关于强化企业会计档案管理的几点思考

徐晓东

摘 要：企业会计档案管理存在着一系列问题，如制度不健全，管理不到位，不能实现纸质档案与电子档案的同步归档，会计人员本身的档案管理意识淡薄，能力欠缺等。要加强企业会计档案管理，就要从健全制度入手，实施以确保会计档案的安全性和完整性为重点，以提高会计人员的综合素质为途径的有效策略。

关键词：会计档案；企业会计；档案管理

会计档案管理是企业会计工作的重要组成部分。懂得会计档案规范化管理的基本实务知识，是财会人员的基本素质之一。但是长期以来这一部分重要工作没有的得到足够的重视。特别是在信息技术飞速发展的今天，会计电算化的范围及程度越来越高，使得会计档案管理的情况更加复杂。在这样的背景下，如何强化企业会计档案管理，这是值得我们每一位财会人员认真思考的问题。

一、会计档案管理存在的问题

我国会计档案管理一直都是企业财务管理中的一个薄弱环节。一方面企业领导普遍不重视对会计档案的管理，使得会计档案管理常常漏洞百出；另一方面，企业缺少专业的会计档案管理人员。企业会计档案管理工作都是由财会人员自己来承担的，而大多数财会人员对档案管理的规范性操作知之甚少。

（1）会计档案管理制度不健全

会计档案管理属于一项专业的档案管理。财政部对此专门下达了《会计档案管理办法》等文件，对会计档案管理具体实施提供了法规依据。企业会计档案的管理应该依据这一法规制定一整套具体的制度，使得会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用有章可循，有规可依。但是目前企业会计档案管理制度普遍不够健全。有的虽然建立了一些制度，但只是笼统地提几条，缺乏可操作性。有的虽有制度，但没有相应的执行措施，使得制度要求得不到落实。

（2）没有实现纸质档案与电子档案的同步归档

在信息化发展的今天，会计档案的载体发生了很大的变化，由传统的纸质载体发展到了多元化载体并存的局面。在实现会计电算化的条件下，会计档案信息资源的数字化建设是一种发展趋势，只有更好地将各种不同的载体如纸质、磁盘、光盘、缩微、胶卷等档案信息转化为电子化载体，实现纸质档案与电子档案同步归档，才能更好地满足时代发展对会计档案管理提出的新的需求。但是多数企业并没有能够实现会计纸质档案与电子档案的同步归档。一方面对会计纸质档案不能及时处理，随意堆放在办公桌上或柜子里，显得凌乱而不安全。另一方面，对于电算化过程中产生的电子会计档案不够重视，在归档的时候只留下纸质档案。有的虽然对会计电子档案进行了保存，但安全意识淡薄，没有对电子档案进行多个异地保存。

（3）财会人员缺乏对会计档案管理职责的认同

会计档案工作顾名思义，就是对在会计工作过程中形成的重要资料进行整理和归档，并按照档案法规的有关规定进行保管。因此，对财务资料的整理和归档工作理应纳入财务人员的日常工作之中，成为财务人员的一项基本职责。但是目前很多企业财会人员包括领导在内，对这一职能并没有真正认同，表现为只重视会计核算而轻视会计档案管理。由于在思想意识上就没有把会计档案管理放在应有的位置，平时就不会组织会计人员进行会计档案管理方面的培训了。会计人员自身也很少会去注意有关会计档案管理知识方面的学习了，造成了会计人员对档案管理知识和实际操作能力的缺乏，造成了档案工作的频频失误。

二、加强企业会计档案管理工作的对策

（1）加强会计档案管理的制度化、规范化建设

加强企业会计档案管理工作首先要从制度建设入手，使其纳入制度化、规范化的轨道。

一是要依法建章。会计档案管理应该遵守《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等的相关规定。企业的会计档案管理制度不能有悖于国家的相关法律法规。例如企业会计档案的收集整理，应该有明确的收集整理的操作规程，包括收集整理的范围，怎样进行分类，怎样进行装订成册，怎样进行编码和排列，都要有统一的标准和规范。二是强调会计档案管理制度的合理化。会计档案管理制度建设要注重合理化，除了模范遵守相关法律法规外，还应当从实际出发，注重企业的自身条件，制定合理的制度。如会计核算化程度比较高的企业，就要重点加强对电子档案管理制度的建设，要针对新的情况拟定新的规程，提出新的防范措施。三是制度建设的重点是确保制度执行的力度。往往是一些制度只是写在纸上，挂在墙上，就是不落实在行动上。要提高会计档案管理制度的执行力，除了企业领导要高度重视外，还要建立问责制度，把会计档案管理的责任落实到人，并有相应的奖惩措施。

（2）确保电算化条件下会计档案的安全与完整

在电算化程度越来越高的背景下，电子化会计档案越来越多。与纸质化会计档案相比，电子化会计档案具有得天独厚的优势。但是大量的电算化下，必然形成了大量的复杂的电子会计资料，如何及时处理这些会计资料，保证电子档案的完整性，的确是会计人员面临的一次新的挑战。电子会计档案有一个致命的弱点并是容易出安全问题。

首先是电子会计档案修改的方便，给保证会计档案真实性带来了一定的困难。它不像纸质化档案是一种真真切切的实物化存在，具有原始的真实性。电子会计档案容易篡改，因而可信度要比纸质档案差。如法律界把电子档案的举证看作没有纸质档案那么有力。从保存的角度看，纸质化档案容易保存，在保存过程中只要注意防火、防水、防化学腐蚀就可以。而电子档案容易因计算机病毒的侵入，或者设备的故障而使全部档案销毁。

针对以上情况，我们可以采取一些相应的措施。一是电子会计档案必须在专用的计算机上进行备份，而且要有多种载体在不同的地方进行备份，以防一损具损，保证会计数据信息资源的安全。二是保证电子档案建立的及时性和完整性。在平时就要根据会计档案的分类进行篇目，及时将新近产生的会计档案归入相应的栏目之中。在建立的档案文件名中分层表明档案类别，年月日期，内容目录，备份人姓名，并用密码加锁。三是利用多媒体技术的集成功能对不同载体的档案进行数字化处理后，用U盆、光盘进行保存。如利用多媒体技术制作档案目录的检索系统，可以方便档案信息的查阅。利用光盘贮存档案信息，不仅可以把文字、录像、录音、圖片等按照多种不同的标准分类贮存在一起，而且在贮存时间和贮存空间上也大大超越了磁带和磁盘。

（3）提高財会人员的档案意识和档案管理能力

我们应该清晰地认识到加强企业会计档案管理无论是对企业的发展，还是企业会计档案自身功能的发挥都有着十分重要的意义。企业会计人员要把会计档案管理看做是自己的份内之事，做好会计资料的建档工作会计人员责无旁贷。会计人员的档案意识最主要的是表现在平时会计工作中对档案资料收集与整理的重视，还有对会计档案管理知识学习和操作过程培训的自觉性。为了提高会计人员档案管理的意识和能力，我们可以让会计人员适当参加一些培训活动，提高他们的业务水平，提升职业道德操守。企业要结合实际情况，开展专题讲座，主题性拓展训练，邀请专家指导，外出参观学习等多种形式的培训活动，来促进会计人员综合素质的提高。同时在对会计人员的考核过程中，把对会计档案的管理工作纳入考核的内容之中，建立奖惩分明的考核机制，提高会计人员的责任感和使命感。

（4）实现会计档案信息资源的有效利用

会计档案的最大功能是存史功能，但也有利用功能。在档案信息资源利用价值越来越受重视的背景下，会计档案的利用功能也日益发挥着重要的作用。企业会计档案信息资源的开发最终目的是为企业发展服务，而服务的直接对象是有独立意志的人。因此企业会计档案服务，要坚持以人为本的理念，全心全意为用户着想，扩大服务范围，提升服务质量。企业会计档案服务的脚步要紧紧跟随信息化的步伐，要针对信息化背景下用户的不同需要，转变服务职能和服务方式。从服务方式上，要实现由被动服务向主动服务转变；在服务类型上，要实现由内向型向外向型转化；从服务层次上实现由简单诉求服务到深层的问题解决的服务。

值得的注意的是企业会计档案是一种专业性较强的档案，它的开发利用受到保密性的限制。因此，我们要建立好会计服务的一些具体制度。如查阅会计档案必须办理审批手续，查阅会计档案资料要有主管人员陪同，不外借会计档案资料。如需要复印，必须办好手续，在有关负责人监管之下复印。不得把装订好的账本拆开，更不允许对原始会计数据作任何的改动。

参考文献

[1]王萍：关于加强企业会计档案管理的思考[J]，中国对外贸易，2011（4）。

[2]王瑶：关于企业会计档案管理工作的思考[J]，兰台世界，2014（S3）。

[3]刘锦萍，王雪，浅谈信息化环境下中小企业会计档案管理问题[J]，中国管理信息化，2014（17）。