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对事业单位档案管理的创新思路的探讨

2019-06-17张科可

卷宗 2019年14期
关键词:创新思路事业单位档案管理

张科可

摘 要:新形势下,国家的生产经营活动必须及时做出调整,档案管理也在其中,不容忽视。档案管理工作中任何一个环节的故障,都会直接削弱事业单位的档案管理质量,降低工作效率,阻碍了事业单位的安全运行,使档案管理质量无法保障。本文从事业单位档案管理工作中的问题着手,提出了具体的应对方法和创新发展的新思路,推动事业单位的良性发展。

关键词:事业单位;档案管理;创新思路

事业单位档案主要记载了事业单位的工作内容、发展历程、人事变化等多方面的基本信息。保障档案资源具有良好的管理质量,才能确保档案成为一种可信赖的信息资源。在实际的档案管理工作中,管理人员的人为性操作容易受到很多因素的影响,制约了档案管理过程中的实际效果,需要事业单位领导以本地区、本单位的实际发展情况为基础,积极吸收新技术和新设备,优化和完善档案管理的具体方式,推动事业单位的可持续发展。

1 事业单位档案管理的重要性

第一,档案管理工作必须适应社会经济的实际需求,才能更好地良性发展。在现有的发展形态下,原有的生产生活方式逐步发生变化,带动了档案管理的功能效用表现出很大的差异性。档案管理人员必须适应此种环境,利用定期的工作总结逐步了解和掌握,促使管理人员能够及时创新发展自身的档案管理意识,应对当前新的形式变化。

档案是记录事业单位发展历程、生产经营状况的主要方式,属于非常重要的信息资源,难以替代,对视野单位后期的建设、发展具有很大的现实意义。因此,档案管理工作必须符合新时期的发展特点,规范档案管理行为,促进管理工作的顺利开展。

第二,规范档案管理一定程度上体现出单位的整体管理能力。在新的发展形式下,各种形式的科学技术创新发展,逐渐在很多领域应用拓展,管理人员必须及时掌握这一情况,综合分析日程工作,加强每一位工作者的责任意识,充分发挥出档案管理对事业单位发展的积极意义。

第三,档案管理是推动事业单位健康发展的重要条件。档案管理是对历史沿革中的优秀成果的总结,是以此为基础推动后期工作健康发展的重要保障。档案管理的规范化、高效率,有利于事业单位的长期健康发展,在以后的工作中可以借鉴并学习之前经验,合理规划,推动企业的长远发展。良好的档案管理工作,能够确保领导者及时获取工作人员的日常业绩,制定更加符合事业单位发展的长期目标和短期目标,使其可持续发展。

第四,档案管理工作是对工作人员合法权益的一种有效保障,增强了事业单位的责任感和团体意识,以及每一位员工的自身价值。

2 事业单位档案管理中的问题

1)传统管理方式的束缚。我国事业单位的管理工作历经长时间的应用、发展,逐渐确立了一整套的管理理论和管理方法,从中积累了一定的工作经验。但是,在信息技术渗入发展的大环境下,传统管理模式已经不能使用,表现出很大的局限性。单位工作者若是支队档案管理看作是事业单位所有文件的简单储存,作为备用库,造成管理工作的整体质量下降。事业单位的管理模式在社会发展过程中必须及时地调整、优化,但是因为许多的主客观因素,档案的管理质量出现很多问题,具体的工作效率下降,档案文件不具备一定的完整性、科学性,使事业单位中的档案管理不能有效发挥出原有的性能与作用,阻碍了事业单位的健康运转。

2)管理人员水平较低。档案管理是有技能要求的,工作人员必须有足够的信息收集、统计、处理能力,更好地应对管理期间的突发问题。现阶段,事业单位的档案管理工作普遍出现了重视度不足问题,选择一些不具备专业处理能力和管理资质的人员进行管理,或者选择事业单位部分领导的亲属作为档案的管理人员,管理能力无法保障。档案资源的收集、归类、管理都有严格要求,其中任何一环出现问题,到会导致档案信息的混乱、损缺,制约了档案管理的工作效果。

3)档案缺损问题难以解决。档案破损属于档案管理中的普遍性问题,是现行管理工作中急切需要处理的重要问题。管理工作者在工作过程中,受多种因素的制约,其中出现的档案归类储存不及时问题,容易导致人为性的撕扯、损坏,无法保障档案信息的管理质量。而档案信息的片段化、琐碎化,客观上增大了管理工作的难度,为后期的档案管理埋下隐患,引发更多档案资料的缺损。档案资料缺损,会成为影响事业单位顺利运行的重要因素,必须采取针对性措施。

3 事业单位档案管理工作的优化

1)提升单位领导的重视度。事业单位领导的关注度是保障档案管理质量的必要条件。领导者的重视,能够推动工作人员积极地完场信息资源的分类、整合,为管理部门的档案处理提供充足的人力资源和财政支援;设置定期的教育宣传工作,真正认识到档案管理的重要性,促进部门间的协调配合。所以,档案管理工作强调的是领导者从实际出发,完善管理人员的结构设置,创新管理模式,使更多的工作人员认识到档案管理的积极意义,保障工作进展。

2)完善档案管理工作的规章制度。为了凸显事业单位内档案管理工作的科学性,确保档案资源的完整、准确、真实,必须以更加健全的档案管理机制作为保障。立足于档案管理的实际工作状况,从国家的政策法规内容出发,编制适应事业单位需求的管理机制、保密章程,确保每一位管理人员在日常的工作过程中能够有法可依、有章必依,逐一应对档案管理中遇到的效果混乱、内容失真、信息不完整等问题;而档案管理效率的提升,必须严格遵循事业单位管理的标准化要求,确保管理制度的绝对权威。

3)提高管理人员水平。档案管理是持续性的、专业技术的一种工作,相关管理团队的良好质量是确保档案管理顺利开展的基础。管理人员必须立足于事业单位的历史进程和未来目标,将文件资料归类整理、储存管理。事业单位必须设立专业的管理職位,避免单位内部出现同一职业、多个岗位的尴尬局面,提升管理工作的整体运行效率。档案管理的工作人员必须具备较完备的专业素养,只有经过专业技能考核与学历验证之后才能作为选用的合格人才,适应现阶段信息化电子时代的技术需求,这是保障管理质量的基础性条件。

4 事业单位档案管理的新思路

1)建立档案管理信息化网站。事业单位的档案管理,需要在应用发展中积极引入档案资源的信息化网站。事业单位以更多的成本投入,建立专业的信息化管理机构,确保管理工作中的设备、专业技术都能符合要求。管理人员必须采取定期检测的方式,维护档案信息网站长期保持健康的运行状态,提高档案管理的效率。事业单位必须从生产运营的具体状况出发,定期地升级档案信息网站管理系统,提高档案管理的科技含量;安全性能高的软件设备,能够对大量的档案文件快速储存、归类处理,以更好地适应现今大数据的时代特点,保障事业单位管理工作能够健康运转。

2)重视档案信息化网站数据库的动态维护。社会经济的快速发展,推动了各种信息技术和网络技术的发展,在档案管理过程中,利用有效的档案资源网络化数据库,定期对数据库信息实行更新处理。网络数据库是档案信息化的一种载体,要定期对档案信息化网络数据库进行维护,充分体现档案管理过程的动态化和完整性,确保档案管理质量的稳步提升。建立的档案管理信息化网站,可以及时对网站数据库信息进行更新,讲各个部门和部门之间产生的信息资源能够整合起来,使每一个部门能够资源共享,将数据库的统计作用能够广泛应用,实现档案资源的网络化动态管理。

5 结束语

档案管理在客观上属于事业单位日常中的重要内容,必须有足够的重视度来确保管理质量。事业单位的档案资源一定程度上反映了国家的社会经济、政治文化状况。档案管理工作必须不断适应社会需求,积极应用新技术,建立信息化管理模式,为事业单位保驾护航。

参考文献

[1]王云霞.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科学与信息化,2019,(1):154.

[2]林学辉.事业单位档案管理工作的规范发展核心探索[J].经贸实践,2019,(3):205.

[3]高寅城.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].科学与财富,2019,(1):241.

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