机关雇员制人员档案管理现状及对策

陈思颖

摘 要：本文详细分析机关雇员制人员档案管理工作中存在的问题，结合存在多问题，提出要想做好档案管理工作，必须健全档案管理制度，按照管理规定运用网络服务体系分类档案，高效完成归档工作。此外，定期开展档案管理会议以及定期组织管理人员培训，同时聘用管理能力较强的管理人员，有利于提高档案管理工作效率，避免出现档案丢失现象而给机关造成损失，可见，落实有效的管理对策非常重要。

关键词：机关雇员制；档案管理；问题；对策

机关雇员制人员档案管理工作内容繁多，需整理诸多的任职文件、个人资料、人员简历表、年度考核表等等，档案管理工作量较多，如果仍然运用传统的管理方法，不仅跟不上形势，还在规定的时间内无法完成档案管理工作，致使归档效率低下。此外，由于档案管理机制不完善，导致管理不严格不到位，容易出现档案丢失和被泄露的情况，对于这一现状，以下文章提出了有效的管理对策和方法，进一步提高档案管理水平和效率。

1 机关雇员制人员档案管理现状

从多个方面分析机关雇员制人员档案管理工作中存在诸多问题，具体可分为以下几点：1）档案管理制度不健全，管理规定中指出工作时间，但是没有明确提出规章制度，致使管理人员不清楚工作职责和规定，在工作中经常忽视按照档案类型分类，导致档案摆放混乱，难以快速找到所需的档案资料。此外，因管理方法比较落后，使纸质的档案容易破损，很难保存完好，一些珍贵的档案无法保存下来，给机关造成损失。2）不注重定期召开会议，对于档案管理中出现的问题，无法及时沟通，无法及时解决问题，从而常常因管理档案不认真出现丢失档案的情况，当出现这种情况时，很难落实责任，管理规定不严格，无法增强约束力和监管力度。3）聘用时不重视严格把关应聘人员，而且疏于定期组织管理人员培训，不能确保在岗的管理人员能够独立自主整理档案，其职业素养有待提高。对于这一现状，下文提出了相应的管理对策，必然会提高档案管理工作有效性。

2 机关雇员制人员档案管理对策

2.1 健全档案管理制度

当前，机关应高度重视健全档案管理制度，在显著的地方张贴管理机制的内容，主要分为以下几点：1）管理人员准时到达工作岗位，按照规范化的流程整理人员档案和文件，将材料和档案分类整理，如果发现档案摆放混乱，需接受处罚，承担责任，使管理人员明确工作职责，工作中自觉按照规定和要求，认真归类整理诸多的档案，逐渐增强责任感，并对本职工作尽职尽责，有利于做好档案管理工作。2）定期考核管理人員，考核通过人员允许上岗，没有通过的人员不允许上岗，要求继续学习，直到通过考核才能继续工作，有效提高管理人员职业素养和管理能力。3）提出严格的规章制度，具体规定按照管理制度中提出的要求，监管机关雇员制人员的档案，逐渐增强其管理力度，起到约束的作用，推动档案管理工作顺利进行。

2.2 运用网络服务系统管理档案

现如今，互联网越来越普及，机关雇员制人员档案管理工作中，应运用网络服务系统，随时查找整理的档案，及时发现档案整理混乱等问题，从而分类保存档案，不同档案保存在不同文件夹中并设置打开权限，以此保护珍贵的档案，防止档案丢失。可见，工作中遵循保密性原则，不仅注重档案内容不被泄露，还发挥网络技术的优势和作用，快速整理所有的档案，整理过程中用计算机分类、查找、归档，减轻了工作负担，高效率完成档案管理工作，促进档案管理水平和效率进一步提高。由此可知，管理档案时，应运用网络服务系统，代替传统的管理方式，使用网络随时查找到服务系统中都保存哪些档案，快速找到所需的档案，方便查找，并为管理人员完成档案整理工作提供便利，实现高效归纳的目标，必然会提高档案管理效率和水平[1]。

2.3 定期开展档案管理会议

机关雇员制人员档案管理中，应积极与各个部门沟通，汇报档案管理中发现的问题，交流中提出解决方法，落实有效的解决对策，尽快解决存在的问题，促进档案管理工作高效开展，顺利完成。因此，定期开展档案管理会议十分有必要，促使档案管理人员有机会汇报工作进度、全新的管理方式、档案管理中遇到的困难等等，会议召开过程中共同商讨解决方法，最终总结得出有效的管理对策和方法，应用于档案管理工作中，不仅规范管理流程，还落实创新的管理模式，高效整理档案中的材料、文件等等，进一步提高档案管理工作的实效性，说明开展会议，能够加强各个部门与管理人员的沟通，并在交流过程中商讨解决问题的方法，将其应用于管理工作中，促进档案管理顺利、高效率进行，除此之外，机关雇员制人员档案管理中应明确如何做好本职工作，因此，定期召开会议非常重要[2]。

2.4 定期组织档案管理人员进行培训

现阶段，机关注重定期组织档案管理人员进行系统的培训，在培训期间，管理人员认真学习与档案管理相关的法规和知识，并了解档案管理规定，不仅学习更多管理方法和理论知识，还认识到违规，必须承担后果，还应承担责任，更加认真做好本职工作，可见，定期培训，能够提高机关档案管理人员职业素养、综合素养、工作能力，并增强其管理意识和责任感，使其对待档案管理工作更加细致化、规范化，有利于提高档案管理工作质量，可见，定期引导管理人员进行系统的培训非常重要，促进管理人员不断学习，不断调整管理方法，工作中高效整理、归档，高效率完成档案存放工作，进一步提升管理效率[3]。

2.5 聘用符合要求的管理人员

当前，机关为了提高档案管理工作效率，严格把关聘用的管理人员，要求应聘人员具备本科以上学历，有工作经验，对档案管理工作流程和内容有所了解，能够独立完成归档、整理档案等工作，并定期制定工作计划，以及汇报工作进度，针对符合要求的人员予以录用，反之，不被录用，从源头上把关，能够确保聘用的管理人员具备工作能力、职业素养和较高的学历，工作中才能高效率归档，整理档案、文件材料等等，避免因不符合岗位要求，而出现档案摆放不整齐、档案丢失的现象[4]。为了防止出现这种情况，必须对聘用人员提出高要求，只有符合要求才能允许上岗就职，保证岗位人员能够胜任本职工作，认真负责做好档案管理工作，工作中做到按照档案类别，归类整理在一起，分类保管在指定地方，而对于机密性的档案，加密保存，提高档案归类整理效率和档案管理的严密性[5]。

3 总结

综述，针对机关雇员制人员档案管理过程中存在的问题，必须健全档案管理制度，促使管理人员自觉遵守规定，严格按照要求学习运用网络服务系统管理档案，从而高效归纳，快速分类档案。同时，还应定期培训、定期开展档案管理会议，并严格把关聘用的管理人员，确保上岗就职的档案管理人员具备较强的工作能力，综合素质和职业素养较高，促进档案管理工作高效、顺利进行，取得最佳的管理效果。

参考文献

[1]洪斌.加强机关档案规范化管理的几点思考[J].黑河学刊，2019（01）：182+184.

[2]丁德胜，张红.《机关档案管理规定》制定背景、过程与主要目标——《机关档案管理规定》解读之二[J].中国档案，2019（01）：28-29.

[3]张倩.以目标管理认定为抓手促进全省机关档案工作标准化建设[J].档案天地，2019（01）：11-13+60.

[4]马金鹏.档案管理存在的问题及对策分析——昆明市市级机关档案业务指导工作实践[J].云南档案，2018（12）：53-55.

[5]徐有法.《机关档案管理规定》宣传贯彻暨全国数字档案室建设推进会在南京召开[J].档案与建设，2018（11）：2.