案管理的效率和质量具有密切关系，因此，事业单位需要通过各种措施和途径，构建一支高素质、能力强、复合型的现代档案管理队伍。首先，事业单位要结合自身具体情况，积极从高校和社会中吸纳具有专业背景的管理人才，其不仅要具备档案管理知识，同时还可以熟练操作各种信息化设备；其次，事业单位要对现有的管理人员开展专业技能培训，培新内容要涉及信息技术操作、信息素养、档案知识和管理学知识，实现管理人员综合素质与业务能力的全面提升；最后，事业单位领导需要给予档案管理以高度重视，提升管理人员的工薪待遇，优化管理队伍的年龄结构，调动其工作热情和积极性，主动在动作中开展实践创新，为档案管理注入活力与生机。

4）加大资金投入。档案管理实现标准化以及规范化建设需要以充裕的资金作为支撑，因此，事业单位要对档案管理加大资金投入，用以购置管理所需的硬件和软件设施。首先，事业单位要结合自身的管理需求，购置先进的打印机、扫描仪、计算机以及投影仪等管理设备，为管理标准化和规范化提供硬件支撑；其次，事业单位需要投入一定的资金用以构建档案管理信息化平台，以行业标准作为平台建设要求，并且保证平台后期运行和日常维护的资金需要。

5）整合档案资源。在管理标准化和规范化的要求下，事业单位要组织管理人员对内容复杂、厚度重的档案资料进行整理和重组，按照关联原则，将所有档案文件科学组织，尤其对于没有目录或者页码的档案文件，要重新进行目录制作和编码，保证对重组后的档案开展规范化管理，适当馆藏空间、节约管理资源。同时，在构建信息化检索系统中，管理人员要对所有档案进行科学的分类，提高档案检索的质量和效率，进而突出信息化检索平台的应用价值，提升档案利用效率。

3 结语

总而言之，随着我国经济与社会的蓬勃发展，机关事业单位所扮演的角色更加重要，承担的社会管理和服务职能更多，档案管理作为其日常管理的关键组成部分，其可以为单位的稳定运行提供指导和保障，因此，事业单位需要给予档案管理以高度重视，针对其中存在的问题进行分析，并且采取有效措施促使管理趋于标准化以及规范化发展，进而更好的为社会公众提供服务。

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