浅议机关行政事务管理

杨高昌

自21世纪以来，全球各个国家的整体实力快速提升。与此同时，政府的行政事务也随之增多，出现愈来愈多的问题。特别是机关事务管理方面，近年来逐渐暴露出部分待解决的问题。政府工作的开展需要良好的管理支持，因此需要积极解决这些问题。

1 机关行政事务管理的性质和意义

1.1 机关行政事务管理的基本性质

机关行政事务管理是对机关业务进行规划，采取科学的方式方法，对机关的组织、人员、设备、物材和经费进行协调，进行最适宜的处理，使整体的办事效率增高，从而较好的完成任务。通常来讲，机关事务体现在服务性与综合性两个方面。综合性的含义为管理者对机关事务进行监督，管理事务的处理，该项工作内容较为繁杂，且涉及的范围较广，因此具有综合性。而对于服务性来说，代表的是政府的生活事务、宣传工作等相关的服务。

1.2 机关行政事务管理的重要意义

通过机关事务管理的作用可以发现，其具有較强的制度性和实践性。首先机关行政事务管理工作可以确保政府部门职能的发挥，此外，开展行政事务管理能够帮助政府部门建立良好的纪律，较好的组织政府工作，促进工作效率的提高。

2 机关行政事务管理存在的问题

2.1 机关行政事务管理的机构配置不合理

众所周知，机关行政事务管理除了内部工作事项外，还涉及到以工作会谈为代表的外部事物。机关事务管理工作需要对政府事务进行监督，核查工作进程，同时还需要对下属的地方工作开展监督，由于涉及的部门范围较大，因此工作任务量必然较为庞大，这也是导致政府部门的工作效率与质量偏低的核心因素之一。这与我国的管理机构规划不当有关，机关事务管理机构间职责划分不明确，彼此间职能出现冲突，部门间未能较好的进行工作搭配，员工与员工间的工作并没有很好的衔接。

2.2 机关行政事务管理机构的人员配备不齐

我国当前的机关行政事务管理机构体系较为落后，未进行及时的更新，在人员方面有所欠缺，在一些岗位上其工作人员并非为正式员工，未能开展良好的管理。另外，员工的整体能力方面与实际需求存在着一定差距，再加上日常政府对员工的专业知识培训相对较少，在此背景下就会使机关行政事务管理的效率整体偏低。受到员工数量不足的影响，员工不能应对自身的工作，导致业务工作和综合工作不能同时开展，出现业务的冲突，不能较好的体现管理部门的整体形象，其服务功能未得到体现。

2.3 机关行政事务管理不够规范

经过全面的调查与研究，能够清晰的看出国内行政机关事务管理工作面临着部分待解决的问题，例如制度建设存在缺陷、管理规划不够科学等等，政府仅是对少量的事务工作进行处理，并没有很好的将相关职能发挥出来。另外，我国部分基层机关部门还存在着职责分配不够科学与合理的相关问题，导致职责过于集中，部门工作人员的任务较重，员工缺口较大，事务较为繁杂。

3 解决措施

3.1 调整规范机构，优化配置机关行政事务管理机构

为将机关行政事务管理的职能最大限度发挥的过程中，优化机构是尤为重要的，只有这样才能够尽可能的将职能的作用发挥出来，推动管理工作的进行，有利于管理工作的规范化，积极强化机关行政事务管理职能，避免各机构间出现职能冲突，对职能冲突的部门进行优化和剔除，合理对工作人员职能进行分配，对各个岗位的工作进行规定，对不同的岗位制定配套的规章制度，确保管理部门的工作人员能够依法发挥自身职能，开展管理工作，推动机关单位的良好运转，来将管理工作的服务职能更好的发挥出来，以实现更好的为人民服务。

3.2 强化干部队伍，提高人员素质

机关局要积极开展团建和党建活动，宣扬实践精神，促使员工积极学习，提升员工的综合素质和工作积极性，使员工具有良好的精神面貌。同时还需要积极开展教育活动，积极培养员工的个人道德修养，宣传诚实礼貌、团结友爱、尊老爱幼、勤俭节约的道德标准，增强员工对自身责任感的认识，培养责任意识，真正的重视自身的工作，形成乐于为人民服务、团结互助、勇往直前的良好品德。加强对员工的岗位技能培训，及时总结和纠正工作中出现的问题，促进员工专业技能的提升。

3.3 优化管理制度，精化工作流程

在对管理制度、工作流程优化的过程中，需要在机管局的督促下完成，在对当前的实际情况综合的、全面的剖析后，根据员工的爱好与潜能来进行分工，在此基础上达到创新工作流程与管理模式的目标，朝着制度化、规范化的方向发展。另外，还有助于对资源的整合与运用，不但可以最大限度的来对员工的工作积极性进行激发，同时员工的实践操作能力也会得到长进，这对于机关行政事务管理工作效率与质量的提升具有积极意义。

3.4 利用信息平台，快速做出反应

信息是领导做出决策的重要资源，及时的搜集准确的信息，对于领导的决策具有重要意义，有利于科学决策的实现。在对当前形势进行正确分析后，较为快捷的对事关大局的重要情况、领导关注的重点问题、重大突发性事件、重要社情民意做出反应，反馈有效信息。在信息工作开展的进程中，需要及时的、有效的来对资料收集，并根据具体的内容多层次开展问题研究，从而较为准确的反映工作现状，表现其多层次的问题。信息的搜集要注重其真实性，在开展工作时需要尊重客观事实，真实的反映工作中存在的缺陷。要加强对信息的综合筛选，从中得到具有价值的信息。加快信息的搜集速度，对事物发展趋势进行预测，掌握先机，为科学决策提供真实有效的信息资源。

3.5 注重团结协作，形成管理“团队”

办公室的工作质量很大程度上取决于工作人员的配合，因此需要加强工作人员之间的配合度，使其主动进行沟通，具有共同的工作目标，才能使办公室成为一个整体，从而具有良好的工作效益，建立整体的形象观念。在管理工作的开展中要注重员工的关怀，推行人性化管理，通过此方式使员工具有较强的归属感，激发工作活力，从而提高整体实力。对此，行政机关的办公室需要从以下几点内容：其一，加强对员工潜能的挖掘与激发。由于办公室工作人员存在的不同特性，每个人的处事能力与方法不尽相同，由于办公室工作的专业性，因此执行人性化管理是非常有必要的，在对员工的实际情况与内心想法了解后，才能够制定出更加合理、有效的管理制度，最大程度上发挥员工的个人能力，使员工的工作效率大大提升，激发工作热情。第二点为激发活力。由于办公室的特殊性，员工的工作量较大，需要处理繁杂的事务，工作也较为枯燥。只有在管理中营造轻松的工作氛围，为员工提供一个较为自由的工作环境和政策环境，才能使员工热爱自身工作，积极发挥自身能力，面对工作充满了斗志。第三为推进工作。开展管理是为了推动办公室的进一步优化。提升办公室工作效率，使工作人员更为积极处理事务，将办公室的整体形象展现出来，切实为人民群众解决问题，发挥与群众的桥梁纽带作用。办公室的人性化管理要从员工出发，使员工积极发挥自身能力，促进整体的进步，为政府机关作出巨大贡献，实现可持续发展。

总的来说，在机关行政事务管理的过程中，效率是尤为重要的，同时对社会建设的影响是特别巨大的。在机关行政事务管理工作创新、改革阶段，需要花费大量与精力，并需要仅仅跟随时代的发展，只有这样才能够达到高质量、高效率的目标。同时伴随着我国经济发展的不断加快，我国政府要加强政府机关行政事务管理工作的建设，提高整体的工作效率，为社会建设提高有效的指导，实现我国的全面发展。新时代标明新方位，新征程提出新任务。把智慧和力量凝聚到伟大复兴的中国梦上来，不忘初心，牢记使命，锐意进取，埋头苦干，实现中华民族的伟大复兴梦！

（作者单位：江苏省淮安市人大常委会办公室）