高职院校管理会计信息化的研究与探索

2019-05-29秦红帅

财经界·上旬刊 2019年4期

秦红帅

关键词：高职院校管理会计信息化互联网+

管理会计属于宏观调控工具，在运用有效的会计工具方法对海量数据进行汇总分类分析，形成有体系的数据总结之后，极大地提高了领导层面对整个单位的数据把控能力，以及进一步的战略规划能力。对于高职院校来说，财务的运营存在许多陈旧问题，这里有体制的问题也有运营模式的问题。管理会计的改革已经势在必行，但过程并不会太艰辛，因为目前市场上许多企业的管理会计运营已经给出了很好的参考案例，我们只需在其中找到高职院校与信息化管理会计的切入点、融合点所在就可以。

一、高职院校管理会计存在的突出问题

（一）预算管理混杂，报表填报重复

在实际的执行过程中，往往会紧跟上级财务部门的指示，进行相应的工作安排和部署。大环境下的部门职能存在重叠现象，所以在要求下级单位上报数据的时候，往往会出现重复上报不同格式的相同数据，这就极大地增加了财务预算人员的工作量，无法实现高效地预算数据上报以及预算数据的分析及反馈。逐渐形成了形式报告，而实际的监测效果并不显著。

（二）报销程序繁琐，时间跨度大

出差或者举行活动结束后，商家开具发票后，报销还需要填写各种报销单和信息单据，填写登记表。将报销单据送到财务之前，需要各级领导签字，同时还需要重复提供预算时的佐证材料。如果遇到突发性地出差或者活动，需要先走审批程序，审批单需要单位的纪检委员、单位领导、分管领导、财务审批人员、财务领导以及财务分管领导和院长七个人的签字，才能实行。审批单的审批大约为2周，导致报销周期就延长到1个月左右。这就往往会造成两种后果：一是活动推迟;二是违规操作。往往现实处理是审批和活动同时进行，这在会计处理程序上是不合规的，却是现实中最实用的，从这一点就可以看出报销环节缺乏应急处理渠道。

（三）报销项目存在上下不一致现象

一个部门的预算按照部门实际的运营情况填报之后，财务会对其中的大块资金进行自定义式分割，给下属部门增加了报销以及经费执行时的难度。学校财务在本学校内的大项目分配给各个二级学院和处室后，为了便于财务统计，往往采取的措施是，选择财务角度数据统计便捷的报销项目名称，而不以实际的项目运作名称进行。这就造成了基层的报账员在处理报销和预算上报的过程中，采用双标准处理，这一现象虽说在报账人员加分小心的情况下不会出错，但却是容易造成审计困难的一大隐患。

二、管理会计信息化发展愿景

（一）“无纸化”趋势

“无纸化”已经在银行业普遍实行开来。对于以往的纸质版凭证，像银行卡的申请表、承诺书等等都采用电子版，进行电子签字确认的方式，将其作为原始图像留存，顶替之前的纸质版材料。其中的优势在于以下几点：①大量地减轻了财务人员订制凭证的工作，降低纸的使用度。特别是年终时，财务人员需要打印年度报表，需要大量地纸质凭证，对于财务人员来说订制凭证这一项工作，是属于机械的重复工作，意义不大。对于目前的大环境来说，起到了保护环境，践行绿色会计的目的，可以说是一举数得，值得推荐;②存储效果好，存储时间长，利于数据的纵向比较。凭证的数据化极大地提高了凭证的利用度，在提升了凭证的保存质量的同时，引入了“互联网+”技术，数据化处理信息，方便且实用;③为共享经济提供数据支持。信息化后的凭证数据，慢慢地会形成财务信息库，为以后的共享经济提供共享性财务信息，既可以为本单位提供创收途径，也可以作为单位的无形资产在市场上进行信息交换;④极大地为使用者提供了便利。因为纸质版凭证大部分是2或3联，签完字后，需要给各个部门留存，这就增加了使用者的办理流程和办理时间。信息化后，使用人只需要在电子凭证上签字，其他由财务人员图片传输就可以完成之前的“跑腿”工作，减少大量地无意义行为，会大大地提高了办理效率。

（二）“数据呈现”代替“文字汇报”

目前的管理会计在高校的财务部门进行年前、终汇报时，多数还是以文字材料的形式进行上报。这一方式有其优势，可以提供有效的佐证材料，做到汇报工作留痕处理。但对于数据太多太杂的学校财务信息汇报中还存在很多瑕疵。领导在看到财务上报的经费运行材料时，需要消耗较多的精力，甚至需要专人的讲解才能真正地了解这一年的财务运行情况。对于更加细化的执行情况，往往无法做到了如指掌。会计电算化系统是一个很好的系统模板，笔者认为，以目前市场上现有的高校在用的系统所具备的功能，完全有能力整合出具有以下功能的高校财务处理系统：

（1）具有多级管理员，不同权限的人员所负责的区域和可查看、可修改的内容不同。除最高级管理员之外，其他管理员无法相互查看或修改对方系统中的数据;

（2）总结性或归纳性的数据报告以图像的形式呈现在系统的操作首页，操作人员可通过点击该图像的相关部分，进入相应的项目或者部门的细化处理页面，能具体查看到相关项目的每笔费用支出。一进到主页面，看到的是整个学校所有经费项目的分布饼图，当然这里的划分标准也可以是二级学院，也可以多种分类方式并存。

如果想了解本校的学生工作相关的费用支出，就可以通过点击图中的相应的“角饼”，就可以直接进入到该项目的细化系统中，进行详细的查看。进入子系统后，也就是点击饼图之后进入的首页面，操作人员可以在这个界面中选择具体要了解的学院和相应的单项项目的“条状”图像，进行超链接细化查看。

这一系统的运用，可以极大地提高领导层对基层财务工作的把控力度，通过图像呈现报告，简单易懂，极大缩短领导解读报告的时间，给领导更多的时间和精力进行宏观地战略倾斜和调整，提高财务应急能力和整体提升能力。同时，系统也可以通过点击形成电子签名的方式，极大地减轻领导的签批工作。

（3）系统可实现“无纸化”审批及退回。将银行业的“无纸化”引进高校，项目的审批过程全部无纸化，以图像处理方式代替，既提高了审批质量也缩短了审批时间。纸质版的审批材料，往往堆积成山，领导签字已经成为老大难问题，在具体审核方面往往疏于审核，审批质量极差。图像呈现，一是可以无视地域和时间的限制，领导出差也不会影响审批的进度，在这一模块，可以进行权限分割。详细点来说，就是审批权限的下放。因为都是通过系统操作，所有的审批都是可以留痕追责的，不存在失控的情况。将一些常规项目的审批权限划分到部门领导，同时具有审批后的上传功能，部门领导将本部门已执行的费用进行上传，作为年终的财务审计依据，在提高常规项目审批效率的同时，也可以极大增强中层财务的监管力度，避免“中层腐败”现象的发生。

（4）数据导出方式可选，最好能直連上级部门，便于上级部门的审查和数据的上传。基层操作人员通过扫描原始凭证以及可识别的特有身份进行数据填报，完成日常的报销和预算工作。年终数据形成可操作性数据库，选择相应的导入方式，形成不同的“定式”财务报告，方便学校财务人员报送上级部门相应的财务数据。

三、结束语

“互联网+教育”是一个非常好的发展方向，东营职业学院是“现代学徒制”的试点学校，这就决定了它不仅仅是一个传输知识的地方，它更像一个“人才”的生产车间，而管理会计信息化就是车间的运行程序，程序完美可行，产成品必然是质量上乘。信息化的管理会计能够最完美地整合学校资源，更快地推动学校综合能力的发展。希望本文能够为高职院校的管理会计改革提供有效的融合点，为“互联网+教育”事业提供一点启发。