医院档案管理中数字档案的应用

毕琨艳 徐莉娅 马媛蕊

[摘 要] 在现今时代大环境的前提下，“信息化”“大数据”等词汇越来越多地出现，离人们的生活也越来越近，医院作为一个保证人民生命健康的机构，也应该以全新的角度和全新的方法去面对接踵而至的问题和挑战。医院的档案管理也应该紧跟时代的脚步，做到档案的数字化管理，建立健全相应的数字档案。在今后的治疗、管理、研究过程中，提高自身效率，提升医疗治疗水平，为人民的幸福健康提供更坚实的保障。

[关键词] 医院档案 数字档案 档案管理 数字档案建立

中图分类号：G270.7 文献标志码：A

档案是一个机构开展其业务活动和技术研究的重要工具和基本凭证，是这个机构的核心信息资源与重要的资产。而医院的档案就更具有特殊性，医院档案不仅有病人病情病历状况、医院医疗设施记录、医院工作人员信息登记、医疗用品和药品数量统计等类目，还记载着一家医院的核心医疗科研技术成果。

一、医院数字档案建立的必要性

每家医院都有自己的文字档案，但由于医院是一个庞大的体系结构，每天都有着相当复杂和巨大的信息录入和数据更改，如医院工作人员的流动升调情况、病人病情的日常变化、药物使用量和采购量的出入对比、医疗器材定期的维护和保养周期等都需要进行录入和更改。因此，以传统的文字式档案来管理医院的事物，会很容易出现误差和纰漏[1]。而数字档案可以借助计算机的算法程序，档案管理人员只需要输入每日变化的数据，计算机就可以自行算出收支数字，并呈现在档案上。而且当档案中的某一数值趋近一个临界点时，计算机还可以自主提醒档案操作者。对于建立健全医院数字档案，是一个相当重要也十分必要的事情。这不仅方便了医院的档案管理工作，也可以使医院各部门的办事效率有所提高，还可以减少医院因为文字档案管理时导致的医疗设施维护保养不及时，药品更新不迅速，有过期变质情况的发生[2]。

二、医院数字档案建立的方式

建立医院数字档案，是要根据医院自身这一特殊的情况来制定的。在此，可以参考“云南省名人档案管理办法”的某些分类条目。首先，根据“云南省名人档案管理办法”的第二章第六条的第一点和第二点，可以让医院的各个部门自行整理自己部门的相关档案，然后将其加以补充和录入到数字档案中，再由专门的人员进行核查，看有无缺漏，这样就把医院庞大的文字档案划分为一个个小的档案库了。由本部门的人员填写自己部门的信息，是因为自身熟悉本部门真实情况，既可以减少错误，也可以对以往档案中有所缺失的部分进行补充。其次，在“云南省名人档案管理办法”的第二章第一十六条中，提到了名人档案的整理方法。医院的数字档案也可以借鉴这一方案，将医院中的各个档案进行分类和编号排序，将文字档案和数字档案都统一编号管理，做到两份档案可以在序号上一一对应，这可以防止在以后需要再用到文字档案时，找不到相应的文字档案材料的情况。再次，在建立医院数字档案时，需要建立一个强大的保护程序和备份功能。医院的档案都是属于机密性高、且十分重要的信息，因此，强大的保护程序可以防止有不法分子通过各种手段窃取医院数字档案，而备份功能则可以让保存数字档案的计算机在死机或者是中病毒的情况下正常使用数字档案，保证档案中的信息不会丢失[3]。最后，医院在建立数字档案时应考虑到简洁清晰，做到数据信息明了化，让需要使用到这些数据的人员在查看时可以快速获得自己想要的信息，能真正帮助到医院的工作。

三、医院数字档案建立的作用

医院建立数字档案有众多益处，其中最直接的就是可以让医院的医师在为病人看病时，可以快速了解到病人之前的治疗情况，可以根据之前医师制订的治疗方案和所开药品，制订新的治疗方案，在开药时也可以避免重复开药或者是开出药性相冲的药品。对医院的采购人员来说，可以按需采购医院的各类物品，对于使用率高、消耗过快的物品，可以大量采购，而那些极少用到、可以多次重复使用的物品就可以只采购少量，甚至是先不进行采购。而医院的后勤部门也可以通过医院的数字档案了解到医院各部门医疗设施的购买时间，可以快速知道什么时間什么医疗设施需要更新换代、需要保养维修，这不仅降低了医疗设施的损耗率，同时对病人的生命安全也是一种极大的保护[4]。不仅如此，医院的管理人员还可以通过数字档案快速知道哪个部门极需专业人员，哪位医生到了快要退休的年龄，哪名医师治疗出色经验丰富可以升职，也可以及时调整医院人员构成、招人数量，把握医院人员升迁合理、人员数量的大体稳定，防止部门人员过多或缺少的情况。总而言之，医院建立数字档案，是有益于医院各个部门的一项工程，数字档案的建立，可以极大地提高医院的办事效率、医疗科研技术水平等各个方面。

四、医院数字档案的管理办法

医院的数字档案和文字档案的管理是有所相似，却又不尽相同的。在通常情况下，医院的文字档案通常配备有多个人员管理，有人负责录入更改信息；有人负责档案上面灰尘清扫，纸张保护工作；有人负责档案室安全问题；还需要有人负责档案的调借、卷宗的归还。而数字档案的建立可以减少档案管理人员人数，只需要有专人负责后台维护，保证数字档案可以正常运行，不被他人窃取即可。而数字档案的数据录入和更改，可以直接让每个部门的主要负责人登记，这样可以最快地把各个信息的增减记录，信息可以做到同步，而且也减少了由中间多人转交信息而出现的错误[5]。同时，对于医院的数字档案，还需要设有专门的权限，权限越高的人员可以查阅的档案数量越多，而权限低的就只可以查阅自己所在部门的相关信息，这就避免了有人越级查看其他部门的情况，也是对数字档案信息的一种保护。医院数字档案管理还需要做到医院每一个可查看数字档案的工作人员都有自己相应的账号，在每个人查阅数字档案时，都可以看到他的浏览记录和浏览时间，且不允许将自己的账户借给他人的情况，避免盗用他人账户查看数字档案的情况。

五、结语

医院的数字档案的建立是一项十分巨大的工程，但一旦这个数字档案建立起来，医院的各个部门、各个方面都会发生巨大的变化，这些变化都将是医院历史上的一次重大飞跃。因此，建立医院数字档案是一件有百利而无一害的工程。文章从其必要性、如何建立，以及数据档案建立后的实际作用和如何对数据档案进行管理都做出了一个大体的方案提出。虽然到真正实行过程中可能还会有新的问题或阻力，但这并不能成为不去建立医院数据档案的一大借口。毕竟，医院数据档案建立时的难题只是那一时间的，而当这个数据档案建立成功后，其受益是持续的。

参考文献：

[1]王一明.大数据时代医院数字档案资源的作用及其实现途径研究——基于“大档案”观的分析[J].办公自动化，2019（1）：47- 50.

[2]郑晓稚，宁柠.探讨数字化信息在医院人事档案管理中的实践[J].中国卫生产业，2018（19）：153- 154.

[3]宁莉燕，施建红.医院数字档案室构建及思考[J].江苏卫生事业管理，2018（1）：75- 76+83.

[4]官瑞霞，李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业，2017（19）：70- 71.

[5]张琰.数字时代医院档案管理系统建设研究[J].中国管理信息化，2017（6）：159- 160.