基于大数据及物联网的档案管理系统

何艳娴

档案管理工作在现代化发展中需求方向发生了转变，对于档案信息管理的时效性要求也随之增加。在大数据和物联网技术的支持下，可优化档案管理系统的多项辅助性功能得以实现。基于此，本文从大数据和物联网两项技术的合并运用选择了切入点，设计了档案管理系统框架，以便为相关研究提供理论参考。

目前，以物联网技术为导向，进一步加强大数据分析能力的档案管理需求不断加强。为此，人事档案管理系统需要借助大数据技术和物联网技术的合并运用，达到对档案信息管理的使用功能优化。达到人机交互、无线通信、参数采集等重要功能的开发，实现对档案馆的监控管理。

1 档案管理系统设计需求解析

“工业4.0”的核心是大数据与物联网技术的深度开发，在现代档案管理系统中，需要更高的计算、存储、数据库、平台迁移、开发工具、管理工具、数据分析、人工智能、移动服务、应用程序服务等方面的功能开发。基于此，在从物联网和大数据双重角度架构档案管理系统的主体框架，有助于强化档案管理系统的应用效果。

2 档案管理系统中大数据与物联网技术的应用价值

2.1数据链结构升级

现代档案管理系统的开发，需要帮助一线档案工作者，解决繁杂的档案信息管理问题，化繁为简，让档案工作和流程更为简化、高效、智能、安全。数据链结构的设计，是基于大数据技术的开发。在档案信息不断增加和扩充容量的过程中，其海量信息的覆盖面更加形成了普遍应用价值。但这种信息价值并不一定适应档案管理工作。例如，当检索关键词信息时，无效数据也会第一时间出现在检索结果中，那么无疑也是对于档案调取和甄选的干扰。因而，在档案管理系统设计需求中，必然需要更为清晰的数据信息链条，索引指定查询项目，才能优化档案管理工作的时效性。

2.2物联网技术迁移

物联网设备管理平台，需要借助AWS模块提供全智能化的托管业务，是实现档案管理技术升级的必然路径。物联网技术通过部署RFID的技术导向，可改善库存管理功能，最大限度的令数据信息更为真实有效，是加强档案管理效能的必然路径。支持数十亿台设备，数万亿条消息，完成最快速的档案信息检索，将支持档案信息并行处理效能。物联网模块必须借助RFID技术支撑，令档案信息的识别度优势凸显，方能在档案管理效果上达到预期需求。由于档案信息本身的识别度较低，已经造成了日常管理工作的繁琐性。而RFID技术的最大特征便是为每一中档案类型注入唯一标识码，继而通过标识度更高的识别特征，快速完成档案信息调取的查询任务，为档案管理速度和效率提供辅助性支持。

3 基于大数据及物联网的档案管理系统框架结构

3.1可视化监管模块

RFID技术作为物联网技术中的重要功能单元，可为档案管理系统提供最为可能实现可视化需求的技术支撑。直观显示档案信息的所在位置，全程监控档案调取的数据类型、应用方向、查询结果、下载量等等。实现对于档案管理流程的监控，有助于增强信息管理者对于档案存储条件的客观分析。在此模块中，可利用数据编码全程记录档案利用率，而后将利用率更高的档案信息编辑至当前搜索框内，为后续调取档案提供更高的便捷性。同时可以借助统计资源，核实档案信息利用价值，设计3D柱状图展现档案需求方向，为档案整理提供可视化参考。

3.2终端集成模块

终端集成模块是脱离主体框架的辅助性功能模块，可利用二维条码技术对档案信息进行检索标识。在现代智能管理需求中，其软件架构也需要更为便捷的路径指引。诸如：物联网技术对于档案信息标识度的设定，决定了该项档案被检索的速度和质量，同期身份验证的辨识特征，可支持档案管理系统查询速度不断优化。进而在整体档案管理系统架构中，体现出网络化结构的快速指引功能，为档案管理工作提供快速检索功能。利用手持终端系统支持安卓4.0以上终端系统完成例行检查，可提供基本查询业务操作功能，诸如入库、出库、盘点、移库、报表等方面的应用功能，均可在物联网技术的迁移下完成检索能力的提升。

3.3业务报表模块

业务报表模块是基于多项辅助功能合并运用的框架技术支持，系统内部对于档案管理信息的审核尤为重要，决定了档案信息是否存在使用风险。而业务报表的主体功能便是从核心仓储管理中心，提取具体的业务数据信息，采用Web Service标准接口，为档案管理人员定制不同的任务报表。诸如：日常业务明细报表、库存档案更新报表、各类统计分析报表等等。在灵活运用其他模块的对接功能后，可在自定义条件查询档案信息，设定多维度统计数据查询路径、丰富图形报表档案信息内容的可利用价值。与核心档案管理软件集成为贯穿檔案索引路径的辅助项，考虑多种维度档案信息利用价值，进行统计分析后，设定信息索引单元和关键词，而后为安卓4.0以上的应用版本提供使用引导，支持多种格式的档案数据导出和打印。

4 结语

综上所述，档案管理系统的设计，需要借助大数据技术完成信息采集的应用价值开发，同时借助物联网技术为每一项档案信息设定标识度更高的索引路径。基于此，需要利用可视化监管模块、终端集成模块、业务报表模块，架构更为完整的系统管理框架，为现代档案管理系统的开发提供技术支撑。

（作者单位：广州工商学院）